О компании

Холдинг Wilo относится к числу крупнейших производителей насосов в мире: 8
заводов в пяти странах мира, 36 представительств в 32-х странах и 3 864 сотрудника.
Российское представительство Wilo (Вило Рус) включает в себя 30 филиалов.

Особенности проекта

В 2014-м году в компании критичным стал вопрос наведения порядка во
внутренних бизнес-процессах — авансовой отчетности и командировках. О решении этой
задачи вместе с командой Hamilton Apps рассказал проектный менеджер Вило Рус Павел
Гаращенко.

«Проект Hamilton Apps был инициирован нашим финансовым департаментом с
целью повышения эффективности процесса обработки авансовых отчётов и
командировок. Мы задались целью сделать работу сотрудников удобнее, например,
исключить ситуации, при которых сотрудник сдает авансовый отчет, а через месяц
его спрашивают о деталях: чеке или месте поездки — о которых он, естественно, уже
и не помнит. Это вылилось в опрос сотрудников по претензиям к финансовому
департаменту, по результатам которого появилась идея некой системы, которая бы
автоматизировала данный процесс», — рассказывает Павел, — До внедрения
решения наши сотрудники, заполняя авансовый отчёт, постоянно сталкивались с
проблемами, которые отнимают кучу рабочего времени».

Частые многочисленные ошибки, сложная коммуникация между участниками
бизнес-процесса, отсутствие возможности отследить статус документов — это лишь малая
часть неудобств, с которыми сталкивались сотрудники Вило Рус при заполнении
авансового отчёта.

По словам Павла, бухгалтеры Вило Рус получали авансовый отчет в Excel, делали
множества проводок вручную, занимались поиском кодов, регионов, кост-центров
сотрудников, но теперь всё это зашито и автоматизировано в приложении.

Цели и задачи проекта

«На старте проекта мы с командой Hamilton Apps поставили перед собой цель –
внедрить его за 2 месяца. Это было весьма амбициозно, но по прошествии
запланированного времени наши сотрудники уже начали работать в приложении.
Что нам особенно нравилось в работе с Hamilton Apps — так это их ответственность.
Мы сделали проектный план и точно знали, к какому числу приложение должно
быть готово для демонстрации сотрудникам Вило Рус. Несмотря на то, что
проектная работа началась под Новый год, мы всегда шли по плану. Ключ к успеху
— правильное планирование», — делится Павел.

Вместе с внедрением приложения в компании было анонсировано новое положение
о командировках, полностью регламентирующее весь бизнес-процесс.
«Теперь все сотрудники знают, что отправить заявку на командировку
руководителю необходимо за 12 дней до поездки. Это не просто внедрение
приложения — это наведение порядка в бизнес-процессе, а наведение порядка — это
всегда ограничение свободы. Если раньше можно было распечатать и подписать
документы после командировки, то сейчас приложение не даст этого сделать», —
рассказывает Павел.

По словам Павла, когда сотрудники Вило Рус только начинали работать в
приложении, им было сложно отвыкнуть от прежнего бизнес-процесса и привыкнуть к
новому интерфейсу и вводу данных в режиме онлайн. Но когда они сделали свою первую
заявку на командировку, то поняли, что процесс стал в разы проще.

Результаты проекта

В рамках проекта команда Hamilton Apps проводила обучение более 150-ти
сотрудников Вило Рус не только в Москве, но и по всей России.

«Нас особенно радовало, что Hamilton Apps делал все для того, чтобы наши
сотрудники получали удовольствие от приложения и процесса в целом, даже если это
выходило за рамки проекта», — делится Павел.

Сегодня сотрудники Вило Рус ежедневно работают в приложении Hamilton Apps и
отмечают, что бумажной работы стало в разы меньше, экономия времени уже заметна, и в
целом процесс работы с командировками и авансовой отчетностью стал намного проще и
удобнее.