Когда командировка отменяется из‑за болезни сотрудника, главная задача — грамотно закрыть вопрос сденьгами и документами.
Шаг 1. Фиксируем причину
Ключевым документом является больничный лист. Он подтверждает уважительную причину отмены. Сотрудник должен как можно скорее уведомить руководителя и передать листок нетрудоспособности. На этом основании руководитель издает приказ об отмене командировки.
В приказе важно четко прописать:
- Причину отмены командировки;
- ФИО и должность сотрудника;
- Место назначения и даты предполагавшейся поездки;
- Реквизиты первоначального приказа о командировке с пометкой об аннулировании;
- Порядок действий отмены брони, сдачи билетов и возврата денежных средств;
- Срок сдачи авансового отчета.
Важно: К приказу необходимо приложить копию больничного листа и ознакомить сотрудника с приказом под подпись. Если сотрудник уже в пути, можно ознакомить сотрудника с приказом по электронной почте с подтверждением.
Шаг 2. Разделяем «личные» и «служебные» траты
Не все расходы, понесенные до отмены командировки, можно учесть одинаково.
Личные траты сотрудника (например, покупка лекарств, оплата приема врача) — это расходы самого работника. Компания их не компенсирует и не отражает в учете.
Служебные расходы, связанные с подготовкой поездки. К ним относятся стоимость невозвратных билетов, штрафы за возврат билетов, удержания за отмену брони гостиницы, оплата сервисных сборов. Поскольку болезнь является уважительной причиной отмены командировки, эти затраты можно признать экономически обоснованными и учесть в налоговом учете как внереализационные или прочие расходы.
Шаг 3. Работа с авансом и суточными
Если сотруднику был выдан аванс, он сдает авансовый отчет и отражает в нем:
- Сумму выданного аванса;
- Подтвержденные служебные расходы с документами;
- Остаток денежных средств, который подлежит возврату в компанию.
Шаг 4. Учет и налоги
Возвращенные сотрудником суточные не формируют дохода, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.
Служебные расходы, подтвержденные документами и приказом об отмене по уважительной причине, компания вправе включить в состав внереализационных или прочих расходов при расчете налога на прибыль.
Если причина отмены была неуважительной (например, по вине или инициативе сотрудника), учесть такие расходы для налогообложения нельзя.
Таким образом, четкое соблюдение алгоритма и полный комплект подтверждающих документов позволяют не только корректно закрыть расчеты с сотрудником, но и обоснованно отразить расходы в учете, минимизируя налоговые риски.
