Авансовый отчет составляется сотрудником по результатам расходования средств на нужды компании. Эти средства могут быть выданы подотчетному лицу в качестве аванса для покупки товаров или оплаты услуг, а также на расходы во время командировки – проезд, проживание и т.д.

Авансовый отчет составляется в течение трех дней с момента совершения расходов или возвращения из служебной поездки, или же в срок, который был определен руководителем и закреплен во внутренних актах компании.

К авансовому отчету в обязательном порядке прилагаются товарные или кассовые чеки, бланки строгой отчетности, накладные и прочие документы, которые подтверждают понесенные сотрудником расходы в процессе выполнения производственного задания.

В материале ниже рассмотрим образец оформления авансового отчета в свободной форме, в том числе электронно в приложении Hamilton Авансовый отчет, а также по унифицированной форме АО-1.

Авансовый отчет по форме АО-1

Унифицированная форма АО-1 была утверждена Постановлением Госкомстата РФ в 2001-м году, а упразднена в 2013-м – с этого момента все подотчетные сотрудники получили право составлять и сдавать авансовый отчет фактически в свободной форме.

Однако на практике унифицированная форма АО-1 и по сей день продолжает активно использоваться в компаниях, так как этот документ проверен временем и считается достаточно привычным и удобным.

Авансовый отчет по форме АО-1 заполняется подотчетным лицом и бухгалтером компании. На лицевой стороне указывается:

• информация об организации: название, реквизиты;
• информация о документе: номер и дата заполнения;
• информация о подотчетном сотруднике: ФИО, должность, подразделение;
• информация об авансовых средствах: назначение, суммы.

На первом листе формы есть две таблицы. Левую таблицу заполняет подотчетный сотрудник, декларируя выданную сумму, фактические расходы, а также оставшиеся или перерасходованные средства. Правую — заполняет бухгалтер компании, прописывая в ней бухгалтерские счета и операции, а также субсчета для проводки средств с суммами.

Под таблицей обязательно указывается количество документов, подтверждающих обоснованность совершенных сотрудником трат, которые далее прикрепляются к авансовому отчету в в виде приложений на отдельных листах.

Подробная информация о прилагаемых документах содержится на оборотной стороне авансового отчета. Сюда входит полный перечень документов с названиями, датами выдачи, реквизитами продавцов товаров или поставщиков услуг, а также детализацией по каждому расходу.Для каждого подтверждающего документа указывается номер субсчета в бухгалтерии, по которому они проводятся.

Обратите внимание, что внизу лицевой стороны формы АО-1 есть отрезная часть, которая является распиской между подотчетным лицом и бухгалтером компании.

В отрезной части авансового отчета указывается ФИО подотчетного сотрудника, дата и номер отчета, сумма выданных средств, а также количество прилагаемых к отчету подтверждающих документов. Далее на ней ставит подпись само подотчетное лицо, подтверждая верность внесенных данных, и бухгалтер компании, подтверждая принятие авансового отчета.

Авансовый отчет в свободной форме

Под свободной формой авансового отчета понимается документ, который утвержден руководством определенной компании и закреплен в её локальных актах.

Как правило, при разработке собственной формы авансового отчета компании берут за основу структуру унифицированной формы АО-1, о которой шла речь выше. Эту форму можно использовать для оформления авансового отчета в ERP, например в 1С в разделе «Банк и касса».

Для этого создается отдельное окно с указанием наименования организации и подотчетных лиц, в которое добавляется таблица, куда и вносится вся информация о произведенных тратах. Данные о выдаче наличных средств вносятся через создание расходно-кассового ордера (РКО), который распечатывается и предоставляется на подпись подотчетному лицу, после чего документ сохраняется и по нему формируется бухгалтерская проводка.

Такой подход привычен для компаний, однако он не покрывает процесс оформления авансового отчета полностью. Именно поэтому сегодня всё больше компаний прибегают к комплексной автоматизации этого бизнес-процесса, используя специализированные приложения, например, Hamilton Авансовый отчет.

