О компании

QuidelOrtho — компания Ortho Products была образована в 1939 году как
подразделение корпорации Johnson & Johnson. В 1997 после слияния
двух компаний Johnson & Johnson и Kodak’s Diagnostics была образована
Ortho Clinical Diagnostics. В 2014 году бизнес in-vitro диагностики
выделяется в отдельную компанию Ortho Clinical Diagnostics. В 2022 году
произошло объединение Ortho Clinical Diagnostics и Quidel Corporation в
компанию QuidelOrtho с восьмидесятилетней историей инноваций.

QuidelOrtho входит в число лидеров мировой индустрии in-vitro
диагностики, объединяет свое глобальное присутствие в
централизованных клинических лабораториях, службе крови и экспресс-
диагностики, предоставляя быстрые, точные и надежные
диагностические решения любого масштаба.

Особенности проекта

В 2023 году компания столкнулась с необходимостью оптимизации
процесса обработки авансовых отчетов.

«Каждый документ требовал кропотливой ручной работы:
специалисты вынуждены были вручную вводить данные, а затем
организовывать многократные согласования между различными
отделами. Этот процесс занимал значительное время и, к
сожалению, часто сопровождался ошибками, что еще больше
усложняло работу», — рассказывает представитель QuidelOrtho.

Цели и задачи проекта

Проанализировав ситуацию в компании Заказчика, в Hamilton Apps
пришли к выводу:

• Задержки выплат сотрудникам из-за долгого согласования отчётов
  снижали мотивацию персонала;
• Отсутствие единой системы учёта мешало контролировать и
  анализировать командировочные расходы.

После детального обсуждения с Заказчиком команда Hamilton Apps
выявила ключевые проблемы в работе с авансовыми отчетами и
поставила перед собой четкие цели по решению каждой из этих
проблем:

• Оптимизировать обработку авансовых отчетов, ускорить выплаты и
  внедрить систему контроля расходов;
• Повысить качество получаемых и предоставляемых данных и
  минимизации ошибок при их обработке;
• Упростить систему контроля за расходами сотрудниками;
• Создать прозрачный и эффективный механизм мониторинга,
  который позволит отслеживать финансовые операции в
  зависимости от грейдов персонала и анализировать затраты.

Достижение этих целей должно было значительно повысить
эффективность работы с авансовыми отчетами и улучшить качество
финансового управления в целом.

«В первую очередь, была внедрена функция автоматического
формирования импорт-файлов для ERP-системы 1С. Это позволило
бухгалтерам полностью отказаться от ручного ввода данных,
существенно сэкономив время сотрудников и исключив ошибки при
переносе информации», — рассказала Юлия Александровна
Брагинская, управляющий директор Hamilton Apps.

По словам Юлии, особое внимание было уделено автоматизации работы
с банковскими документами. Система получила возможность
самостоятельно загружать выписки по корпоративным картам, а также
данные о расходах на авиа и ж/д билеты, оплату трансферов и
проживание. Это значительно упростило процедуру сверки расходов и
сократило время на обработку документации.

«Для оптимизации процесса согласования была внедрена функция
редактирования авансовых отчетов непосредственно в системе. Теперь
у Заказчика появилась возможность вносить все корректировки в
приложении в режиме реального времени с любого устройства, что
существенно ускорило процедуру согласования между различными
отделами», — поделилась Юлия — «Важным шагом стало внедрение
возможности работы с печатными формами по утвержденным форматам
Заказчика в электронном виде. Это позволило полностью отказаться от
бумажного документооборота и ручного заполнения документов, сделав
процесс обработки отчетов полностью цифровым».

Все эти изменения были направлены на создание удобного и
эффективного инструмента для работы с авансовыми отчетами, который
бы максимально соответствовал потребностям Заказчика.

Результаты проекта

После интеграции «Hamilton – Авансовые отчеты» в бизнес-
процессы компании Заказчика, были зафиксированы следующие
положительные изменения:

1. Оптимизация бизнес-процессов:

• Время обработки авансовых отчетов сократилось на 70%;
• Количество ошибок снизилось на 95%.

2. Улучшение качества контроля:

• Внедрена единая система учета и аналитики;
• Обеспечен прозрачный контроль расходов на командировки.

3. Повышение уровня удовлетворенности персонала:

• Ускорено возмещение расходов сотрудников;
• Упрощена процедура оформления и согласования авансовой отчетности.

Благодаря внедрению облачного приложения «Hamilton –
Авансовые отчеты» компания Заказчика получила комплексное
решение для эффективного управления расходами сотрудников.

Функциональные особенности системы позволяют:

• Быстро подготавливать авансовые отчеты с любого устройства из любой
  точки мира;
• Прикреплять фотографии подтверждающих документов;
• Отчитываться по всем видам расходов (командировки,
  общехозяйственные расходы, представительские расходы и др.)

Облачное приложение «Hamilton – Авансовые отчеты» полностью
исключает:

• Дублирующие операции;
• Риск утери документации;
• Неэффективное использование рабочего времени.

Благодаря внедрению приложения «Hamilton – Авансовые отчеты»,
QuidelOrtho смогла значительно оптимизировать процесс обработки
авансовых отчетов, снизить затраты и повысить эффективность работы
бухгалтерии. Это позволило компании сосредоточиться на своих
основных бизнес-задачах и продолжить динамичное развитие.

Готовы вывести свою бухгалтерию на новый уровень? Попробуйте
«Hamilton – Авансовые отчеты» уже сегодня и ощутите разницу!