Любая компания имеет определенные взаимоотношения с другими субъектами хозяйственной деятельности
Компания приобретает сырье для производства, ищет новые рынки сбыта, налаживает дилерскую сеть – предпринимает все усилия для того, чтобы сделать товар или услугу популярнее, распространить ее, создать прочные деловые отношения, которые будут способствовать развитию бизнеса. Для этого проводятся коммерческие встречи и приемы представителей других организаций, в ходе которых как раз и налаживаются необходимые взаимоотношения. Чтобы организовать такие встречи, требуются определенные затраты, которые определяются как «представительские расходы».
В Налоговом Кодексе Российской Федерации они вынесены как отдельный вид расходов, относящийся к прочим, направленным на производство и реализацию. И несмотря на то, что на первый взгляд оплата представительских расходов вполне понятна, расхождения возникают с завидной регулярностью. Достаточно часто к ним относят всевозможные «лишние» траты – например, на мероприятия, в том числе развлекательные. Исключить непонимание помогает точное определение.
На какие цели направлены представительские расходы?
В данное понятие входят траты, которые направлены на прием и обслуживание лиц:
- уполномоченных представителей других организаций, которые прибыли для установления и поддержания деловых связей;
- членов руководящего органа компании, собравшихся для участия в совете директоров или ином подобном мероприятии.
Корпоративные мероприятия для собственных сотрудников компании не относятся к представительским расходам. Причем если «корпоратив» не носит развлекательный характер, а участие в нем принимают сотрудники других организаций, записать его в представительские расходы вполне реально.
Также в эту графу расходов можно отнести:
- Организацию официального приема для участников других организаций и уполномоченных лиц компании. Ограничений по месту или времени проведения мероприятия нет, однако сопровождающие документы должны подтверждать официальный характер мероприятия. Проводить его можно в будний или выходной день, в рабочее или нерабочее время в офисе, бизнес-центре или даже ресторане. Однако выбирать для проведения мероприятия специализированное развлекательное место (например, боулинг, ночной клуб, аквапарк и т.д.) не рекомендуется, так как обосновать целесообразность проведения делового мероприятия для контролирующих органов в подобной обстановке достаточно сложно.
- Транспортное сопровождение. Налоговые органы принимают в качестве транспортных расходы на доставку участников мероприятия к месту его проведения, но за исключением билетов на поезда и самолеты, а также расходов на проживание в отеле на время проведения приемов.
- Ресторанное обслуживание. К этой статье расходов можно отнести закупку продуктов для деловых завтраков, обедов и ужинов, а в некоторых случаях – на покупку напитков и снеков, употребляемых в перерывах между заседаниями.
- Работу переводчиков.
Что такое «представительские расходы» в бухгалтерском учете?
Налоговый Кодекс Российской Федерации нормирует данные траты и ограничивает их максимум 4% от расходов компании-налогоплательщика на оплату труда сотрудников. В бухгалтерском учете представительские расходы не подлежат строгому нормированию и принимаются в виде полной суммы. Для их отображения используется зачастую общехозяйственный счет или расходы на продажи. Это зависит от особенностей деятельности организации.
Списание представительских расходов может происходить по следующим счетам:
- 26 «Общехозяйственные расходы»;
- 44 «Расходы на продажи».
Признаются расходы в том отчетном периоде, в котором они имели место быть, а не в момент их оплаты. Так как производятся представительские расходы в основном лицами, предоставляющими авансовые отчеты, признание их осуществляется по мере подачи этих самых отчетов.
Как подтвердить представительские расходы после проведенного мероприятия
Чтобы уменьшить налогооблагаемую базу, налогоплательщику необходимо соответствующим образом подтвердить совершенные представительские расходы. Сложность в том, что законодательство не устанавливает строгого списка таких документов.
В качестве таковых могут выступать:
- основные документы, подтверждающие факт оплаты товара или услуги;
- приказ руководителя организации о проведении официального приема;
- составленная смета расходов на проведение мероприятия;
- программа указанного мероприятия;
- договора с поставщиками товаров и услуг для организации данного приема;
- отчет о проведенном приеме.
Список был создан со временем на основе рекомендательных писем Министерства финансов. Деловая практика не послужила основой для его создания, так как в основном требования к списку закрепились в нормативной базе.
Кстати, отчитаться по представительским расходам можно в облачном приложении для бизнеса Hamilton Авансовый отчёт.
Для расчета представительских расходов в финальный отчетный документ обязательно следует включить следующие данные:
- указание помещения для проведения мероприятия и его дату;
- список принимающих участие сотрудников;
- общую смету затрат на организацию;
- итог приема в виде подписанных соглашений, планов на дальнейшее взаимодействие, установленных отношений и т.д.
Если компания часто проводит официальные мероприятия для установления тесных деловых отношений, для подтверждения и обозначения представительских расходов в ней используется положение о представительских расходах. Это положение очерчивает ряд требований, а также закрепляет алгоритм учета расходов на проведение торжественных мероприятий. Такое положение создается для сокращения базы, облагаемой налогами.
