Онлайн-чек на аванс

В 2014 году налоговая служба страны запустила экспериментальный проект, который должен был упростить передачу данных о совершаемых кассовых операциях

Тогда мало кто из предпринимателей осознавал, что со временем передавать данные через интернет в облачный сервис ФНС должен будет каждый.

Это подтвердилось в 2016 году, когда Федеральный закон №290 обязал всех субъектов предпринимательской деятельности начать использовать онлайн-кассы. И хотя изначально бизнес отнесся к поправкам неоднозначно, внедрение информационных технологий все же расширило привычные границы.

Разберемся в преимуществах такой цифровизации и рассмотрим примеры чеков, в том числе на аванс, из онлайн-касс в материале ниже.

Об использовании онлайн-кассы

Онлайн-касса – это контрольно-кассовая техника, подключенная к интернету, в которой предусмотрен фискальный накопитель и функция передачи электронных чеков аккредитованным операторам фискальных данных. Электронные чеки также получают и сами покупатели товаров или услуг в виде SMS или электронного письма.

Предприниматель, использующий онлайн-кассу, вправе продавать товары и услуги как по наличному, так и по безналичному расчету. Для этого ему предоставляется доступ в Личный кабинет, где можно проводить анализ покупок, составлять прогнозы и стратегию обслуживания своих клиентов. Предпринимателю не нужно ежегодно проверять каждый ККТ в налоговой инспекции – вместо этого он получает право использовать современный аппарат, который регистрируется, перерегистрируется и снимается с учета в режиме онлайн, при этом техническим обслуживанием этого аппарата занимается сам производитель.

Несмотря на очевидные преимущества использования онлайн-касс, переход на них занял целых два года. Сначала в 2017 году налоговая служба перестала регистрировать кассы старого образца с ЭКЛЗ (Электронная Контрольная Лента Защищенная). Далее использовать аппараты нового образца обязали предпринимателей, реализующих алкогольную продукцию, а через несколько месяцев – и всех остальных. В 2018 году пользоваться онлайн-кассами обязали каждую организацию и ИП, которые осуществляли деятельность по УСН, ЕНВД и ПСН с использованием наемного труда.

В настоящее время от обязательства использовать для продажи онлайн-кассу освобождены предприятия и ИП, которые занимаются:

• изготовлением и продажей изделий художественного и народного промыслов;
• изготовлением и ремонтом ключей или изделий из металла;
• ремонтом и покраской обуви;
• реализацией товаров в поездах;
• организацией общественного питания в учебных заведениях;
• деятельностью на фондовом рынке;
• продажей в газетных киосках;
• реализацией фармацевтической продукции в фельдшерских отделениях и т.п.

Если предприниматель продает подакцизную продукцию, осуществляет продажу через интернет-магазин, предоставляет услуги населению, то он в обязательном порядке должен использовать для этого онлайн-кассу.

О чеках онлайн-кассы

Требования к контрольно-кассовой технике нового образца, а также подробное описание того, как должен выглядеть ее кассовый чек, содержатся в Федеральном законе 54-ФЗ.

Согласно этому Закону, чек онлайн-кассы должен отражать следующую информацию:

• название компании;
• ИНН компании;
• место реализации товаров и услуг;
• фамилия продавца-кассира;
• номер чека за смену;
• расчетный признак;
• способ оплаты;
• заводской номер фискального накопителя;
• номер кассы по регистрации;
• форма налогообложения;
• дата и время продажи;
• номер смены;
• фискальный признак и порядковый номер чека.

Главным отличием чека онлайн-кассы от обычного является наличие QR-кода, просканировав который через специальную программу на мобильном устройстве, можно получить информацию о произведенной покупке.

Цифровая копия кассового чека имеет ту же юридическую силу, что и бумажный документ, но ее хранение и обработка требуют меньше усилий. Преимущества электронного чека для покупателя:

• документ может сколько угодно без потерь храниться на цифровом носителе, он не выцветет со временем;
• его в любой момент можно загрузить на экран смартфона, чтобы продемонстрировать продавцу и подтвердить совершенную покупку;
• его можно использовать в качестве приложения к электронному авансовому отчету.

В последнем случае это особенно удобно, если компания уже использует специализированное приложение по автоматизации авансовой отчетности Hamilton Авансовый отчет. Сотруднику даже не придется фотографировать чек – он просто в один клик прикрепит его электронный вариант к отчету в приложении. Отличный вариант для компаний, сотрудники которых часто ездят в командировки или совершают иные траты на нужды компании.

Перед использованием чеков онлайн-касс для подтверждения расходов необходимо проверить их на наличие ошибок. Бухгалтерия вправе не принимать чеки, на которых указано обобщенное название товаров или отсутствует название и ИНН компании – название компании должно соответствовать тому, как она указана в ЕГРЮЛ. Арифметические ошибки и ошибки, связанные с неправильным указанием системы налогообложения, способа оплаты и т.п., считаются спорными – в таких случаях следует запросить у продавца новый чек.

О выдаче онлайн-чеков на аванс

С самого начала предпринимателей, в особенности занимавшихся оптовой торговлей, установивших новое оборудование, интересовало, возможно ли выдавать кассовые чеки на аванс в онлайн-кассах. Новые требования гласят, что данная возможность у ККТ этого образца есть, однако осуществляется она в соответствии с некоторыми правилами.

Во-первых, для фиксации расчетных показателей необходимо использовать бланк строгой отчетности (БСО). А во-вторых, важно точно указывать стоимость услуг или товаром и их количество.

Внося предоплату, предприятия и ИП зачастую не могут точно указать, какой товар и в каком количестве они приобретут, а по закону пробивать кассовые чеки нужно обязательно, и не имеет значения, каким был этот платеж – авансовым или полной оплатой. Таким образом, для предпринимателей и ИП стало проблемным отображение в онлайн-чеке денежных средств, которые они получили как авансовый платеж.

Для решения этой проблемы налоговая служба выпустила разъяснительное письмо, в котором указано, что, принимая предоплату, продавец в графе чека «Признак платежа» должен указать «Аванс/предоплата», также необходимо обязательно отобразить общую сумму авансового платежа.

Если продавец заранее знает, каким будет объем оказанных услуг или количество проданных товаров, в чеке следует указать «Частичная предварительная плата». Если эта информация ему неизвестна, в чеке нужно указать «Аванс». После получения окончательной оплаты следует выбрать «Зачет аванса» и указать внесенную сумму без учета предварительного платежа.