[vc_button radius=»btn-circle» link=»url:https%3A%2F%2Fhamiltonapps.ru%2Fnashi-prilozheniya%2Fhamilton-avansovyj-otchyot%2F|title:tra||» onclick=»trackOutboundLink(‘http://themeforest.net/item/uncode-creative-multiuse-wordpress-theme/13373220?utm_source=undsgncta&ref=undsgn&license=regular&open_purchase_for_item_id=13373220&purchasable=source’); return false;»]ПОСМОТРЕТЬ ПРИЛОЖЕНИЕ[/vc_button]

Приложение Hamilton Авансовый отчет является гибким и легко настраивается под специфику, политику и регламенты любой компании. Это значит, что при оформлении электронного авансового отчета компания-клиент может использовать, как унифицированные печатные формы документов, так и самостоятельно разработанные и утвержденные в её локальных актах.

Авансовый отчет в приложении Hamilton

Приложение Hamilton Авансовый отчет позволяет не просто создавать авансовые отчеты в электронной форме, а полностью перенести бизнес-процесс в онлайн среду, где легко работают и взаимодействуют все его участники.

Приложение Hamilton Авансовый отчет является облачным, поэтому все его пользователи могут войти в него с любого мобильного устройства, из любой локации и в любое удобное время. При этом их роли, права и действия могут быть настроены согласно привычному бизнес-процессу в компании.

Так как большая часть информации в авансовом отчете заполнена по умолчанию, подотчетному лицу остается лишь внести свои расходы и прикрепить к ним фотографии подтверждающих документов. Далее одним кликом он отправляет электронный авансовый на проверку бухгалтеру и утверждение руководителю.

Работа в приложении позволяет свести постоянные ошибки сотрудников в авансовых отчетах к нулю, поэтому бухгалтера получают только 100% правильно оформленную документацию, а все проводки по ней приложение сформирует самостоятельно. Бухгалтеру остается перенести все данные в корпоративную ERP — приложение легко синхронизируется с любой системой.

Для утверждения документации бухгалтер и руководитель могут использовать электронную цифровую подпись ЭЦП, что делает стандартный процесс оформления авансового отчета фактически безбумажным. Подробнее о нюансах работы с электронной авансовой отчетностью читайте в материале Оптимизация электронного отчета.

Работа с авансовыми отчетами в приложении Hamilton позволяет компаниям экономить до 50% времени всех участников бизнес-процесса, а также до 40% расходов на нем, что особенно ощутимо при большом объеме такой документации. Ознакомиться с реальными историями компаний о внедрении и использовании приложения Hamilton Авансовый отчет можно в разделе сайта Кейсы.

Заказать демонстрацию приложения Hamilton Авансовый отчет можно здесь.

В 2011 году впервые был принят Федеральный Закон «Об электронной подписи». Он закрепил за электронной подписью (ЭП) ту же юридическую силу, что и у стандартной, проставленной владельцем на бумажном документе. Согласно этому закону, электронные подписи подразделяются на два основных вида: простая и усиленная, причем усиленная имеет две степени – квалифицированная и неквалифицированная.

Сегодня электронная подпись в различных ее видах востребована индивидуальными предпринимателями и юридическими лицами, внедряющими электронный документооборот и активно стремящимися оптимизировать существующие бизнес-процессы. В некоторых случаях использование ЭП также оправдано и физическими лицами.

Чем усиленная электронная подпись отличается от простой?

Если простая ЭП формируется по системе «логин-пароль» (для нее необходимы коды, пароли и другие источники удостоверения личности владельца), то усиленная создается с помощью средств криптографического шифрования. Усиленная электронная подпись позволяет идентифицировать владельца документа, защитить документ от просмотра и изменений посторонними лицами, а также определить, кем и когда в документ вносились какие-либо изменения.

Отметим, что простая ЭП для визирования документов, направляемых в контролирующие органы по телекоммуникационным каналам связи, более не используется – теперь ее полностью заменяет усиленная ЭП. Эти изменения вступили в силу 1 января 2014 года.

В чем разница между усиленной квалифицированной (КЭП) и усиленной неквалифицированной (НЭП) электронной подписью?

