Служебные поездки по поручению работодателя могут иметь различную продолжительность. Они могут растягиваться на много месяцев или требовать всего нескольких часов присутствия сотрудника вне его рабочего места. Давайте рассмотрим, есть ли минимальные и максимальные сроки служебных поездок согласно действующему законодательству.

ОТЧЁТ ПО КОМАНДИРОВКЕ ОНЛАЙН

Оформляется ли командировка на один день?

Служебные поездки регулируют следующие законодательные акты:

  • статьи 166-169 (глава 24) Трудового кодекса РФ;
  • п.11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.

Продолжительность служебной поездки определяется только работодателем, исходя из направленного сотруднику поручения. В 2018 году в законодательство внесены изменения, которые ограничивают максимальный срок пребывания в служебной поездке 40 днями. Минимально сотрудника можно направить в командировку и на один день.

Кого нельзя отправить в такую поездку?

В деловую поездку нельзя направить человека, который не подписывал с организацией трудовой договор. Причем не играет роли тип трудового договора – срочный, бессрочный, по совместительству.

Работодатель может направить в командировку не каждого сотрудника.

Существуют определенные категории работников, которых нельзя отправлять в служебные поездки:

  • беременные женщины;
  • лица, работающие по ученическому договору;
  • лица, младше 18-ти лет.

Письменное согласие требуется:

  • от матерей, воспитывающих детей в возрасте трех лет;
  • от родителей детей-инвалидов;
  • от родителей-одиночек детей в возрасте до 5 лет;
  • от людей, присматривающих за больными родственниками при наличии соответствующего медицинского заключения.

Эти требования прописаны в статье 5.27 КоАП РФ. Согласно им отсутствие согласия работника при направлении в командировку для работодателя может быть чревато последствиями. В частности, определено как нарушение закона о труде и охране труда, что влечет за собой наложение штрафа, а для должностных лиц при повторном эпизоде – дисквалификацию на срок от 1 до 3 лет.

Оплата командировки на один день

В расчете такой служебной поездки нет существенных отличий от более длительных деловых визитов. В табеле учета рабочего времени эти дни обозначаются стандартным образом. То же касается и расчетов:

  • в рабочий день командировка рассчитывается по стандартной ставке – исходя из среднего заработка;
  • в выходной день или праздничный нерабочий средняя заработная плата за этот день удваивается (подробнее читайте в статье – Оплата командировки в выходной день).

Отличие от стандартной деловой поездки заключается в выплате суточных для командировки на 1 день. Если сотрудник отправляется в поездку на территории России, они не выплачиваются в принципе. Если же служебная необходимость заставляет его отправиться в ближнее или дальнее зарубежье, суточные выплачиваются из расчета половины от установленного тарифа. Однако возможность поощрить работника, выплатив ему аналог суточных, все же существует. Для этого в учетной политике организации или локальном приказе оговаривается возможность выдачи компенсации. Рекомендуется избегать названия «суточные» в определении этой компенсации.

Напоминаем, что в данный момент законодательство устанавливает следующие минимальные размеры суточных:

  • для командировок по России – 700 рублей на день;
  • для командировок за рубеж – 2500 рублей на день.

Эта сумма не облагается НДФЛ, в организации же может быть установлена собственная сумма, выплачиваемая сотруднику в качестве суточных. В этом случае размер превышения облагается налогом.

Порядок оформления командировки стандартен. Издается приказ о направлении сотрудника в командировку, выдаются средства на необходимые расходы в качестве аванса, ставится отметка в табеле учета рабочего времени и при необходимости – в журнале учета командировок. Если деловая поездка выпадает на выходной или праздничный день, сотрудник обязательно должен предоставить свое согласие.

Что нужно знать, если едешь в командировку на один день?

Алгоритм действий таков:

  1. Ознакомиться с приказом, изданным руководством компании и оформленном по стандартной унифицированной или собственной, закрепленной в учетной политике организации, форме. В нем будет указано назначение поездки, поставленное задание и другие важные нюансы.
  2. Получить аванс на расходы и компенсацию суточных.
  3. Проверить отметку в табеле учета рабочего времени. Ее проставляет работник отдела кадров, используя буквенный или цифровой код. Для обычных рабочих дней это чаще всего «К» или «06», для выходных и праздничных дней – «К/РВ».
  4. После возвращения в течение трех дней с момента приезда составить и подать в бухгалтерию авансовый отчет. К нему необходимо приложить документы, подтверждающие расходы – чеки, квитанции, накладные, бланки строгой отчетности и т.д.

Для удобства подготовки авансового отчета существуют специальные бизнес-приложения. Они являются крайне актуальными для компаний, ведь с их помощью удается полностью оптимизировать бизнес-процессы, упрощая решение множества задач.

ПЕРЕЙТИ К ПРИЛОЖЕНИЮ

 

Одно из таких приложений – Hamilton Авансовый отчет – обладает следующими возможностями:

  • Мобильность. Приложение можно использовать с персонального компьютера, смартфона или планшета в дороге, на работе или дома.
  • Локализация. Приложение настраивается под актуальные законодательные нормы и действующую политику компании (валюта, суточные, налоговые ставки и т.д.).
  • Прозрачность. Весь бизнес-процесс происходит в онлайн режиме, что позволяет легко контролировать действия всех участников цепочки.
  • Автоматизация работы бухгалтера – бухгалтерские проводки формируются в автоматическом режиме.
  • Хранение первичной документации. Сотрудник делает фото и скан-копии подтверждающих документов и загружает их прямо в приложение.
  • Гибкая интеграция. Приложение встраивается в существующую программную архитектуру и совместимо с большинством ERP-систем, например, 1С, SAP, Oracle, JD Edwards.

Отметим, что приложения Hamilton позволяют не только отчитываться по командировкам, но и заказывать их. Для этого существует приложение Hamilton Командировки, которое уже синхронизировано с Hamilton Авансовый отчёт. Таким образом, весь процесс командировки переходит в онлайн формат, а значит становится быстрым и удобным для всех участников цепочки.

 

Смотрите также: