«В последнее время объем командировок в нашей организации заметно вырос — и вместе с ним участились сложности с правильным оформлением выдачи денежных средств под отчет. Как не допустить ошибок и выстроить процесс четко?», обратился с вопросом наш подписчик.
За разъяснениями мы обратились к главному бухгалтеру УК «Тикет Хаус».
Перед поездкой работодатель обязан предоставить сотруднику денежные средства:
- На проезд;
- На проживание;
- Суточные;
- Иные необходимые расходы.
При этом важно обратить внимание, что размер аванса определяется на основании Приказа о направлении в командировку и Заявления сотрудника на выдачу денежных средств.
Аванс выдается двумя способами:
- Наличными деньгами;
- Перечисляется на личные банковские карты, в том числе зарплатные.
В бухгалтерском учете это отражается проводкой:
- Наличные средства: Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами», Кт 50 «Касса»;
- Безналичный расчет на карту сотрудника: Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами», Кт 51 «Расчетные счета».
Выдача наличных средств оформляется по расходному кассовому ордеру. Основанием для его составления служит утвержденное руководителем или директором заявление сотрудника.
При этом обязательно ставится отметка в табеле учета рабочего времени. Дни командировки отмечаются кодом «К» или цифровым кодом «06».
Суточные начисляются за все дни командировки, включая выходные и дни в пути. Их размер устанавливается локальным актом организации.
В 2026 году лимиты, не облагаемые НДФЛ и страховыми взносами, составляют:
- 700 рублей в день при командировках по России;
- 2500 рублей — за пределами России.
По возвращении из командировки сотрудник обязан в течение трех рабочих дней предоставить авансовый отчет, приложить к нему все подтверждающие документы и произвести окончательный расчет по авансу, выданному ему перед командировкой.
Пользователи Hamilton Apps заполняют авансовый отчет в электронной форме буквально за пару минут.
В авансовом отчете указывается:
- Сумма полученного аванса;
- Сумма израсходованных средств;
- Остаток или перерасход денежных средств.
Авансовый отчет составляется об израсходованных суммах в командировке. Сумма суточных также указывается в авансовом отчете, но предоставлять подтверждающие документы (чеки, квитанции и т.п.) по израсходованным суточным не требуется. Законодательство не обязывает сотрудников отчитываться о том, как были израсходованы суточные.
Таким образом, если вы будете следовать приведенному алгоритму, все операции с подотчетными средствами будут оформлены безупречно, а у контролирующих органов не возникнет вопросов.
