«Перерасход или остаток аванса отражаются в авансовом отчете и бухгалтерских проводках. Это зависит от каждой конкретной ситуации: был ли израсходован весь аванс, или осталась неизрасходованная сумма, либо расходы превысили выданный аванс», — рассказывает главный бухгалтер Hamilton Apps.
Авансовый отчет с перерасходом возникает, когда расходы подотчетного лица превышают сумму выданного аванса. В этом случае в авансовом отчете будет отражена отрицательная разница.
Порядок действий при перерасходе аванса
- Подотчетное лицо сдает авансовый отчет с приложением всех оправдательных документов (чеки, счета, квитанций, билеты и т. д.).
- Бухгалтерия проверяет авансовый отчет: все расходы обоснованы, соответствуют цели выдачи аванса и документально подтверждены.
- Если к отчету не возникает претензий и он утвержден руководителем, организация обязана возместить перерасход сотруднику.
- Выплата перерасхода осуществляется на основании утвержденного авансового отчета наличными из кассы предприятия или переводом денежных средств на банковскую карту сотрудника.
Бухгалтерские проводки при выплате перерасхода
- Выплата перерасхода наличными: Дт 71 Кт 50 (71 — счет «Расчеты с подотчетными лицами», 50 — счет «Касса»);
- Выплата перерасхода на карту: Дт 71 Кт 51 (51 — счет «Расчетные счета»).
Остаток аванса образуется, если подотчетное лицо израсходовало не всю выданную сумму.
Порядок действий при остатке аванса
- В авансовом отчете указывается сумма неизрасходованного аванса.
- Подотчетное лицо обязано вернуть остаток в кассу организации или на расчетный счет.
- Для оформления возврата используется документ «Поступление наличных» (если возврат производится в кассу) или «Списание с расчетного счета» (если возврат производится на банковский счет).
Бухгалтерские проводки при возврате остатка
- Возврат остатка аванса в кассу: Дт 50 Кт 71;
- Возврат остатка аванса на расчетный счет: Дт 51 Кт 71.
Важные нюансы
- Все расходы в авансовом отчете должны быть документально подтверждены. Без оправдательных документов расходы не принимаются, что может повлиять на сумму перерасхода или остатка;
- Если сотрудник использовал личные средства для покрытия перерасхода, это не требует отдельного заявления — основанием для выплаты является утвержденный авансовый отчет.
«Точность и аккуратность в учете авансов не только убережет организацию от претензий со стороны контролирующих органов, но и укрепит доверие между работодателем и сотрудниками», — подвел итоги главный бухгалтер.
