Посадочный талон — это ключевой документ для подтверждения факта перелета в командировке. Он необходим для обоснования расходов компании и их принятия к бухгалтерскому и налоговому учету.
Виды посадочных талонов
- Бумажный посадочный талон. Выдается на стойке регистрации в аэропорту. После прохождения досмотра на нем ставят печать (например, «Досмотрено»).
- Электронный посадочный талон. Электронный документ с QR-кодом, который приходит на электронную почту после предварительной регистрации на рейс.
- Мобильный посадочный талон. Отображается в приложении авиакомпании.
С 2024 года равноценными по значимости считаются бумажные, электронные и мобильные форматы посадочного талона.
В посадочном талоне любого вида обязательно должны быть указаны следующие данные
- Полное ФИО пассажира, совпадающее с паспортными данными;
- Номер рейса;
- Дата и время вылета рейса по расписанию;
- Время начала и окончания посадки на рейс;
- Номер места в салоне самолета;
- Терминал и номер выхода на посадку;
- Штрихкод или QR-код для проверки подлинности посадочного талона.
Для проверки подлинности электронного посадочного талона необходимо
- Сверить данные с маршрутной квитанцией (ФИО, номер рейса, дата вылета, аэропорт отправления и маршрут следования);
- Проверить наличие статуса «Использован»;
- Проверить информацию о рейсе (наличие информации о рейсе в расписании аэропорта, факт вылета самолета);
- Отсканировать штрихкод или QR-код, чтобы для проверки всех данных об авиаперелете.
Для мобильного посадочного талона важно, чтобы он был выгружен из официального приложения авиакомпании и не был отредактирован.
В случае утери посадочного талона необходимо запросить у авиакомпании справку о совершенном перелете.
В справке о совершенном авиаперелете обязательно должны быть указаны
- Полное ФИО пассажира;
- Дата и номер рейса;
- Информация о стоимости билета;
- Печать и подпись ответственного лица.
Порядок получения справки зависит от авиакомпании, но в целом процедура состоит из следующих этапов
- Написание заявления (образец заявления часто публикуется на сайте авиаперевозчика);
- Заполнение согласия на обработку персональных данных;
- Оплата услуги;
- Отправка документов в авиакомпанию через сайт, службу поддержки или лично.
Дополнительные рекомендации при утере посадочного талона
- Если сотрудник летел с пересадкой, посадочный талон нужен на каждый участок маршрута;
- Маршрутная квитанция подтверждает только факт покупки билета, но не факт перелета;
- Электронные копии документов, в том числе посадочных талонов, стоит сохранять в облачном хранилище или специальных системах ЭДО, например таких, как Hamilton Apps.
- Документы по командировкам нужно хранить не менее пяти лет.
Потеря посадочного талона — неприятная, но решаемая ситуация. Главное — оперативно запросить справку у авиакомпании и в дальнейшем придерживаться простых правил хранения и проверки документов. Это сэкономит время бухгалтерии, снизит риски при налоговых проверках и упростит процесс отчетности для всех участников процесса.
