Как Ашан Ритейл Россия добились 100% правильного оформления отчетов о расходах сотрудников?

Auchan Holding – французская корпорация, являющаяся одним из крупнейших в мире операторов розничных сетей. В России развитием и деятельностью сети занимается компания Ашан Ритейл Россия — по состоянию на декабрь 2016-го года на территории РФ действует 301 магазин.

В 2014-м году с целью повышения эффективности процессов обработки авансовой отчетности и управления командировками компания реализовала проект по внедрению облачного бизнес-приложения Hamilton Apps. О том, как это было, рассказала заместитель главного бухгалтера компании Ашан Ритейл Россия Людмила Лобашева.

По данным анализа за 2014-й год в компании насчитывалось 2 993 подотчётных лица, на которых приходилось 19 732 отчёт. Расходы на командировки составили 344 млн. рублей. 

«Как и любое предприятие, мы смотрим на свои расходы. Авансовые отчеты всегда вызывают много вопросов и много трат. Если у вас большое количество филиалов и подразделений, естественно, это больной вопрос: кто как отчитывается, кто валидирует, кто принимает решение о том, что тот или иной расход является экономически обоснованным для компании».

По словам Людмила Лобашевой большую трудность до начала проекта также вызывал анализ постатейных расходов.

«Есть статья – командировки, есть один счёт – командировочные расходы, но что внутри, из чего состоит, куда уходят деньги — всё это нужно было анализировать вручную. И когда мы подошли к этому вопросу, то поняли, что отследить и проконтролировать огромную компанию очень трудно».

Перед началом проекта действовало 88 магазинов, в которых в общей сложности работало 37 000 сотрудников — каждый из них потенциально мог являться подотчетным лицом.

«Мы поняли, что нам нужно навести порядок в своём хозяйстве, посмотреть, кто сколько и на что тратит, сколько человек участвует в обработке авансового отчёта. Проанализировав это, мы сделали вывод, что один сотрудник тратит около 105-ти человеко-минут на то, чтобы оформить 1 документ, а жизненный цикл одного документа в общей сложности длится от 2-х до 6-ти недель, — рассказывает Людмила.

— И тогда у нас возникла мысль, как-то это систематизировать, сделать прозрачным, сделать одинаковым на всех центрах, и чтобы везде работали лимиты».

При выборе ИТ-провайдера Ашан Ритейл Россия опиралась на следующие критерии:

• удобство и понятность интерфейса для пользователей;
• доступность интерфейса на русском и иностранных языках;
• возможность настройки уровней безопасности;
• возможность настройки лимитов расходов и стандартов бухгалтерского учета;
• возможность бронирования опций по бизнес-поездке через турагентства в системе;
• возможность обмена данными с модулями и системами Ашан;
• наличие аналитических отчетов;
• доступная стоимость системы и разумные сроки ее внедрения.

Перед внедрением проекта Ашан Ритейл Россия пришли к важному выводу: если что-то автоматизировать, то автоматизировать это на все 100%. Так в 2014-м году в компании стартовал проект Hamilton Apps.

«Мы поняли, что в компании существует много видов расходов с подотчётными лицами, и не стоит ограничиваться только командировками. Поэтому все представительские, общехозяйственные, транспортные и прочие расходы были задействованы в этом проекте — то есть сейчас у нас в одном приложении есть полный анализ расходов, которые проводят наши сотрудники» — рассказывает Людмила.

Обязательным условием проекта была функция подключения корпоративного туристического агентства к приложению Hamilton Apps.

«Какой датой пришёл запрос, какой датой агентство ответило, какой датой билет отменили, какой датой они сделали что-либо — цепочка настолько прозрачная, что теперь мы можем контролировать агентство. Плюс интерфейс приложения позволяет запустить не одно агентство в систему – мы можем запустить 3-4 агентства сразу».

В рамках реализации проекта по автоматизации авансовых отчетов и командировок в компании Ашан Ритейл Россия главной целью было систематизировать бизнес-процесс, сделав его абсолютно прозрачным и легко-контролируемым. Однако по словам Людмилы Лобашевой, результаты превзошли все ожидания.

«На уровне бухгалтерии получилось сократить четырёх человек. В отделе бронирования сидело 3 человека, сейчас сидит один. В принципе скромный результат, но после него случился интересный момент, — делится Людмила.

После внедрения приложения и раздачи доступов сотрудникам, удалось обеспечить 100% правильного оформления отчетов о расходах, перевести взаиморасчеты с сотрудниками на безналичный расчет, обеспечить своевременную сверку и оплату счетов турагентства, а также предоставить сотрудникам возможность обрабатывать отчет из любой удаленности. Всё это позволило компании уже упразднить 55 человек на уровне магазинов.

Когда мы подходили к этому проекту у нас были более скромные ожидания, в итоге в общей сложности на сегодняшний день у нас получилось сократить более 60-ти человек».

Сегодня приложением Hamilton Apps пользуется 13 200 сотрудников компании Ашан Ритейл Россия.

Несмотря на то, что главные задачи проекта были успешно выполнены, непрерывные работы над улучшением системы и повышением качества её работы продолжаются. В ближайшее время планируется внедрить ряд новых функций, которые позволят сделать процессы бэк-офиса компании Ашан еще более эффективными.