Командировка представляет собой поездку сотрудника компании вне постоянного места работы для выполнения служебных обязанностей. В актуальных законодательных нормах минимального или максимального срока для деловой поездки не установлено, соответственно, она может длиться как половину дня, так и несколько месяцев.

Направляет сотрудника в командировку руководитель компании, что в обязательном порядке закрепляется в соответствующем приказе. Но как быть, если в командировку направлен сам руководитель компании? Разбираемся в материале ниже.

Командировка для руководителя компании

В зависимости от того является ли руководитель компании генеральным директором, её учредителем или соучредителем — его действия регулируются не только трудовым, но и гражданским кодексом.

Согласно статье 166 Трудового Кодекса Российской Федерации, в командировку может быть направлен только сотрудник организации. Генеральный директор, независимо от того, является ли он учредителем, всегда включен в штат организации, поэтому его можно направить в служебную поездку, как и любого другого рядового сотрудника.

А вот для того, чтобы в служебную командировку можно было направить учредителя или соучредителя организации с оплатой суточных, транспорта и проживания, необходимо оформить его в штат или же заключить с ним гражданско-правовой договор подряда.

Как оформить директору командировку правильно?

Для подготовки документов на командировку всех сотрудников организации действуют требования, утвержденные Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 г. № 11.

Ранее в Постановлении о регулировании командировок была указана необходимость оформления командировочного удостоверения, а также заполнения журнала учета прибывших и убывших в командировку сотрудников. Сейчас при направлении в командировку необходимости составлять эти документы нет, а к обязательным относят только приказ руководителя организации.

Приказ о направлении руководителя в командировку подготавливается по форме №Т-9, Т-9а или в свободной форме на фирменном бланке организации, закрепленном в её внутренней политике. В приказе обязательно указывается срок, место и цель командировки руководителя, после чего документ подписывается им в качестве генерального директора организации и в качестве командированного сотрудника.

Далее составляется заявление в бухгалтерию о выдаче командировочных средств, после чего директор, как и любой командированный сотрудник, получает на руки подотчетные средства для оплаты проезда, проживания, а также суточные, которые не требуют отражения в документах, подтверждающих расходы.

На данный момент для всех сотрудников компании установлен предельный размер суточных, не облагаемый НДФЛ: 700 рублей в день для России и 2 500 рублей в день для заграницы. Индивидуальный размер суточных также закрепляется во внутренней политике компании.

Оформить командировку руководителю, как и любому другому сотруднику компании, можно и электронно, например, в приложении Hamilton Командировки.

ПОСМОТРЕТЬ ПРИЛОЖЕНИЕ

Для этого командированному сотруднику необходимо войти в приложение, создать электронную заявку, указать даты и маршруты поездки и забронировать себе транспорт, проживание и прочие туристические опции. Сделать это можно как через авторизованное туристическое агентство, так и самостоятельно через Online booking tool.

Обратите внимание, что в приложении установлены лимиты компании по бюджету на командировку, поэтому командированный сотрудник и его руководитель всегда видят их прохождение или превышение. После утверждения бюджета руководителем все электронные билеты и ваучеры будут доступны сотруднику в личном кабинете.

Документы на командировку сформируется автоматически по установленным шаблонам компании, после чего их можно будет распечатать и подписать.

Такой подход значительно упрощает и ускоряет процесс оформления командировки, позволяет руководителю всегда находится в курсе всех передвижений и расходов сотрудников, а компании прозрачно взаимодействовать с туристическим агентством.

Читайте, как Шнейдер Электрик сократили время на оформление командировок с 5-ти дней до 2-х?

Как оформить директору отчет о командировке?

В течение трёх рабочих дней с момента возвращения из служебной поездки директор в обязательном порядке подготавливает авансовый отчет по командировке. Днем возвращения считается дата, указанная в проездном документе или, если директор пользовался собственным автомобилем, дата, обозначенная в путевом листе.

Отчет о командировке руководителя составляется по унифицированной форме АО-1 или в свободной форме, закрепленной в учетной политике организации. В этом документе указывается размер выданной под отчет суммы и расписываются все совершенные в поездке траты. К отчету всегда прилагаются оправдывающие расходы документы – кассовые чеки, товарные чеки, бланки строгой отчетности и т.п.

Если выданная под отчет сумма не была потрачена полностью, командированный сотрудник возвращает её в кассу организации по приходному кассовому ордеру. Если произошел перерасход, компания компенсирует сумму затрат командированному сотруднику по расходному кассовому ордеру.

Оформить отчет о командировке руководителю, как и любому другому сотруднику компании, можно также электронно в приложении Hamilton Авансовый отчет, которое легко синхронизируется с приложением Hamilton Командировки.

Командированный сотрудник из любой точки мира входит в приложение, в один клик подтягивает все данные из заявки на командировку в электронный авансовый отчет, заполняет свои расходы и прикрепляет фото подтверждающих документов онлайн. Далее сотрудник отправляет электронный авансовый отчет по командировке бухгалтеру, который быстро проверяет его и, по необходимости, отправляет на компенсацию.

Для получения демонстрации приложений Hamilton Apps заполните специальную форму на нашем сайте.