Для оформления командировки обычно нужны
1. Приказ о направлении в командировку
Основной документ, который фиксирует сроки и цель поездки.
2. Служебное задание (если применяется в компании)
Описывает основные задачи сотрудника в поездке.
3. Авансовый отчет с подтверждающими документами
Чеки, билеты, квитанции об оплате жилья и прочие расходы.
4. Проездные документы (билеты, посадочные талоны) и документы о проживании (счет/акт из гостиницы, ваучер на проживание)
Документы для командировки: что оформить до поездки?
Подготовка к командировке начинается задолго до того, как сотрудник садится в поезд или самолет. Чтобы поездка прошла без накладок, а расходы потом не пришлось доказывать, важно заранее собрать и правильно оформить все документы.
1. Приказ о направлении в командировку
Это главный документ, на основании которого сотрудник отправляется в служебную поездку. Приказ можно составить по унифицированной форме № Т-9 или по форме, утвержденной внутренней политикой компании. Сотрудника необходимо заранее ознакомить с приказом под подпись.
2. Служебное задание
С 2023 года форма служебного задания не является обязательной, но многие компании продолжают использовать ее в качестве внутреннего документа. Она помогает четко зафиксировать цели, задачи и результаты командировки.
3. План-график командировки
В некоторых случаях, особенно при длительных или сложных командировках, дополнительно составляют план-график. В нем расписывают: даты и время встреч, адреса и контакты принимающей стороны и прочую необходимую информацию.
4. Доверенность на представление интересов компании
Если в задачи командировки входят переговоры, подписание договоров или иных документов от лица компании, сотруднику потребуется доверенность.
5. Билеты и документы на проживание
Заранее оформленные билеты и подтверждение бронирования гостиницы являются не только гарантией поездки, но и обоснованием сроков командировки в приказе.
6. Заявление на выдачу аванса
Пишется в свободной форме или по шаблону компании.
7. Заграничный паспорт и виза
8. Медицинская страховка для зарубежных поездок
Документы во время командировки: что собрать и сохранить в поездке?
Когда сотрудник уже в пути, главная задача вовремя собирать документы, которые потом понадобятся для авансового отчета. Именно в этот момент чаще всего теряются чеки, забываются посадочные талоны и не запрашиваются акты из гостиницы.
1. Проездные документы и посадочные талоны
К ним относятся электронный билет и посадочный талон, маршрут-квитанция, контрольный купон, билет на автобус с отметкой о поездке или чек об оплате, путевой лист, чеки с АЗС, квитанции за платные дороги и парковку.
Полезный совет: Сразу после посадки сфотографируйте посадочный талон или сохраните его электронную версию в Hamilton Apps.
2. Документы на проживание
К ним относятся квитанция или счет за проживание, акт выполненных услуг, кассовый чек.
3. Чеки и документы по прочим расходам
К ним относятся такси, метро, автобус, питание, связь, интернет, представительские расходы.
4. Документы, подтверждающие выполнение задания
К ним относятся протоколы встреч, переговоров, совещаний, сертификаты, справки, фотографии с мероприятий, отчеты о выполнении служебного задания.
Документы после возвращения: закрываем поездку правильно
После возвращения сотрудника из командировки работа с документами не заканчивается. Наступает самый ответственный этап, когда нужно подтвердить расходы и отчитаться о выполнении задач.
1. Авансовый отчет
Это главный документ, который закрывает финансовую часть командировки.
2. Подтверждающие документы
К отчету прикладывают все документы, собранные во время поездки.
3. Отчет о выполнении служебного задания
При условии, что в компании принято фиксировать результаты командировки.
4. Возврат остатка подотчетных средств или возмещение перерасхода сотруднику
Такой четкий порядок помогает сделать командировку прозрачной для компании, а сотруднику — спокойно и без стресса закрыть все формальности.
