Каждая ИТ-компания, внедряющая решения для бизнеса, хотя бы раз точно развеивала миф заказчика о минимальных трудозатратах с его стороны в ходе проекта. Естественно, ИТ-поставщик берет на себя обязательства по реализации пула разнонаправленных задач, но даже при наличии полной проектной команды, координатор на стороне клиента всё равно всегда необходим.

Анастасия Рымашевская, руководитель отдела проектов компании Hamilton Apps в России, рассказала, почему клиенту важно иметь проектного менеджера на своей стороне, какими навыками он должен обладать, и с кем ему придется взаимодействовать в ходе проекта.

«Если на стороне клиента нет проектного менеджера, то сам проект или затянется как минимум вдвое, или зайдёт в тупик».

Никто не знает бизнес-процессы компании лучше, чем его участники, ведь именно они каждый день работают с его теми или иными участками и располагают информацией о его узких местах. Какими бы стандартными бизнес-процессы ни казались, в каждой компании есть своя специфика – проект пойдёт в разы быстрее, если о ней ИТ-поставщику поведают сами сотрудники компании.

Лучше всего, если это будет один выделенный сотрудник — проектный менеджер, который отлично владеет, как языком ключевых лиц компании, так и языком ИТ-поставщика, являясь «проводником».

«Проектный менеджер не просто координирует проект, он умеет грамотно взаимодействовать с ключевыми лицами и четко понимает, как бизнес-процесс будет выглядеть по итогу».

Не секрет, что у заказчика всегда много «хотелок». Здесь важно вовремя остановиться и выделить основные моменты для дальнейшей проработки, ведь от этого напрямую зависит конечный результат и время его достижения. Именно поэтому проектный менеджер со стороны клиента должен точно понимать, с кем лучше всего взаимодействовать по тому или иному вопросу, а также уметь фильтровать входящую информацию, выдавая грамотно сформулированный ответ ИТ-поставщику.

Качественная работа с такой информацией возможна только при знании всего бизнес-процесса, видении того, как он должен выглядеть в финале проекта и обладанием таких качеств как лидерство — ПМ является движущей силой проекта, и структурированность — ПМ приводит в порядок сложный процесс.

«В проекте не должно быть задействовано много лиц со стороны клиента, так как это усложняет коммуникацию и процесс принятия решения — на разных этапах проекта к проводнику могут подключаться по одному специалисту из соответствующих отделов».

Например, при внедрении приложений по автоматизации авансовых отчетов и командировок, ПМ клиента на разных этапах проекта взаимодействует с 3-мя ключевыми лицами своей компании:

  1. Сотрудник коммерческого отдела – он знает все боли, связанные с заполнением авансовой отчетности и командировочным процессом.
  2. Сотрудник бухгалтерии или финансового отдела – он владеет информацией о цифрах, что позволяет выявить и соптимизировать неэффективные участки бизнес-процесса.
  3. Сотрудник ИТ-отдела – он подключается на интеграционной части и может напрямую взаимодействовать с ИТ-поставщиком по специализированным вопросам.

При организации внедрения проекта для осуществления высшего контроля также могут напрямую привлекаться бизнес-партнер или генеральный директор компании-клиента, однако чаще всего их решение поставщику транслируют сотрудники бухгалтерии или финансового отдела.

«Естественно, бывают случаи, когда компания-клиент не может выделить полноценного проектного менеджера – в этом случае мы переходим к плану Б».

«План Б» заключается во взаимодействии ИТ-поставщика и ключевых лиц компании клиента без проводника. Как и говорилось ранее, в этом случае время внедрения проекта всегда увеличивается – но если ключевые лица компании-клиента открыты к взаимодействию, то это уже 50% успеха, остальные 50% — экспертиза и опыт поставщика.

«Огромный опыт внедрения проектов в компаниях со сложной разветвленной структурой научил нас разговаривать с ключевыми лицами компании-клиента на одном языке и точно понимать, какой результат они хотят получить от проекта».

Быть экспертом в своей области – значит уметь грамотно выстраивать бизнес-процесс, просчитывая наперед всевозможные узкие места. Экспертиза приходит исключительно с опытом, поэтому чем дольше ИТ-поставщик работает на рынке, и чем больше у него интересных кейсов, тем лучше он знает, как этот бизнес-процесс сделать максимально эффективным.

И конечно же огромное значение имеет полноценная команда на стороне ИТ-поставщика. В идеале она должна состоять из проектного менеджера – он полностью ведёт компанию-клиента, внедренцев – они взаимодействуют с ИТ-специалистами, проводят тестирования и обучения, и самих ИТ-специалистов — они вносят все необходимые правки в систему. А вишенкой на торте всегда является оперативная служба поддержки клиентов.

Познакомиться с проектной командой Hamilton Apps можно здесь.