В процессе служебных поездок решается огромное количество организационных вопросов: расширяется база контактов компании, происходит профессиональное развитие сотрудников. Это благотворно влияет на деятельность компании в целом, сложность заключается лишь в организации этого процесса, а точнее – в контроле средств, потраченных сотрудниками при выполнении служебных обязанностей. Еще больше дело усложняется при долгосрочных командировках персонала (более месяца), когда бухгалтерия не успевает внести в ежемесячную отчетность поступившие документы. Добавим к этому постоянные ошибки при заполнении бланков и отсутствие необходимых данных в нужный момент.

Решением проблемы является автоматизация процесса обработки авансовых отчетов. Это может быть, как сторонний облачный сервис, так и программные комплексы, внедренные в общую инфраструктуру управления бизнес-процессами.

Хотите узнать, как АШАН Ритейл Россия автоматизировали обработку авансовых отчётов?

СМОТРЕТЬ КЕЙС

Польза для бизнеса

Современные программные средства для управления авансовыми отчетами помогают решать следующие задачи:

  • Неограниченная мобильность сотрудников. Сотрудникам, отправленным в другие регионы или страны для решения поставленных задач, не нужно вручную заполнять бумаги, отправлять их ценными письмами или факсом. Все данные легко и быстро вводятся в отчет с любого мобильного устройства из любой точки мира.
  • Фотофиксация всех чеков, квитанций и счетов, траты по которым входят в авансовый отчет. Не нужно систематизировать и пересылать массу бумажных документов, при этом бухгалтерия получит подтверждение расходов в течение нескольких минут после их совершения. Всю документацию сотрудник в один клик прикрепляете к отчёту в режиме онлайн.
  • Быстрое создание отчета и его утверждение. Сотруднику не нужно ждать дни и недели, чтобы его начальник или бухгалтер подтвердили расходы – каждому участнику процесса достаточно нажать кнопку в приложении.

На картинке изображен пример процесса автоматизации авансовых отчётов в приложении Hamilton Авансовый отчёт. Обратите внимание, что распределение ролей может быть выстроено, исходя из правил Вашей компании.

Выбор системы управления авансовыми отчетами

Прежде чем руководство компании отдаст предпочтение конкретному сервису или продукту по управлению авансовыми отчетами, необходимо изучить все особенности, возможности и способы их администрирования.

Важно обратить внимание на следующие параметры:

  • Интеграция в существующую инфраструктуру бухгалтерского и финансового учета. Таким свойством обладают далеко не все решения. Большинство из них предполагают либо установку единого программного комплекса для компании, либо отдельные модули для существующих систем с ограниченным функционалом. Поэтому всегда важно подбирать систему удаленного составления авансового отчета, которая не повлияет на основную деятельность компании и не заставит менять программную инфраструктуру.
  • Масштабируемость. При увеличении штата командированных или выездных работников, открытии представительств и филиалов потребность в контроле средств возрастает. Не все существующие решения поддерживают легкую и быструю масштабируемость. В основном такая проблема характерна для бесплатных облачных решений. Платные продукты не имеют таких недостатков, поскольку корпоративные тарифные планы обычно учитывают быстрое подключение новых пользователей.
  • Гибкость. Используемое решение должно иметь возможность настройки в соответствии с запросами конкретной компании. Например, при изменении схемы оплаты, задач, решаемых командированными работниками, или локализации потребуется вносить изменения в существующую систему учета. В продуманных программных продуктах эти особенности уже учтены, что видно при первом знакомстве с ними.

Контроль за средствами компании

Современные системы управления авансовыми отчетами предусматривают простое управление расходами командированных сотрудников.

В зависимости от выбранной системы, данные синхронизируются с облачным сервером или программным комплексом в головном офисе. Далее с полученными данными работает бухгалтерский отдел компании. Если процесс синхронизации между системой составления авансовых отчетов и системой бухгалтерского учета компании не автоматизирован, вся информация проверяется и переносится вручную. После этого, если документ признан верным и для подтверждения расходов присутствуют все необходимые вложения (скан-копии, оригиналы или фото чеков, счетов, накладных), отчет подписывается руководителем компании или менеджером, ответственным за действия сотрудника. В случае с составлением отчетности в электронном виде документ визируется ЭЦП.

Обращаем Ваше внимание, что с 2017 года, работая в приложении Hamilton Авансовый отчёт, Вы можете подписывать всю документацию электронной цифровой подписью. Больше о внедрении этой функции можно узнать в статье – Новая эра авансовых отчетов: Автоматизация и Облачная ЭЦП.

Важно помнить, что авансовый отчет – первичный документ бухгалтерской отчетности. Его отсутствие, несвоевременное или неправильное заполнение влечет за собой неприятные последствия. Это значит, что сервис для составления авансовых отчетов должен быть стабильным, обеспечивать оперативный обмен информацией между всеми пользователями и иметь высокий уровень защиты от кражи или потери данных. Большинство облачных сервисов не всегда удовлетворяют таким условиям, поэтому необходимо тщательно подбирать продукт.

Полезной будет функция автоматической проверки и заполнения основных данных отчета. В этом случае по мере расходования средств сотрудник вводит данные в интерфейс, подтверждает их и отправляет на рассмотрение. Если система настроена под конкретного пользователя с учетом особенностей бизнеса, для подтверждения данных потребуется минимум времени.

ПЕРЕЙТИ К ПРИЛОЖЕНИЮ

 

Поддержка пользователей

В работе даже самого современного и стабильного сервиса составления отчетов могут случаться непредвиденные сбои. В таких случаях важно получить помощь в решении проблемы со стороны поставщика. Поэтому перед переходом на определенную систему важно сразу выяснить, как будут решаться подобные вопросы, и кто понесет ответственность за несвоевременную подачу отчетности.

При выборе приложений Hamilton Вы получаете полную поддержку пользователей с мгновенной реакцией на Ваш запрос, а все отчёты компании всегда будут сданы точно в срок.

 

Смотрите также: