О компании

«Ниссан Мэнуфэкчуринг Рус» — бывшее дочернее предприятие компании Nissan,
владевшее российским автосборочным заводом в Санкт-Петербурге. Весной 2022 года
завод был остановлен, в октябре 2022 года перешёл в госсобственность и передан ФГУП
«НАМИ». По состоянию на конец 2020 года, на предприятии выпускались три модели
Nissan. Также «Ниссан Мэнуфэкчуринг Рус» задействовал мощности завода Renault в
Москве. Компания занималась производством, импортом и экспортом автомобилей и
запчастей. Продукция компании реализовалась через официальных дилеров.

Особенности проекта

В современном мире, где скорость и эффективность становятся ключевыми
факторами успеха, компания Заказчика столкнулась с вызовом, который стал настоящим
испытанием для ее внутренних процессов. Огромное количество бумажных документов,
авансовых отчетов и представительских расходов создавало хаос и замедляло работу.
Каждый шаг требовал ручного вмешательства, что приводило к ошибкам, задержкам и
недовольству сотрудников.

«Мы не остановились перед трудностями. Мы понимаем, что будущее — за
цифровыми технологиями. Поэтому в рамках компании было принято смелое
решение перейти на электронный документооборот. Это означало не просто замену
бумаги на экраны, а полный пересмотр подходов к работе», — рассказывает
представитель компании Заказчика.

Цели и задачи проекта

Мир не стоит на месте, поэтому бизнес-приложение Hamilton Apps должно
постоянно развиваться, повышая качество использования и расширяя функциональные
возможности. Последней инновацией и своеобразным прорывом на российском рынке
стало использование облачной ЭЦП в авансовых отчетах. Этот прорывной шаг требовал
системного подхода к реализации поставленной задачи.

Перед нашей командой экспертов были поставлены следующие цели и задачи:

• Внедрение облачной ЭЦП для автоматизации авансовых отчетов;
• Переход на частичный электронный документооборот;
• Повышение эффективности и прозрачности бизнес-процессов;
• Обеспечение юридической значимости электронных документов;
• Сокращение времени на обработку документов;
• Исключение ошибок при заполнении отчетов сотрудниками;
• Снижение затрат на бумажный документооборот и пересылку документов.

В 2017 году впервые в России такой проект был запущен командой Hamilton Apps
совместно с ведущим оператором по юридически значимому ЭДО в одной из крупнейших
в мире автомобилестроительных компаний — Ниссан Мэнуфэкчуринг Рус.

Финансовый менеджер Алёна Гатина рассказала, каково быть
первопроходцем: «Мы первые, кто смог применить облачную ЭЦП в системе,
интегрированной с нашим приложением по управлению авансовыми отчетами от
Hamilton Apps. В особенности хочется отметить гибкость самого приложения и
оперативность внедрения различных настроек под бизнес-процесс нашей компании.
Первый шаг к безбумажному документообороту уже сделан. Потенциально у нас есть
еще разработки, которые в будущем позволят всем сотрудникам уйти от
дублирования электронного процесса бумагами».

Результаты проекта

Процесс обработки авансовых отчетов стал реальностью, благодаря чему компания
Заказчика стала оформлять авансовые отчеты в приложении в любое время и с любого
устройства, и тем самым сотрудники свели время обработки документа до минимума,
полностью исключили всевозможные ошибки при заполнении, а также избавились от
кучи бумаг и сократили ресурсы на постоянные пересылки документов.

Теперь документы подписывались с помощью электронной цифровой подписи, что
делало процессы прозрачными, быстрыми и безопасными.

Этот шаг стал началом новой эры для компании Заказчика. Она не только
упростила свои внутренние процессы, но и создала фундамент для дальнейшего роста и
развития. Теперь каждый документ, каждая подпись — это не просто формальность, а
часть системы, которая работает на благо компании и ее сотрудников.