Большое количество выездной работы сотрудников предприятия вынуждает руководителя проекта или другое ответственное лицо постоянно выполнять планирование командировок, определять сумму расходов, продумывать оптимальный маршрут. Для небольшой компании с тремя-четырьмя выездными специалистами это не составит серьезных проблем. Но что если каждый месяц в командировки отправляются десятки человек по разным маршрутам для решения разных задач? В такой ситуации избежать ошибок и обеспечить нормальную работу предприятия помогут специализированные бизнес-решения.

КОМАНДИРОВКИ ОНЛАЙН

Удобство использования системы управления командировками

В зависимости от особенностей и сферы деятельности компании, в составлении плана работы сотрудника на выезд в другой регион или страну должно входить следующее:

  • составление маршрута передвижения с учетом поставленных задач;
  • закупка билетов и организация трансфера по оптимальной стоимости;
  • составление списка дополнительных расходов: проживание в гостинице, питание, передвижение по городу, расходы, связанные с выполнением обязанностей;
  • согласование всех затрат с финансовым отделом, бухгалтерией, руководителем командируемых сотрудников.

При использовании системы планирования служебных командировок, например Hamilton Командировки, все эти операции выполняются автоматически. Ответственным лицам не придется самостоятельно посещать каждый отдел для согласования деталей, обзванивать туристические агентства, искать выгодные условия для организации перелета/проезда в другие страны. Теперь сотрудник создает заявление на командировку, заказывает опции по поездке и общается напрямую с турагентством прямо в приложении, а менеджер утверждает её онлайн и всегда находится в курсе всех расходов.

Еще одним преимуществом такого решения является его взаимная интеграция в учетную инфраструктуру предприятия. Так, бухгалтерский отдел сразу получает всю необходимую информацию о совершенных тратах на покупку билетов, бронирование номеров в гостинице, транспортные услуги. Такое бизнес-приложение можно настроить на корректное взаимодействие с существующими Travel-системами, которые предоставляют свои услуги компании на договорной основе.

Изменения в планировании командировки «на ходу»

Бывают случаи, когда командированный в другой регион сотрудник предприятия должен решать новые задачи, сформированные уже после его выезда. В обычной ситуации это потребует составления дополнительных документов, корректировки счетов и отчетов, что провоцирует возникновение путаницы с бухгалтерскими проводками. Автоматизированные системы планирования командировок решают такую проблему очень быстро:

  1. Руководитель проекта меняет в онлайн-режиме маршрут, вводит новые данные в отчетную форму, после этого все данные автоматически пересчитываются.
  2. Все изменения сразу же отображаются в интерфейсе приложения у сотрудника и бухгалтерии, что позволяет избежать незапланированных трат и правильно ввести все расходы в отчетность.
  3. Выездной сотрудник может сразу задать уточняющие вопросы руководству по обновленному плану поездки и оперативно решить поставленную задачу.

Защита от ошибок и злоупотреблений

В процессе составления плана выездной работы велика вероятность ошибки из-за человеческого фактора: неправильная сумма расходов, отсутствие подтверждающих документов, отсутствие брони на гостиницу или бронь на неверное количество дней. Современные приложения для бизнеса способны исправить эти ошибки или указать на неверные данные, что упрощает проверку всех итоговых документов.

Эти приложения также хорошо помогают предотвратить злоупотребления со стороны выездных сотрудников. В простом интерфейсе отображаются все уже сделанные и запланированные траты: стоимость транспортных расходов, оплата проживания в гостинице, деловые ужины в ресторанах. При этом сотрудник постоянно вносит новые данные и подтверждает расходы, поэтому отследить не связанные с рабочей деятельностью траты очень просто.

ПОСМОТРЕТЬ ПРИЛОЖЕНИЕ

Синхронизация с авансовым отчетом

Руководители, ценящие свое время и время сотрудников, рассматривают в качестве основного преимущества системы планирования командировки ее синхронизацию с составлением авансовых отчетов. Поскольку такой отчет является первичным документом для бухгалтерии, он должен учитывать все расходы сотрудника в командировке. Если использовать готовые бизнес-решения, обеспечивающие синхронизацию плана командировки и авансового отчета, бухгалтеру и командированному не придется переносить все данные вручную.

Так, например, приложение Hamilton Командировки уже синхронизировано с приложением Hamilton Авансовый отчёт.

Выбор формата работы с планированием командировок

В зависимости от разработчика и поставщика услуг, процесс введения данных в систему может строиться несколькими способами:

  • Через обычный веб-браузер на смартфоне, планшете или ПК.
  • Через приложения, установленные на клиентские устройства.

Однозначных рекомендаций выбора системы планирования по данному критерию нет. Важно установить, подходит ли конкретный продукт для решения задач компании. Также стоит обратить внимание на работу службы поддержки и формат решения проблемных ситуаций. В этом плане наиболее подходящими будут продукты от компаний, обеспечивающих круглосуточную поддержку своих решений и готовых взять на себя ответственность в случае сбоя работы сервиса.

Все приложения Hamilton являются облачными, а это значит, что Вам не придется тратить время на установку. Мы также обеспечиваем полную поддержку своих клиентов и тщательно следим за качеством работы наших продуктов. 

ОТЗЫВЫ НАШИХ КЛИЕНТОВ

 

Смотрите также: