Доля расходов на командировки сотрудников в крупных компаниях уступает в основном лишь одной статье – заработной плате
Особенно это касается организаций с географически разбросанными филиалами, а также компаний, в которых сотрудники имеют разъездной характер работы. В этом случае руководитель задумывается о том, как оптимизировать расходы и сделать процесс организации командировок проще для каждой из сторон.
Подготовка командировки – это процесс, в котором задействовано сразу несколько сотрудников организации.
Стандартная схема выглядит следующим образом:
- оформляется заявка;
- происходит предварительное одобрение заявки;
- бронируются билеты;
- все расходы по командировке вносятся в отчет;
- отчет утверждается;
- расходы возмещаются.
Слева Вы видите, как этот процесс может быть организован в компании, которая использует приложение Hamilton Командировки. Обратите внимание, что данное приложение дополняется модулем Hamilton Счёт агентства, который позволяет автоматически создавать электронный счёт и сразу сверять его с фактическим бюджетом
Система управления командировками – новый этап оптимизации рабочих процессов
Оптимизация бизнес-процесса способствует совершенствованию всех действий, которые связаны с отправкой сотрудника в другой филиал, город или страну. Например, упрощается предварительное утверждение командировки, бронирование билетов на поезд или самолет, заказ номера в гостинице, а также составление отчетности по всем статьям расходов.
Функционал прост и понятен, поэтому регистрация данных не отнимает много времени, а отчеты по командировкам можно составлять в считанные часы, что экономит рабочее время сотрудников и снижает вероятность ошибок. Объем стандартизированных ручных операций сокращается, а это в свою очередь положительно влияет на эффективность труда сотрудников компании.
Управление командировками одинаково актуально и для рядовых сотрудников, и для бухгалтерского учета, и для управленческой сферы. Такой инструмент позволяет внедрить единый алгоритм подготовки во всем предприятии, что положительно сказывается на соблюдении правил внутренней тревел-политики. Немаловажное преимущество решения – сокращение расходов на командировки за счет привлекательных условий покупки тревел-опций: билетов, проживания.
Функционал инструментов управления командировками
Возможности используемых инструментов достаточно гибкие, что позволяет легко подстраиваться под потребности определенной компании. Основной и максимально важной функцией является покупка тревел-опций прямо в системе, а именно бронирование билетов, заказ отеля и подобных услуг. Причем сделать это можно как самостоятельно, так и передоверив процесс авторизованному тревел-агентству, что экономит время сотрудников.
Управление командировками с помощью специализированного приложения позволяет охватить три главных направления:
- Планирование. Благодаря автоматическому соблюдению внутренних политик и правил компании, а также действующего законодательства удается использовать максимально выгодные условия при покупке опций и предварительной подготовке бизнес-путешествия.
- Оптимизация расходов. Использование специального приложения помогает подчиненным в режиме онлайн вносить траты, а руководству – отслеживать основные статьи расходов и принимать решения по их оптимизации.
- Аналитика. Все данные по бронированиям и расходам собраны в единой базе, доступ к которой можно получить в любое удобное время. Подготовка отчетов стандартизирована, можно легко составить диаграмму и провести анализ расходов для того, чтобы определиться с дальнейшей политикой, оптимизировать траты и спланировать бюджет на будущий период.
Какими преимуществами обладает современная система управления командировками?
Программные инструменты позволяют максимально оптимизировать весь бизнес-процесс. Основными преимущества их использования:
- Мобильность. Облачная технология позволяет использовать приложение с персонального компьютера, планшета или смартфона где угодно. При этом предприятию нет необходимости покупать собственный сервис или нанимать сотрудника, который будет обслуживать программный комплекс.
- Удобное бронирование. Заказывать все билеты можно самостоятельно или передоверить эту функцию тревел-менеджеру компании либо авторизованному тревел-агентству, что сильно экономит время.
- Простота управления. Можно мгновенно получить доступ ко всем заказанным опциям и данным по поездке, отчетам и аналитике.
- Соответствие внутренним правилам. Все политики и правила компании закладываются в систему, а одобряющие лица легко и быстро утверждают входящие заявки.
- Прозрачность. Благодаря сбору информации и ее удобному хранению, а также возможности подготовки отчетности можно анализировать расходы и оптимизировать их, добиваясь максимальной эффективности.
- Интеграция с другими системами. Приложение может использоваться с другими инструментами оптимизации бизнес-процессов, например, системами подготовки авансовых отчетов, внешними тревел-системами. Это позволяет экономить время и упрощать принятие решений, а также подготовку необходимых документов.
В результате внедрения облачных приложений многие процессы внутри компании упрощаются. Экономия времени на приятие решений, более гибкое управление задачами, сбор информации и ее мгновенный анализ для последующей оптимизации – все это работает на успех и развитие компании, позволяет акцентировать внимание на важных деловых вопросах и повышать эффективность работы сотрудников.
Чтобы убедиться в этом, смотрите, как компания Шнейдер Электрик сократила временные затраты на командировочный процесс от 5ти дней до 2х.
