Деятельность любой компании в первую очередь направлена на производство продукции или предоставление услуги, привлечение новых клиентов и обслуживание имеющихся
Но реализовывать это без оптимизированной внутренней организации невозможно. Речь идёт о множестве вспомогательных процессов, которые и обеспечивают слаженную работу всего предприятия как единого механизма. Бухгалтерский учет в данном случае становится одной из основных «вращающих шестерёнок», ведь именно на основании данных бухгалтерии руководитель может принимать взвешенные и эффективные бизнес-решения, сокращать издержки и корректировать стратегию развития.
Когда оптимизация бухгалтерии становится необходимостью?
Бухгалтерия работает в трех ключевых направлениях:
- соблюдение требований законодательства Российской Федерации;
- сбор и формирование налоговой отчетности;
- формирование управленческой отчетности.
Эти направления включают в себя определенные виды работ: начисление заработной платы, отправка платежей, контроль материальных запасов, расчет налогов и подача деклараций, формирование финансовой отчетности и взаимодействие с контролирующими органами, подсчеты инвестиций, затрат, прибыли и т.д. Всё это предполагает ведение объемного пакета документации и составление отчетов. Здесь на помощь бухгалтерам приходят современные средства автоматизации, функционал которых позволяет исключить часть ручного труда и, как итог, оптимизировать внутренние бизнес-процессы в целом.
Оптимизация процессов бухгалтерского учета показана в следующих случаях:
- просрочка при подготовке отчетов для руководства;
- невыполнение предприятием договорных обязательств;
- задержки при расчете и выплате налогов;
- несвоевременное перечисление заработной платы и компенсаций сотрудникам;
- ошибки при начислении;
- высокие затраты на ведение бухгалтерского учета;
- неслаженная работа внутри отдела и между подразделениями компании и т.д.
Всё вышеперечисленное полностью отражает неэффективность работы бухгалтерии и говорит о том, что ситуацию необходимо срочно исправлять.
Пример: процесс обработки авансовой отчетности в компании
Чаще всего компании понимают, что этот процесс нужно оптимизировать, когда документация начинает сдаваться не в срок, бухгалтерия пропускает ошибки сотрудников, компенсации выплачиваются несвоевременно. В итоге сотрудники теряют на это кучу времени, а компания несет лишние расходы. При более детальном изучении компания приходит к выводу, что в бизнес-процессе царит хаос и пришло время навести в нем порядок, то есть автоматизировать. Это можно сделать с помощью приложения Hamilton Авансовый отчет.
За счет того, что все участники бизнес-процесса работают в единой системе, коммуникация между ними становится максимально простой: бухгалтер решает все вопросы с сотрудниками онлайн. Автоматизация исключает возможные ошибки в документации – бухгалтер всегда получает только правильно оформленные авансовые отчеты. Функционал позволяет избавиться от части рутинной работы – все проводки и печатные формы формируются автоматически, а само приложение легко синхронизируется с любыми внутренними системами.
Такая автоматизация позволяет вдвое повысить эффективность работы бухгалтерии, сэкономить до 50% рабочего времени всех участников бизнес-процесса и снизить до 40% расходов компании.
Как реализуется оптимизация работы бухгалтера?
Оптимизация процесса, который происходит внутри компании, состоит из трех этапов:
- оценка ситуации и выявление проблематики;
- создание плана решения проблемы;
- внедрение плана и его отладка.
Детальное знакомство со спецификой деятельности организации и проблемами бухгалтерского учета, изучение регламентных документов организации позволяют точно оценить все «узкие места», резервные возможности для выстраивания эффективной бухгалтерской службы и затратность этого процесса.
План решения нужен, чтобы смоделировать процессы и предупредить возможные ошибки. Здесь же осуществляется поиск поставщика решения и разрабатывается регламент, придерживаясь которого специалисты добиваются поставленных целей. Постепенное внедрение этого решения, его тестирование и отладка предупреждают появление серьезных ошибок, налаживают самые тонкие процессы и со временем формируют эффективно работающую службу.
Результаты оптимизации бухгалтерского учета на предприятии
Проблемы, которые отмечают руководители, при грамотно налаженной работе отдела, устраняются. Результаты внутренних аудиторских проверок отвечают нормам.
Внутренние аудиторские проверки – система внутреннего контроля – являются обязательными для коммерческих организаций, что прописано в ст. 19 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
После оптимизации работы бухгалтерии эффективность сбора и анализа данных возрастает, служба действует без сбоев и нарушений сроков. Возможности ресурсов компьютеризации и автоматизации со временем осваиваются полностью.
