О компании

ООО «Компонент» — маркетинговая и дистрибьютерская компания, представляющая передовые технологии для предприятий общественного питания.

На протяжении нескольких лет ООО «Компонент» является авторизованным партнером всемирно известных производителей профессионального оборудования для общепита:

• MKN (Maschinenfabrik Kurt Neubauer GmbH & Co. KG, Германия) MKN — один из мировых лидеров и с 1946 года поставщик надежных технологических модульных решений для профессиональной кухни, производитель пароконвекционного оборудования;
• Cool Compact (Cool Compact Kühlgeräte GmbH, Германия) — один из ведущих немецких производителей коммерческой холодильной техники: от холодильных и морозильных прилавков до охлаждающих лотков и шкафов шокового охлаждения и заморозки;
• Kronen (Kronen Küchengeräte GmbH, Германия) — немецкая компания, специализирующаяся на производстве профессионального электромеханического оборудования из нержавеющей стали для предварительной подготовки продуктов;
• Dynamic (Dynamic Entreprise culinaire, Франция) — французская компания, основанная в 1964 году, специализирующаяся на миксерах премиум-класса для профессиональных поваров, сохраняющая свое преимущество перед конкурентами, внедряя инновации и расширяя ассортимент кухонных принадлежностей.

Особенности проекта

Каждый месяц ООО «Компонент» организует масштабные мероприятия: выездные мастер‑классы с именитыми шеф‑поварами, дегустации, презентации оборудования и открытия ресторанов, семинары и тренинги. География мероприятий впечатляет — от Санкт‑Петербурга до Камчатки, от Ростова‑на‑Дону до Териберки.

На события выезжают целые команды шеф‑поваров, су‑шефов, помощников и ассистентов. А вместе с ними внушительный арсенал профессионального оборудования: овощерезки, пароконвектоматы, аппараты шоковой заморозки, электромеханическое оборудование (овощерезки, миксеры).

Но за блеском гастрономических событий скрывается непростая логистика, которая включает в себя множество командировок, закупки продуктов и перевозку техники. И, как следствие, после командировок накапливается лавина документов, состоящая из чеков, авансовых отчетов и приложений, которые теряются и оформляются с опозданием. Как следствие, на постоянной основе задерживаются выплаты сотрудникам, а бухгалтерия работает в режиме постоянного аврала.

«Интенсивный график мероприятий и сложная логистика по всей стране показали: без автоматизации бизнес‑процессов мы теряем время и ресурсы. Нам нужно было отечественное решение, гибко адаптируемое под специфику нашего бизнеса. Автоматизация — не роскошь, а необходимость. После анализа рынка выбор пал на Hamilton Apps, и это стало важным шагом к повышению эффективности компании», рассказывает Петр Афанасьев, генеральный директор ООО «Компонент».

Цели и задачи проекта

По итогам глубокого аудита процессов стало очевидно: оптимизация возможна только при комплексной автоматизации. Поэтому руководством Заказчика принято стратегическое решение о внедрении модулей:

• Hamilton Авансовые отчеты;
• Hamilton Запросы на расход.

В компании Заказчика сложилась по‑настоящему вовлеченная корпоративная культура — сотрудники участвуют в бизнес‑процессах на каждом этапе. Примечательно, что топ‑менеджмент не остается в стороне: генеральный директор лично контролирует расходы, а руководители всех уровней регулярно анализируют статистику, участвуют в согласованиях и при необходимости решают оперативные задачи, вплоть до выписки билетов.

Таким образом, при внедрении экосистемы Hamilton Apps особое внимание было уделено следующим кастомизированным настройкам:

1. Интуитивно понятная матрица согласования, упрощающая процесс утверждения документов;
2. Кастомизированные статистические отчеты и отчет руководителя для наглядной аналитики и прозрачной отчетности;
3. Специализированные настройки отчетности для фуд‑блогеров, учитывающие специфику их деятельности;
4. Поддержка электронной цифровой подписи для юридически значимого документооборота;
5. Гибкая настройка лимитов на суточные с детализацией по городам, регионам, странам СНГ и остальным странам;
6. Настройка лимитов на проживание в гостиницах с градацией по городам, регионам, странам СНГ и остальным странам;
7. Отчетность для возмещения расходов на мобильную связь, такси и горюче‑смазочные материалы (ГСМ);
8. Интеграция с системой 1С для бесшовного обмена данными.

«Комплексная автоматизация стала логичным шагом для компании с высокой вовлеченностью сотрудников в процессы. Внедрение экосистемы Hamilton Apps не просто оптимизировало рутину, оно масштабировало уже сложившуюся культуру прозрачности и ответственности, давая руководству удобные инструменты для контроля, а команде — простоту в работе с документами», — рассказывает Юлия Брагинская, управляющий директор Hamilton Apps.

Результаты проекта

Результаты проекта превзошли ожидания Заказчика. Сотрудники высоко оценили эргономику приложения: интуитивно понятный интерфейс, продуманную логику работы и простоту освоения.

Как подчеркнул Петр Афанасьев: «Мы окончательно распрощались с бумажной рутиной. Все ключевые процессы теперь автоматизированы. Это не только экономит время, но и высвобождает самые ценные ресурсы: силы и внимание наших сотрудников».

Благодаря внедрению экосистемы Hamilton Apps, нашему Заказчику удалось достичь следующих результатов:

1. Снижение трудозатрат бухгалтерии — на 40% за счет:

• Исключения ручного переноса информации из авансовых отчетов в 1С благодаря бесшовной интеграции;
• Сокращения времени на поиск утерянных документов.

2. Сокращение сроков обработки авансовых отчетов — на 80% за счет:

• Интуитивно понятной матрицы согласования;
• Мгновенной передачи данных между участниками процесса.

Мы не останавливаемся на достигнутом! Впереди нас ждет масштабная доработка кастомизированных отчетов и добавление новых форматов аналитики, чтобы Заказчик мог детально отслеживать расходы по каждому сотруднику.