О компании
Немецкий концерн Wilo — это один из ведущих мировых производителей энергосберегающего насосного оборудования для промышленного, муниципального и бытового водоснабжения, отопления и водоотведения. История концерна началась в 1872 году, сегодня Wilo — это более 60 представительств в мире и 7600 сотрудников, ежегодный оборот компании превышает 1,4 млрд евро.
Wilo разрабатывает интеллектуальные решения и является пионером в области цифровых технологий.
С 2001 года компания Wilo осуществляет поставки насосного оборудования в Республику Узбекистан.
Основными итогами деятельности представительства Wilo в Узбекистане являются способствование поставке и сопровождению оборудования по таким проектам, как Стадион Бунедкор — поставка и сопровождение насосного оборудования в рамках реконструкции объекта, Международный Аэропорт Ташкента, Аэропорт Бухара, GM-Узбекистан, Кабинет Министров РУЗ, LUKOIL overseas, Юридический Институт, Узбекский Металлургический Комбинат и многие другие.
Особенности проекта
Стремясь укрепить позиции на рынке Узбекистана, компания Заказчика решила реализовать масштабную автоматизацию авансовой и общехозяйственной отчетности своего локального представительства. Ключевая цель — достижение полной операционной самостоятельности, что критически важно для подразделения, входящего в структуру мирового производителя. В данном случае автономия не должна выглядеть как изоляция, а наоборот, должна дать возможность гибко реагировать на локальные вызовы, оставаясь при этом частью глобальной системы.
При внедрении экосистемы Hamilton Apps в Узбекистане особое внимание было уделено ее адаптации к местным нормативным требованиям: национальному законодательству, налоговой системе и кадровому регулированию. Важным условием стала реализация расчетов суточных в национальной валюте — узбекском суме. Опираясь на успешный опыт внедрения экосистемы в России, Беларуси и Казахстане, команда разработки и внедрения в короткие сроки реализовали проект с учетом накопленной экспертизы, обеспечив соответствие решения специфике локального рынка.
«Перед нами стояла интересная задача — обеспечить автоматизацию авансовой и общехозяйственной отчетности для представительства Заказчика в Узбекистане с учетом полной операционной самостоятельности подразделения и действующего законодательства государства. Но мы не боимся трудностей. Для нас это был новый вызов, который мы с легкостью преодолели», делится воспоминаниями Юлия Брагинская, управляющий директор Hamilton Apps.
Цели и задачи проекта
В ходе процесса внедрения экосистемы Hamilton Apps выяснилось, что компания Заказчика работает одновременно с двумя агентствами для организации и бронирования командировок: один сервис предназначался исключительно для бронирования авиа‑ и железнодорожных билетов, второе — исключительно для бронирования гостиниц.
Такой разрозненный подход создавал существенные неудобства для сотрудников. Необходимость работать с двумя интерфейсами приводила к путанице, повышала риск ошибок и снижала общую эффективность процессов.
В частности, сотрудники нередко:
- Упускали из виду статусы заявок;
- Пропускали уведомления об изменениях и аннуляциях;
- Забывали распечатать билеты;
- Допускали задержки в оплате заказов.
В связи с этим было принято стратегическое решение — сделать интеграцию сразу с двумя туристическими агентствами.
Ключевым элементом внедрения Hamilton Apps в бизнес-процессы компании стала интуитивно понятная матрица согласования, которая сделала процесс утверждения расходов прозрачным и быстрым. Кроме того, специально для нашего Заказчика, мы разработали функционал для организации визитов внешних гостей: блогеров, лидеров мнений, партнеров, представителей СМИ и других приглашенных лиц.
Благодаря нововведениям сотрудники получили возможность оформлять услуги по поездкам не только для себя, но и для сторонних участников. Весь процесс максимально автоматизирован: после подачи заявки специалисты агентства сразу приступают к выполнению задачи.
Мы провели масштабную доработку функционала расчета суточных, сделав его максимально гибким и адаптированным под нужды Заказчика и текущее законодательство:
- Настроили налоговые параметры для корректного учета суточных выплат;
- Реализовали разделение суточных на стандартные и повышенные нормы с возможностью гибкой настройки;
- Привели все печатные формы в полное соответствие с требованиями Заказчика;
- Разработали механизм расчета суточных с детализацией по странам и городам, включая сценарии для заграничных командировок и различных городов пребывания.
Результаты проекта
«До внедрения экосистемы Hamilton Apps наша компания сталкивалась с серьезными сложностями в организации деловых поездок и оформлении авансовых отчетов. Мы использовали для работы две отдельные платформы: одну — для билетов, другую — для гостиниц. Сотрудники тратили лишнее время на переключение между интерфейсами, что снижало общую эффективность работы. Внедрение Hamilton Apps кардинально изменило ситуацию. Результат очевиден: все процессы стали быстрее, прозрачнее и надежнее. Мы существенно сократили административную нагрузку на сотрудников и минимизировали риски ошибок», делится своими впечатлениями руководитель компании Заказчика.
Внедрение экосистемы Hamilton Apps позволило представительству Wilo в Узбекистане достичь значительных улучшений в организации бизнес‑процессов, связанных с командировками и авансовой отчетностью.
Ключевые результаты:
- Оптимизация процессов организации деловых поездок — время на оформление командировок сократилось с 2 часов до 15 минут.
- Сокращение времени согласования по заявкам на командировки и расходы с 3-5 дней до 1-2 часов.
- Сокращение затрат на командировки за счет детализации расчета суточных с учетом внутренней политики компании — на 20% в год от общей суммы по сравнению с предыдущим отчетным периодом.
- Сокращение времени на подготовку и проверку авансовых отчётов на 45 % (в среднем с 2-х часов до 1 часа на всем этапе от создания до согласования авансового отчета).
- Исключение задержки в выплате денежных средств из‑за забытых действий — до 99% выплат поступают точно в срок.
Сотрудничество Wilo и Hamilton Apps наглядно демонстрирует, как современные ИТ‑решения помогают мировым брендам эффективно адаптироваться к особенностям региональных рынков. Автоматизация рутинных процессов освобождает ресурсы для стратегических задач и укрепляет позиции компании в долгосрочной перспективе.
