Большинство российских компаний до сих пор используют плановый подход к бизнесу, доставшийся нам в наследство из советских времен. Само понятие «управление расходами» для многих предпринимателей – что-то отвлеченное. Между тем, это является стратегически важной частью общего менеджмента, направленного на достижение высоких экономических показателей.
Что подразумевается под управлением расходами предприятия?
С точки зрения экспертов, успешное управление расходами в деятельности организации подразумевает следующее:
- Четкое понимание и оперативное получение информации о том, когда, куда именно и в каких размерах расходуются ресурсы компании.
- Понимание динамики разных видов затрат.
- Умение правильно использовать имеющиеся в распоряжении ресурсы.
- Приоритет в сторону оптимизации расходов.
Речь идет именно о грамотном управлении и контроле расходов, а не о тотальной экономии, поскольку последняя в конце концов скажется на уровне доходов бизнеса. Об одном из эффективнейших инструментов для управления и контроля расходов Вы можете узнать в статье Антикризисное решение.
Элементы системы управления расходами
- Планирование расходов – текущих и ожидаемых в долгосрочной перспективе.
- Организация системы управления: определение сроков, ответственных лиц, способов отчетности и прочих элементов системы взаимодействия по вопросам управления расходами.
- Координация и регулирование, т. е. оперативное принятие решений на разных уровнях предприятия о распределении ресурсов согласно бюджету.
- Разработка мотивационной системы, побуждающей сотрудников придерживаться рамок бюджета и экономить ресурсы компании.
- Контроль соответствия фактических расходов и корректировка плана в соответствии с новыми обстоятельствами или производственными факторами.
- Экономический анализ картины расходов компании для оценки эффективности использования ресурсов.
Методы оптимизации процесса управления расходами на предприятии
- Обозначение критериев эффективности затрат. Чем больше компания, тем больше задач вынужден делегировать ее руководитель. Передавая часть своих обязанностей подчиненным, глава организации обязан объяснить им методику принятия решений, касающихся расходов. Для этого у подчиненных должны быть четкие и прозрачные критерии оценки целесообразности затрат. Достигается она путем сопоставления затраченных ресурсов и полученных результатов. Там, где нет возможности измерить экономическую целесообразность в цифрах, лидер должен принять решение, руководствуясь собственным опытом и управленческими навыками. В данном случае его задача – передать соответствующие знания и умения подчиненным, чтобы в результате сформировать единое понимание концепции эффективности затрат.
- Привлечение персонала к составлению бюджета. Это в первую очередь важно для того, чтобы пробудить у сотрудников чувство ответственности и личной сопричастности.
- Разработка системы мотивации для эффективного управления расходами. Передача подчиненным навыков оценки эффективности затрат должна стать частью корпоративной культуры. Когда сотрудники понимают, зачем необходимо эффективное использование ресурсов, и разделяют точку зрения на его организацию, а не просто слепо выполняют инструкции, у компании гораздо больше возможностей для построения действенной системы контроля затрат.
- Автоматизация процессов управления затратами. Чем больше сотрудников вовлечено в процесс составления и планирования бюджета, тем сложнее синхронизировать их работу. На определенном этапе развития компании уже не обойтись упрощенными методами учета – типа таблиц Excel. Необходима система по автоматизации процесса управления расходами.
Обратите внимание!
На практике заметно сокращать расходы можно и на периферийных бизнес-процессах, например командировках и авансовых отчетах сотрудников. Используя специализированные бизнес-приложения по автоматизации этих процессов, компании экономят внушительные суммы и огромное количество времени, при этом эффективность работы сотрудников заметно увеличивается.
За пример возьмём приложение Hamilton Авансовый отчёт, которое позволяет всем сотрудникам комфортно работать в онлайн режиме с любого мобильного устройства, а компании по итогу экономить до 50% времени до 40% расходов. Подтверждением тому являются уже реализованные бизнес-кейсы.
- Персональная ответственность. Как известно, коллективная ответственность равна безответственности. Поэтому в штате компании обязательно должен быть сотрудник, для которого составление бюджета будет основной производственной задачей. Он координирует работу всех участников процесса, контролирует всю цепочку и улаживает противоречия. В качестве такого специалиста должен выступать профессиональный экономист. Как вариант, можно привлечь специалиста из консалтингового агентства.
Управление расходами на предприятии – это сложная и долгосрочная задача, которая должна быть выполнена, если целью компании является рост и развитие, а не выживание.