Основное отличие КЭП от НЭП состоит в процедуре сертифицирования: для первой используются сертификаты только удостоверяющих центров, авторизованных Минкомсвязи РФ. Квалифицированная ЭП обязательно сопровождается бумажным либо электронным квалифицированным сертификатом в соответствии с приказом ФСБ России №795 от 27.11.2011 года. Программное обеспечение для взаимодействия с этой подписью сертифицируется также службой безопасности РФ.

Для неквалифицированной ЭП могут использоваться сертификаты неаттестованных центров. Согласно Федеральному Закону №63 от 06.04.2011, сертификат ключа проверки ЭП может не создаваться при её соответствии остальным признакам и возможности использования без сертификата проверки.

Для использования НЭП необходимы электронные ключи: закрытый и открытый. Первый сохраняется на персональном компьютере владельца или устройстве с пин-кодом – с его помощью создаются электронные подписи для визирования электронной документации. Второй ключ открыт другой стороне электронного документооборота и служит для проверки неподдельности «автографа» и возможности определить, вносились ли в документ изменения.

Квалифицированная ЭП, как и неквалифицированная, используется с двумя ключами, однако является наиболее защищенным инструментом идентификации абонента в электронном документообороте.

Где используются КЭП и НЭП?

Усиленная электронная подпись необходима для заверения первичных документов предприятия согласно письму Министерства Финансов РФ № 03-02-08/63607 от 10.12.2014. Кроме того, она используется для подписи документов, отправляемых в Пенсионный фонд России, внебюджетные фонды.

Подписываться усиленной ЭП обязали отдельные финансовые учреждения: ломбарды, микрофинансовые организации, кооперативы потребительского кредитования. Предоставлять отчеты с усиленной квалифицированной электронной подписью в том числе обязаны страховые компании, клиринговые агентства и некоторые другие кооперативы.

Кстати, с 2017 года ЭЦП стала доступной и на авансовых отчётах в приложении Hamilton Авансовый отчет. Это значит, что еще один шаг к безбумажному документообороту сделан – подробнее об этом можно узнать в статье Новая эра авансовых отчетов: Автоматизация и Облачная ЭЦП.

[vc_button radius=»btn-circle» link=»url:https%3A%2F%2Fhamiltonapps.ru%2Fnashi-prilozheniya%2Fhamilton-avansovyj-otchyot%2F|title:tra||» onclick=»trackOutboundLink(‘http://themeforest.net/item/uncode-creative-multiuse-wordpress-theme/13373220?utm_source=undsgncta&ref=undsgn&license=regular&open_purchase_for_item_id=13373220&purchasable=source’); return false;»]УЗНАТЬ БОЛЬШЕ О ПРИЛОЖЕНИИ[/vc_button]

Неквалифицированная электронная подпись используется при отправке физлицами отчетных документов в контролирующие налоговые органы через персональный кабинет налогоплательщика.

Индивидуальным предпринимателям и юридическим лицам НЭП необходима для:

• налаживания внутреннего электронного документооборота, либо обмена документами с подтвержденными контрагентами (чтобы НЭП была равноценна бумажной подписи, необходимо действующее соглашение);
• участия в государственных закупках в качестве поставщика товаров/услуг: НЭП можно подписывать запросы, предложения и заявки (для подписания окончательных решений необходимо воспользоваться КЭП).

Как получить усиленную квалифицированную электронную подпись (КЭП)?

Выдачу КЭП производит удостоверяющий центр (УЦ), уполномоченный Министерством связи и массовых коммуникаций РФ. Для её получения требуется подать заявку в ближайший территориальный УЦ. При себе необходимо иметь паспорт, руководителю организации – учредительные документы. В случае, если интересы компании предоставляют несколько лиц, потребуется также доверенность на право действовать от третьего лица.

На месте составляется заявление согласно образцу и производится оплата услуг, стоимость которых может колебаться в зависимости от пакета опций. Далее на руки выдаются ключи и соответствующий сертификат, который может быть предоставлен на электронном или бумажном носителе.

Как получить усиленную неквалифицированную электронную подпись (НЭП)?

