Планирование и исполнение бюджета в организации – процесс многоступенчатый. Для эффективного бюджетирования необходимы сбор и анализ данных, которые помогут избежать ошибок в будущем.

Контроль исполнения бюджета подразумевает под собой сопоставление фактических результатов деятельности с запланированными, анализ информации для выявления отклонений и формирование выводов для последующего планирования.

ПРИЛОЖЕНИЕ ДЛЯ КОНТРОЛЯ БЮДЖЕТА КОМАНДИРОВОК

В идеальных условиях запланированные показатели доходности должны быть достигнуты, а запланированные расходы – не превышать установленный лимит. На практике же добиться такого достаточно сложно из-за многочисленных переменных, оказывающих прямое и косвенное влияние на бюджет. Однако для эффективного бюджетирования требуется постоянный мониторинг показателей, а на основе аналитических данных можно более гибко прогнозировать доходы и расходы.

Виды контроля исполнения бюджетов предприятия

Существует три основных вида, разделяемых по времени проведения:

  • предварительный;
  • оперативный (текущий);
  • заключительный.

Предварительный требуется в основном для предотвращения возможных нарушений. Такой контроль заключается в согласовании заявок до совершения сделок.

Оперативный или текущий проводится с определенной периодичностью, как правило, каждую неделю или один раз в квартал. Он направлен на выявление фактических отклонений от запланированных показателей.

Заключительный проводится как итоговая оценка эффективности освоения бюджета, причем как в комплексе, так и по отделам.

Текущий и заключительный контроль требуют тщательного изучения документации. Каждый из них состоит из трех этапов:

  • сбор информации;
  • анализ и поиск ошибок;
  • формирование стратегии для дальнейшей работы без выявленных отклонений.

Как работает контроль бюджета предприятия и система управления

Для осуществления проверки расходования используются в основном оперативные данные бухгалтерского и управленческого учета. Поэтому необходимо, чтобы автоматизированная система управления на предприятии имела возможность в нужном формате собирать и анализировать необходимые сведения. В некоторых случаях выполняется ее доработка, которая чаще всего включает детализацию плана счетов, изменение расчета себестоимости и методов учета затрат.

При разработке форм отчетов об исполнении бюджета учитывается их соответствие исходным бюджетным формам, в частности, охват сфер управления и аналитических показателей. Может потребоваться их углубление и «подгонка» под конкретные требования.

Формы отчетов на предприятии должны содержать данные не только о фактических, но и о запланированных расходах, а также итоговую калькуляцию отклонений в процентном соотношении. В результате на основании таких форм удается сделать выводы о вероятном исполнении или неисполнении бюджета за текущий выделенный период.

Для работы с новыми формами отчетности требуется привести их к стандартизированному виду, как и бюджетные, а также сопроводить инструкциями по заполнению.

Контроль бюджета в организации: практические советы

Для эффективной работы всей системы в целом требуется:

  • Проанализировать систему учета и выявить, присутствуют ли в ней аналитические признаки, заложенные в бюджете. В противном случае свести запланированный бюджет с фактическим вряд ли удастся.
  • Предупредить появление ошибок. Это можно сделать при адекватных мерах предварительного и текущего контроля бюджета. То есть избежать ошибок еще на этапе подготовки и проведения сделок, внедрив специальные процессы проверки документации.
  • Установить регламент проверок. Процедуру контроля выполнения бюджета предприятия рекомендуется разделить на этапы, каждый из которых документально зафиксировать. Количество проверок, их сроки и объем, определенные в соответствующих документах, помогут сделать весь процесс более прозрачным и повысят общее качество.

 

Смотрите также: