«Как принять к учету расходы, если командировка не состоялась? На днях столкнулись с такой ситуацией: рейс в город назначения сначала перенесли на 12 часов, а затем и вовсе отменили. Купить новые билеты не получилось, свободных мест не было. Сдать старые тоже не удалось, так как они приобретались по невозвратному тарифу. В итоге с партнером договорились перенести командировку на две недели. При этом я уже потратил личные средства: оплатил такси от дома до аэропорта и питание. Подскажите, как правильно учесть эти расходы?», получили мы вопрос от нашего постоянного читателя.
Чтобы прояснить детали, мы обратились за разъяснениями к главному бухгалтеру УК «Тикет Хаус».
«Расходы, понесенные до несостоявшейся командировки, можно принять к учету, но только при соблюдении ряда условий и с важным нюансом. Они уже не будут считаться расходами на командировку», разъясняет главный бухгалтер УК «Тикет Хаус».
Как правильно оформить возмещение?
1. Служебная записка сотрудника
В ней нужно подробно описать ситуацию про перенос и отмену рейса, отсутствие возможности сдать билеты или купить новые, согласование переноса командировки с принимающей стороной. Также указать, какие расходы были понесены (в данном случае это такси, питание) и приложить подтверждающие документы.
2. Приказ руководителя
На основании служебной записки издается приказ о возмещении расходов. В нем необходимо прямо указать, что расходы понесены в связи с подготовкой к командировке по поручению работодателя и не являются командировочными в строгом смысле.
3. Подтверждающие документы
Для такси — электронный чек, квитанция, выписка из приложения агрегатора. Для питания — кассовые или электронные чеки. Если часть расходов была безналичной, подойдут выписки по банковской карте.
4. Бухгалтерские проводки
Расходы отражаются не как командировочные, а как прочие расходы, связанные с деятельностью организации (например, по счету 91.02 «Прочие расходы», либо по соответствующему счету затрат, если есть прямая связь с будущей командировкой).
Таким образом, хотя формально командировка не состоялась, работодатель вправе возместить сотруднику обоснованные и подтвержденные траты, оформив их не как командировочные расходы, а как компенсацию затрат, понесенных в интересах компании.