Для физических лиц законом предусмотрена возможность самостоятельного оформления НЭП – это можно бесплатно сделать в персональном кабинете налогоплательщика. Однако использовать подпись в этом случае можно только при отправке электронных документов контролирующим налоговым органам через персональный кабинет.

Чтобы получить усиленную неквалифицированную электронную подпись, пользователю необходимо в персональном кабинете зайти в раздел «Профили», затем – в «Получение сертификата ключа проверки электронной подписи». Действует такая подпись в течение одного года, впоследствии необходима повторная выдача НЭП, так как сертификат предыдущей является недействительным.

Юридические лица и индивидуальные предприниматели для получения НЭП либо заказывают оформление в территориальных удостоверяющих центрах, либо пользуются услугами специалистов по программированию. Выдать усиленную квалифицированную подпись могут только аттестованные удостоверяющие центры, неквалифицированную – в том числе и неаттестованные, при этом стоимость ЭП отличается незначительно.

Чтобы получить усиленную подпись, при обращении в УЦ индивидуальному предпринимателю или представителю юридического лица необходимо иметь при себе паспорт, учредительные документы, при необходимости – доверенность на право совершать действия от имени третьего лица. На месте пишется заявление по установленному образцу, затем на руки выдаются электронные ключи (закрытый – на отдельном носителе).

Чтобы свободно пользоваться электронной подписью, требуется специальное программное обеспечение, которое устанавливается и настраивается на персональном компьютере абонента.

Чтобы компания функционировала успешно, требуется принимать решения быстро. Конъюнктура рынка постоянно меняется, что влияет на оценку рисков и требует многозадачности при управлении активами. В комплексе эти факторы создают нагрузку на внешние и внутренние бизнес-процессы любой компании. Руководитель вынужден контролировать сразу массу вопросов, что со временем становится практически невозможным.

[vc_button radius=»btn-circle» link=»url:https%3A%2F%2Fhamiltonapps.ru%2Fnashi-prilozheniya%2F|title:tra||» onclick=»trackOutboundLink(‘http://themeforest.net/item/uncode-creative-multiuse-wordpress-theme/13373220?utm_source=undsgncta&ref=undsgn&license=regular&open_purchase_for_item_id=13373220&purchasable=source’); return false;»]МОБИЛЬНЫЕ ПРИЛОЖЕНИЯ ДЛЯ БИЗНЕСА[/vc_button]

Для единства управления компанией и ее политики – как внутренней, так и внешней –разрабатываются специальные системы. Это инструменты, которые помогают освободить ресурсы для решения важных задач, спланировать траты, сконцентрироваться на ключевых сложностях. Словом, сводят воедино все имеющиеся процессы и позволяют управлять ими наиболее продуктивно, добиваясь прироста производительности и эффективности в работе.

Направления автоматизации бизнес-процессов предприятия

В целом процесс представляет собой фрагментарный или полный перенос стандартных производственных задач под управление специализированных программных инструментов. В результате принятия такого решения удается высвободить ресурсы – персонал и финансы, что повышает производительность труда и гибкость стратегии развития.

Автоматизировать производственные процессы можно в двух направлениях:

• Основные. Речь идет о ключевых задачах компании – взаимодействие с клиентами или ведение продаж. Цель внедрения такого инструмента – увеличить продажи, объем производства, повысить прибыль предприятия в целом.
• Поддерживающие. Бухгалтерский учет, оформление отчетности и другие периферийные процессы при автоматизации освобождают рабочее время сотрудников, позволяют избежать ошибок, делают управление задачами более прозрачным. Они помогают оптимизировать затраты, планировать расходы и повышать производительность труда в комплексе.

Какие цели ставит перед собой автоматизация бизнес-процессов компании

• Эффективный учет задач, контроль происходящих процессов.
• Подготовка документации для партнеров, поставщиков, подрядчиков и контролирующих органов.
• Мгновенная подготовка отчетности о положении дел в компании за любой период времени.
• Сокращение затрат на персонал, оптимизация рабочего времени сотрудников, освобождение их от рутинных задач и перенаправление усилий на более продуктивную работу.
• Практически полное исключение вероятности ошибки из-за «человеческого фактора» при подготовке отчетности, сведении статистики и анализа собранной информации.
• Защищенное хранение конфиденциальных данных.

