Эффективность любой командировки напрямую зависит от ее грамотного планирования, начиная с определения оптимального маршрута и заканчивая утверждением бюджета. Её оформление также включает в себя подготовку целого пакета обязательных документов.

Естественно, что чем больше командировок в компании, тем больше времени тратится на их планирование. Вместе с этим увеличивается риск пропуска всевозможных ошибок, нарушения политик и регламентов, а также несанкционированных поездок. По итогу компании несут на бизнес-процессе значительные временные и денежные расходы.

Когда десятки человек постоянно отправляются в бизнес-поездки по разным маршрутам, организовывать и контролировать их в ручном режиме становится практически невозможно. Вот почему всё больше компаний прибегают к автоматизации этого бизнес-процесса.

Коротко о планировании командировок

Независимо от сферы деятельности и прочих особенностей компании планирование командировки сотрудника в другой регион или страну для выполнения служебных обязанностей включает в себя:

  • подготовку необходимого пакета документов;
  • составление маршрута с учетом стыковок;
  • закупку билетов на транспорт и организация трансфера;
  • бронирование места проживания (по необходимости);
  • учет дополнительных расходов (интернет, мобильная связь и т.п.);
  • утверждение бюджета.

Обратите внимание, что вся командировочная документация, а также расходная часть в обязательном порядке должны быть утверждены с руководителем организации.

Таким образом, в подготовке одной командировки всегда задействовано несколько участников: сам сотрудник, его руководитель, бухгалтер, а также лицо, ответственное за бронирование транспорта и проживания, например, лицо из административного отдела или тревел-координатор. Для последней задачи компании также часто пользуются услугами корпоративных туристических агентств.

Как правило, в такой непростой цепочке вследствие человеческого фактора допускается большое количество ошибок в документации, или же она вовсе теряется, билеты и гостиницы бронируются по невыгодным тарифам в последний момент, должный контроль соблюдения тревел-политик компании отсутствует.

Избавиться от перечисленных выше проблем, настроив бизнес-процесс максимально грамотно, поможет автоматизация командировок. При выборе поставщика системы планирования служебных командировок обращайте внимание на её гибкость, а также на работу службы поддержки и формат решения сложных ситуаций. Рассмотрим такую систему подробнее на примере облачного приложения Hamilton Командировки.

Управление командировками онлайн

В приложении Hamilton Командировки все участники бизнес-процесса работают в единой онлайн среде с любого мобильного устройства из любой локации. При этом их роли и права могут быть настроены под специфику и регламенты каждой отдельной компании.

Если компания сотрудничает с корпоративным туристическим агентством, оно также может быть подключено к приложению, что делает процесс взаимодействия максимально прозрачным. Стандартно бизнес-процесс в приложении выглядит следующим образом:

В заявке на командировку вся информация о сотруднике уже заполнена по умолчанию — ему остается указать маршрут и даты поездки, а также забронировать билеты и проживание. Причем последнее он может сделать как самостоятельно, через Online booking tool (OBT) — систему бронирования онлайн, так и через туристическое агентство, не выходя из приложения.

Менеджер видит в приложении все детали по поездке сотрудника, включая превышения лимитов компании, если таковые имеются, и в один клик утверждает или отклоняет заявку. На случай возникновения вопросов или комментариев в приложении предусмотрено специальное поле.

Командировка онлайн в приложении в разы эффективнее для всех участников бизнес-процесса, так как им больше не нужно обзванивать туристические агентства в поиске выгодных условий для организации перелета или проезда, посещать каждый отдел по нескольку раз для согласования деталей поездки и пытаться найти и собрать все расходы и документацию по ним воедино.

Еще одним плюсом такого решения является его взаимная интеграция в учетную инфраструктуру предприятия — бухгалтерия и руководство всегда находятся в курсе всех совершенных трат сотрудника, ведь он также прямо в приложении может и отчитаться по командировке.

В приложении Hamilton Авансовый отчет все данные по командировке сотрудника подтягиваются в электронный документ в один клик. Командированному сотруднику остается заполнить расходы, прикрепить фото подтверждающих документов и отправить электронный авансовый отчет по командировке на проверку бухгалтеру и утверждение руководителю.

Важно отметить, что приложение формирует бухгалтерские проводки в автоматическом режиме и полностью синхронизируется с любой ERP. В нем также предусмотрена функция визирования документации электронной цифровой подписью (ЭЦП).

Такая комплексная автоматизация командировок позволяет компаниям экономить до 40% расходов и до 50% времени на бизнес-процессе. В разделе Кейсы можно найти реальные подтверждения тех, кто уже внедрил и активно использует такое решение.

Изменения в командировке

Бывают случаи, когда сотрудник, выехав в командировку в один регион, должен срочно начать решать новые задачи уже в другом. В обычном режиме такая ситуация потребует составления дополнительных документов, корректировки счетов и отчетов, оперативного бронирования новых билетов и проживания — всё это, скорее всего, спровоцирует возникновение путаницы.

Автоматизированные системы планирования командировок решат такую проблему быстро и просто — любые изменения вносятся в заявку в онлайн-режиме, после чего все данные самостоятельно пересчитываются и становятся доступными всем участникам бизнес-процесса.

Такой подход позволяет командированному сотруднику без лишних усилий выполнить поставленную задачу, бухгалтерии всегда быть уверенными в корректности отчетности, а руководителю легко контролировать процесс и, что самое важное, расходы.

Когда контроль командировочных расходов автоматизирован риск всевозможных ошибок из-за человеческого фактора, таких как указание неправильных сумма, утеря подтверждающих документов, отсутствие брони на гостиницу или бронь на неверное количество дней и т.п., максимально снижен. Более того, такой подход помогает предотвратить злоупотребления со стороны выездных сотрудников, что при больших объемах может выливаться во внушительные дополнительные траты компании.