Авансовые отчёты в компании – это всегда большая статья расходов и головная боль всех сотрудников
Обработка авансовых отчетов у многих ассоциируется с бумажной волокитой, постоянными перепроверками многочисленных ошибок, повтором ручных операций изо дня в день и потерей драгоценного рабочего времени. Часто сотрудники компаний не хотят делать авансовые отчеты или делают их не вовремя, из-за чего «зависают» довольно большие неучтённые денежные суммы.
До недавнего времени компании и представить себе не могли, что процесс обработки авансовых отчётов можно перевести в онлайн формат. Но наличие проблематики всегда порождает решение, и в век информационных технологий, когда всё стремится к максимальной автоматизации, такими решениями стали системы по управлению авансовыми отчетами в компании.
Так началась эра новых специализированных бизнес-приложений, которая позволила компаниям найти грамотный подход к обработке авансовых отчётов и научиться делать это эффективно с точки зрения временных и денежных затрат.
Отсутствие прозрачности понесённых сотрудником затрат, сложность контроля расходов, ручной процесс утверждения, долгий жизненный цикл документа, не налаженная коммуникация между сотрудниками – всё это осталось в прошлом.
Компании АШАН Ритейл Россия и Ниссан Мануфэкчуринг Рус поделились опытом эффективного управления авансовыми отчётами с журналом Главбух.
Как в АШАН Россия внедряли проект по автоматизации АО?
За пример возьмём розничную компанию АШАН Ритейл Россия, которая в 2014-м году запустила проект по автоматизации авансовых отчетов, внедрив такое бизнес-приложение.
На момент внедрения проекта в компании АШАН Россия было около 20 000 отчётов в год и примерно 3 000 подотчетных лиц. Один сотрудник тратил около 105-ти человеко-минут на оформление авансового отчёта, жизненный цикл которого в общей сложности длился от 2-х до 6-ти недель.
Заместитель главного бухгалтера АШАН Россия Людмила Лобашева рассказывает: «Как и любое предприятие, мы смотрим на свои расходы. Авансовые отчеты всегда вызывают много вопросов и много трат. Если у вас много филиалов, много подразделений, естественно, это больной вопрос: кто как отчитывается, кто согласовывает, кто принимает решение о том, что тот или иной расход является экономически обоснованным для компании».
Естественно, решить такую проблематику было возможно лишь переведя весь бизнес-процесс в онлайн формат. Так в АШАН Россия было положено начало использованию облачного бизнес-приложения, в котором работают и общаются все сотрудники компании (например, коммерсанты, работники с разъездным или удаленным характером работы), а каждый авансовый отчёт становится прозрачным.
Весь функционал в этом приложении для бизнеса продуман до мелочей, что позволяет не только грамотно выстроить весь бизнес-процесс, но и адаптировать его под специфику любой компании.
Выделим основное:
- различные виды АО (командировочные, общехозяйственные, представительские и т.д.);
- установка бухгалтерских стандартов и контроля лимитов;
- автоматические бухгалтерские проводки по расходам и расчету доп. дохода сотрудников;
- возможность загрузки банковских выписок в соответствии с расходами;
- обмен данными с внутренними модулями и системами;
- автоматическое формирование и заполнение внутренних и нормативных печатных форм;
- электронный архив первичной документации;
- электронная авторизация менеджерами и финансовым отделом;
- настройка уровней безопасности;
- полная аналитическая отчётность.
В рамках реализации проекта по автоматизации авансовых отчетов в АШАН Россия главной целью была систематизация бизнес-процесса компании, что сделало его абсолютно прозрачным и легко-контролируемым. Однако, по словам Людмилы Лобашевой, результаты превзошли все ожидания.
После внедрения приложения удалось значительно повысить скорость работы с авансовыми отчётами и обеспечить 100% правильности их оформления, перевести взаиморасчеты с сотрудниками на безналичный расчет, а также обеспечить обработку отчета сотрудниками из любой удалённой точки. Всё это уже позволило АШАН Россия сократить время работы с авансовыми отчётами для всех сотрудников компании и значительно оптимизировать работу более 60-ти человек из бухгалтерского и административного отделов.
Важно отметить, что это бизнес-приложение актуально как для больших, так и для малых компаний. На практике его внедряют как компании с 5-ю авансовыми отчетами в месяц, так и с 3000 – всё зависит исключительно от поставленных целей.
ЭЦП на авансовых отчетах впервые в России
Мир не стоит на месте, поэтому такие бизнес-приложения должны постоянно развиваться, повышая качество их использования и расширяя функциональные возможности. Последней инновацией и своеобразным прорывом на российском рынке стала облачная ЭЦП на авансовом отчёте.
В текущем году впервые в России такой проект был запущен нашей командой совместно с ведущим оператором по юридически значимому ЭДО в одной из крупнейших в мире автомобилестроительных компаний – Ниссан Мануфактуринг. Финансовый менеджер и основной двигатель этого проекта в компании Ниссан Алёна Гатина рассказала, каково быть первопроходцем: «Мы первые, кто смог применить облачную ЭЦП в системе, интегрированной с нашим приложением по управлению авансовыми отчетами от Hamilton Apps. В особенности хочется отметить гибкость самого приложения и оперативность внедрения различных настроек под бизнес-процесс нашей компании. Первый шаг к безбумажному документообороту уже сделан. Потенциально у нас есть еще разработки, которые в будущем позволят всем сотрудникам уйти от дублирования электронного процесса бумагами».
Безбумажный процесс обработки авансовых отчётов становится реальностью, благодаря чему компании теперь могут делать авансовый отчет онлайн, и тем самым свести время обработки документа до минимума, полностью исключить всевозможные ошибки при заполнении, а также избавиться от кучи бумаг и сократить ресурсы на постоянные пересылки документов.
Что говорит закон об использовании ЭЦП?
Согласно ФЗ № 63 «Об электронной подписи»:
- Электронный документ, подписанный простой или усиленной неквалифицированной ЭП, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.
- Усиленная квалифицированная подпись на электронном документе является аналогом собственноручной подписи и печати на бумажном документе.
- Контролирующие органы, такие как ФНС, ПФР, ФСС, признают юридическую силу только тех документов, которые подписаны квалифицированной ЭП.
Смотрите также:
