Командировка в 1C

При направлении сотрудника в командировку существует определенный порядок действий. Необходимо подготовить приказ, довести его до сведения сотрудника, затем выдать средства под отчет. После возвращения из командировки сотрудник в течение трех дней с момента приезда обязан предоставить в бухгалтерию авансовый отчет, в котором расписывает произведенные траты и подтверждает их соответствующими документами.

Сумма, которая выдается сотруднику под отчет, рассчитывается, исходя из стоимости проездных документов, проживания и других расходов, а также учитывает суточные. Их размер устанавливается внутренними правилами компании, на настоящий момент в России предельный размер суточных, не облагаемый НДФЛ, составляет 700 рублей на день для внутренних поездок и 2500 рублей на день – для деловых поездок за рубеж.

Продолжительность командировки не устанавливается – поездка может занимать как 1 день, так и несколько месяцев. Сотрудник может быть направлен в деловую поездку в выходной или праздничный нерабочий день, однако в этом случае в табеле учета рабочего времени выставляется соответствующая отметка, а рабочее время оплачивается в двойном размере.

Почему правильно рассчитать командировку в 1С важно для предприятия

Соблюдение порядка подготовки отчетности и ее соответствие установленным правилам необходимы в первую очередь для целей налогообложения. Оформление зависит от того, какое количество сотрудников направляется в командировку.

Программа дает возможность подготовить отчетность при направлении в деловую поездку как одного, так и нескольких сотрудников.

Для одного сотрудника необходимо в базе «Зарплата и Кадры» открыть документ «Командировка» в 1С и нажать кнопку «Создать». В высветившейся форме вводим исходную информацию: месяц, дата начала поездки и ее окончания. Вводим ФИО сотрудника, который отправляется в поездку.

Программа в автоматическом режиме рассчитывает размер среднегодового заработка сотрудника, используя введенную в базу информацию. Сумма командировочных также отображается автоматически вместе с налогом на доходы. Вся информация видна в разделе «Главное».

Сразу оговоримся, что для полного переноса командировочного процесса в электронный формат компании используют специализированные приложение.

Одно из таких — Hamilton Командировки. Это интуитивно-понятное приложение для оптимизации корпоративного Travel-менеджмента позволяет создавать и утверждать заявки, а также бронировать опции по ним в режиме онлайн.

Оформление командировки в 1С версии 3.0: пошаговая инструкция

Сумма командировочных может перечисляться подотчетному сотруднику на банковскую карту. Тогда при оформлении командировки в 1С это проводится через журнал «Списание с расчетного счета». Рассмотрим подробнее документы «Расходный кассовый ордер» и «Авансовый отчет».

Размер суммы командировочных рассчитывается ориентировочно с учетом расходов на проезд, проживание, различные расходы. К этой сумме прибавляются также суточные. Выдача средств производится на основании заявления командированного сотрудника, в котором тот указывает цель поездки и необходимую сумму.

Приступим к оформлению расчетного кассового ордера. Выбираем раздел «Банк и касса», далее «Касса» и «Кассовые документы».

Оттуда переходим в журнал. Выбираем надпись «Выдача» и в новой форме заполняем открывшиеся поля:

• Вид операции – «Выдача подотчетному лицу».
• Счет учета – проставится автоматически на основании предустановленных параметров.
• Организация – если учет ведется по нескольким организациям, поле будет отображаться, если по одной, нет.
• Получатель – ФИО подотчетного сотрудника.
• Сумма – сумма выданных командировочных.
• Реквизиты – форма разворачивается и в нее вписываются порядковый номер заявления подотчетного сотрудника.
• Комментарий – прописывается информация, на какие нужды выдаются денежные средства.

Подтверждаем и смотрим, какие проводки сформировались:

После возвращения из командировки сотрудник предоставляет авансовый отчет, который оформляется в соответствующей форме. Сформировать его также можно в ERP-системе. Также авансовый отчет может подаваться в письменном виде в унифицированной форме АО или в свободной форме, что закрепляется в учетной политике организации.

Формируем новый документ. В верхней части меню выбираем пункт «Подотчетное лицо» и вносим ФИО сотрудника, который направляется в командировку. На экране появляется несколько вкладок:

• Авансы – вносим строку в табличную часть.
• Потом в колонке «Документ аванса» и в окне «Выбор типа данных» нажимаем на пункт «Выдача наличных».

Вкладка «Товары» надлежит к заполнению, если на аванс покупались определенные товары.

Вкладка «Прочее» — заполняем каждую строку в соответствии с подтверждающим документом. Им может быть билет на транспорт, квитанция на услуги или оплату жилья или другой документ, который оправдывает произведенные расходы. Вносим сумму по НДС.

Закрываем и проводим документ. В проводках отображается сумма затраченных средств.

Если сумма трат оказалась меньше выданной на расходы суммы, остаток нужно оформить как возврат.

При оформлении авансового отчета или командировки можно пользоваться дополнительными инструментами, которые существенно упрощают и во многом автоматизируют этот процесс. Используйте современные бизнес-приложения, которые удобны для руководителей, бухгалтеров и подотчетных сотрудников. Такие приложения обладают особенными преимуществами:

• мобильны и могут использоваться на планшете, смартфоне, персональном компьютере в дороге, на работе и дома;
• имеют гибкие настройки под локальные законодательные акты и внутренние бизнес-процессы компании, в частности, требования учетной политики;
• прозрачны и позволяют создавать авансовые отчеты онлайн;
• автоматически формируют приказ на командировку и другие документы в соответствии с политикой компании;
• подготавливает отчетность для анализа и оптимизации расходов;
• удобны, так как процесс утверждения многоуровневый, происходит в соответствии с учетной политикой компании, а проводки для бухгалтерии формируются автоматически;
• хранят весь архив первичной документации (документы, подтверждающие расходы в командировке);
• интегрируются с используемыми в компании ERP-системами, в частности, 1С.

Набор инструментов подбирается в соответствии с потребностями компании, например, при значительном количестве командировок сотрудников можно использовать приложения, упрощающие процесс направления в командировку и подготовки к ней. Такие приложения сокращают алгоритм подготовки и помогают избежать ошибки при оформлении авансовых отчетов.