В целом внедрение комплексной автоматизации бизнес-процессов позволяет компаниям максимально эффективно использовать свои ресурсы. Для любого предприятия внедрение программных инструментов управления задачами имеет ряд преимуществ:

• существенно увеличивается скорость решения поставленных задач, особенно повторяющихся;
• возрастает прозрачность бизнеса и гибкость при управлении им;
• действия персонала становятся более слаженными и согласованными, практически исключаются дублирующие функции, распределяются сферы влияния, конкуренция становится здоровой и разумной;
• появляется возможность контроля и обработки огромных массивов информации единовременно;
• ручной труд отступает на задний план, сокращается вероятность ошибок;
• одновременно решаются несколько рабочих вопросов;
• решения могут приниматься по аналогии, сокращается скорость анализа данных для решения определенных задач.

Примеры средств автоматизации бизнес-процессов

В основном организации начинают оптимизацию с упрощения наиболее сложных и трудоемких производственных задач. В первую очередь к ним относятся бухгалтерия, складской учет, документооборот, составление различных отчетов.

В качестве технологий автоматизации бизнес-процессов внутри компании зачастую используются ERP-системы. Название расшифровывается как Enterprise Resource Planning — управление ресурсами предприятия. Системы используются для того, чтобы свести функционирование всех отделов и решение задач в единый алгоритм. Все сотрудники получают доступ к базе данных, в которой упрощается обмен информацией, постановка задач. Сигналом к внедрению такой системы служит рассинхронизация в работе внутри отдела или между отделами. Решение задач тормозится, процесс может сбиваться, а руководство или сотрудники теряют нить разрешения проблемы.

Для автоматизации внешней работы разработаны CRM-системы или Customer Relationship Management – управление сделками. Система необходима для того, чтобы объединить в общую базу все сделки с подробной информацией по ним: контактными данными клиентов, описанием сделки и т.д. В такой базе можно провести сделку от заявки до подписания договора, при этом в ней будет содержаться информация о рассылках.

Для расширения автоматизации могут использоваться специализированные бизнес-приложения, которые легко синхронизируются с ERP, CRM и любыми другими внутренними и внешними системами. Такие приложения позволяют автоматизировать весь бизнес-процесс в целом, например, обработку авансовых отчетов или командировочный процесс, начиная от заведения заявки и заканчивая возмещением расходов сотруднику.

[vc_button radius=»btn-circle» link=»url:https%3A%2F%2Fhamiltonapps.ru%2Fnashi-prilozheniya%2Fhamilton-komandirovki%2F|title:tra||» onclick=»trackOutboundLink(‘http://themeforest.net/item/uncode-creative-multiuse-wordpress-theme/13373220?utm_source=undsgncta&ref=undsgn&license=regular&open_purchase_for_item_id=13373220&purchasable=source’); return false;»]ПЕРЕЙТИ К ПРИЛОЖЕНИЮ[/vc_button]

Актуальные течения автоматизации бизнес-процессов

Сегодня всё стремится к тому, чтобы любые процессы можно было проводить в автоматическом режиме, по максимуму исключив «человеческий фактор», который не только сопряжён с риском возникновения ошибок, но и зачастую не может достаточно быстро реагировать на изменение ситуации.

Чтобы сократить затраты и получить гибкий и удобный в работе инструмент, компании используют облачные технологии, позволяющие получить доступ к системам автоматизации вне зависимости от местонахождения и с любого устройства – будь то персональный компьютер, смартфон или планшет.

В век технологий представить себе бизнес без мобильного телефона уже сложно. Если поначалу небольшой аппарат служил лишь для связи между двумя абонентами, то сегодня это настоящий эффективный инструмент, обеспечивающий рост продаж, более эффективный и гибкий контроль всех происходящих в компании бизнес-процессов. Причем таковым его делают специальные приложения. С их помощью руководитель постоянно включен в процесс управления компанией, имеет возможность в любой момент и на любом этапе принять участие в разработке решений или оптимизации затрат, планировании различных производственных процессов.

[vc_button radius=»btn-circle» link=»url:https%3A%2F%2Fhamiltonapps.ru%2Fnashi-prilozheniya%2F|title:tra||» onclick=»trackOutboundLink(‘http://themeforest.net/item/uncode-creative-multiuse-wordpress-theme/13373220?utm_source=undsgncta&ref=undsgn&license=regular&open_purchase_for_item_id=13373220&purchasable=source’); return false;»]МОБИЛЬНЫЕ ПРИЛОЖЕНИЯ ДЛЯ БИЗНЕСА[/vc_button]

Какие мобильные приложения используются в бизнесе

Условно специальные инструменты можно разделить на две основные группы:

• отвечающие персональным особенностям компании;
• решающие задачи бизнеса.

В первом случае речь идет о внутренних приложениях, которые работают для того, чтобы сделать удобнее существующие внутри компании процессы. Они чаще всего предназначены для коллективного использования. Разработка внутренних мобильных приложений для бизнеса не зависит от рода деятельности компании. Они могут выполнять следующие функции:

• предоставляют совместный доступ к документации;
• налаживают внутреннюю коммуникацию;
• обеспечивают работу корпоративных социальных сетей;
• помогают распределять задачи и управлять проектами.

Во втором случае речь идет о более глобальных системах, которые охватывают целые бизнес-процессы, и в которых могут работать не только все задействованные в них лица внутри компании, но и сторонние компании, являющиеся, например, поставщиками каких-либо услуг (аутсорсинговые компании, туристические агентства и т.п.)

Когда разработка мобильных приложений для бизнеса – естественный этап развития

Использование специальных инструментов во многом способствует совершенствованию производственных процессов. Именно поэтому мобильные приложения используют как мелкие и средние компании, так и компании гиганты. Стоит отметить, что востребованность мобильных решений для крупных предприятий очень высока. Во многом актуальность мобильного приложения для компании зависит от роста масштабов, когда контролировать процессы вручную становится невозможным.

Какие цели преследует разработка мобильного приложения для бизнеса

Любая компания существует для получения прибыли. Соответственно, все инструменты, которые используются в ее деятельности, должны делать этот процесс более совершенным – простым, эффективным, удобным. Сокращать издержки, оптимизировать задачи и перераспределять обязанности между сотрудниками таким образом, чтобы их работа была максимально продуктивной.

В основном приложения в зависимости от функционала помогают решить следующие задачи:

• повышение эффективности работы персонала;
• ускорение принятия рабочих решений;
• налаживание быстрой обратной связи, как внутри компании, так и со сторонними задействованными компаниями;
• прозрачность контроля над бизнес-процессами предприятия;
• снижение расходов на бизнес-процессы.

Сфера развития бизнеса при этому играет незначительную роль. Инструменты одинаково востребованы в страховании, логистике, банковском и гостиничном бизнесе, производстве и т.д. Обычно мобильные приложения – это более удобная версия программы для десктопов.

Для оптимизации каких бизнес-процессов могут использоваться мобильные приложения?

Использование специальных инструментов чаще всего оправдано при составлении различной отчетности. Наиболее часто речь идет о бухгалтерских отчетах – авансовых, командировочных и т.д. Затрагивая тему эффективности внедрения таких приложений, отметим, что порой руководители даже представить себе не могут, что оптимизация этих процессов позволяет экономить компании до 50% времени и до 40% расходов. 

[vc_button radius=»btn-circle» link=»url:https%3A%2F%2Fhamiltonapps.ru%2Fnashi-prilozheniya%2Fhamilton-komandirovki%2F|title:tra||» onclick=»trackOutboundLink(‘http://themeforest.net/item/uncode-creative-multiuse-wordpress-theme/13373220?utm_source=undsgncta&ref=undsgn&license=regular&open_purchase_for_item_id=13373220&purchasable=source’); return false;»]ПОСМОТРЕТЬ ПРИЛОЖЕНИЕ[/vc_button]

Многие процессы управления, взаимодействие с поставщиками услуг также отлично поддаются оптимизации с помощью мобильных приложений. Использование аналитических данных и статистических вероятностей повышает эффективность управления бизнесом и скорость принятия решений.

Инструменты одинаково удобны для использования как руководителям, так и рядовым сотрудникам организаций.

Преимущества использования мобильных приложений для бизнеса

• Мобильность. Использовать специальное программное обеспечение можно, находясь в любой точке мира, имея под рукой не только персональный компьютер, но и планшет или смартфон, причем требований к производительности устройства нет.
• Гибкость. Приложение автоматически настраивается под локальные нормативные акты и требования законодательства, поэтому использовать его можно в разных условиях с минимальными настройками.
• Прозрачность. Сотрудники имеют возможность вносить информацию в приложение, тогда как руководитель получает полный доступ ко всем отчетам, подтверждающим документам, проводкам, может проследить этапы подписания и согласования различных документов.
• Возможность интеграции. Мобильные приложения имеют отличные возможности для работы с другими инструментами. Это могут быть как распространенные ERP –системы, например, 1С, так и специально разработанные под нужды конкретной компании программы.
• Простота использования. Немаловажное требование, которое непременно предъявляется при разработке мобильных приложений для бизнеса – интуитивность. Для начала их использования не требуется тратить продолжительное время на инструктаж сотрудников. Решение должно быть простым, удобным, доступным, с понятным интерфейсом. В этом случае оно выполняет возложенные на него задачи – упрощает и оптимизирует необходимые процессы и исключает вероятность ошибок.

Сегодня современные средства автоматизации позволяют компаниям существенно сокращать время и деньги на решении самых разных бизнес-задач, в том числе и таких узкоспециализированных, как оформление командировок.

Стандартный процесс оформления командировки сотрудника включается в себя заполнение соответствующей заявки, бронирование опций по поездке, согласование документации и бюджета с руководителем, а также получение авансового платежа на служебные расходы. По возвращении из командировки сотрудник также обязан подготовить пакет документов для отчета по понесенным в ней расходам, согласовать его с бухгалтерией, и, по необходимости, получить денежную компенсацию.

Каждый этап этого бизнес-процесса включает в себя множество действий, которые без должной оптимизации отнимают у всех задействованных лиц массу рабочего времени, и которые становится практически невозможно проконтролировать должным образом. По итогу всё это выливается компании в лишние расходы, и чем больше в ней командировок, тем существеннее их сумма — вот почему автоматизация этого бизнес-процесса набирает всё большую популярность.

Комплексная автоматизация командировки

Наибольшую эффективность на практике компаниям приносит комплексный подход в автоматизации командировки. Иными словами перенос целого бизнес-процесса в электронный формат — от заполнения заявки на командировку до оформления авансового отчета по командировочным расходам.

Отличным инструментом для этого являются специализированные бизнес-приложения от Hamilton Apps. Схематично стандартный процесс оформления командировки в приложении выглядит следующим образом:

Командированный сотрудник входит в приложения с любого мобильного устройства из любой локации под своей учетной записью и открывает электронную заявку на командировку. В заявке вся информация об этом сотруднике уже заполнена по умолчанию, ему остается добавить маршрут и даты поездки, и, по необходимости, забронировать билеты на транспорт и место проживания. Причем последнее он может сделать самостоятельно через Online booking tool (OBT) или через подключенное к приложению корпоративное туристическое агентство.

Далее заявка и бюджет на командировку попадают к руководителю, который также в приложении всё это утверждает одним нажатием на кнопку. После этого сотруднику становятся доступны все электронные билеты и ваучеры, и он может спокойно отправляться в командировку для выполнения служебного задания.

Если к приложению подключено корпоративное туристическое агентство, то оно может легко загрузить в него счёт за свои услуги, который автоматически сверится с утвержденным бюджетом на командировку. Бухгалтеру компании останется лишь согласовать это с закрывающими документами.

Отметим, что все участники бизнес-процесса могут коммуницировать, не выходя из приложения, а их роли и права легко настраиваются под специфику каждой отдельной компании.

По возвращении сотрудник также входит в приложении, но на этот раз открывает электронный авансовый отчет по командировке. Вся информация о сотруднике также уже заполнена по умолчанию, ему остается внести понесенные в поездке расходы и прикрепить к ним фото подтверждающих документов.

Далее электронный авансовый отчет сотрудника отправляется на проверку бухгалтеру и утверждение руководителю. Отметим, что приложение позволяет визировать документы электронной цифровой подписью (ЭЦП), а также легко синхронизируется с любыми ERP.

Такой комплексный подход в автоматизации командировок приносит компаниям до 50% экономии времени и до 40% экономии расходов на бизнес-процессе, а всем его участникам 100% комфорт. Ознакомиться с результатами использования приложений от Hamilton Apps в реальных компаниях можно в разделе сайта Кейсы.

Преимущества автоматизации

Основное преимущество автоматизации оформления командировок и авансовых отчетов по ним заключается в максимальной прозрачности бизнес-процесса — все действия и расходы всегда фиксируются и доступны в приложении. Сотрудники легко отслеживают статус своих документов, руководители всегда находятся в курсе всех трат.

Автоматический контроль политик и лимитов компании (Compliance) исключает пропуск превышений и несанкционированных поездок сотрудников вследствие человеческого фактора.

[vc_button radius=»btn-circle» link=»url:https%3A%2F%2Fhamiltonapps.ru%2Fnashi-prilozheniya%2Fhamilton-komandirovki%2F|title:tra||» onclick=»trackOutboundLink(‘http://themeforest.net/item/uncode-creative-multiuse-wordpress-theme/13373220?utm_source=undsgncta&ref=undsgn&license=regular&open_purchase_for_item_id=13373220&purchasable=source’); return false;»]ПОСМОТРЕТЬ ПРИЛОЖЕНИЕ[/vc_button]

Работая в приложении, сотрудники всегда бронируют опции по поездке по наиболее выгодным тарифам, так как взаимодействие с Travel-поставщиком также становится максимально прозрачным.

Что касается части авансового отчета, то автоматизация также исключает дублирующие операции и не даёт сотрудникам допускать всевозможные ошибки в документации, которые влекут за собой потерю драгоценного рабочего времени на перепроверки и, как итог, задержки по выплатам компенсаций.

[vc_button radius=»btn-circle» link=»url:https%3A%2F%2Fhamiltonapps.ru%2Fnashi-prilozheniya%2Fhamilton-avansovyj-otchyot%2F|title:tra||» onclick=»trackOutboundLink(‘http://themeforest.net/item/uncode-creative-multiuse-wordpress-theme/13373220?utm_source=undsgncta&ref=undsgn&license=regular&open_purchase_for_item_id=13373220&purchasable=source’); return false;»]ПОСМОТРЕТЬ ПРИЛОЖЕНИЕ[/vc_button]

Важно отметить, что приложение позволяет не только оформлять авансовые отчеты по командировке, но и отдельно полноценно управлять другими видами расходов: командировочными, представительскими, общехозяйственными, транспортными, маркетинговыми и другими.

В приложении всегда доступна подробная отчетность для оптимизации расходов и аналитика для налогового учета.

Еще немного о приложениях для управления командировками и расходами

Приложения от Hamilton Apps являются облачными, а это значит, что пользователю ничего не нужно устанавливать на компьютер — достаточно пройти по ссылке на сайт и ввести логин и пароль. Такой технологический подход позволяет легко и быстро производить настройки приложения под нужды клиента или изменения законодательства, а также экономить его ресурсы на расширении ИТ-инфраструктуры и администрировании.

Обратите внимание, что персональные данные всех пользователей приложений обрабатываются и хранятся исключительно на территории Российской Федерации в соответствии с ФЗ № 152 «О персональных данных».

Получить демонстрацию приложения и ответы по работе в нем всегда можно в разделе сайта Демо.

С помощью программных средств автоматизации удалось оптимизировать и существенно упростить многие бизнес-процессы. Например, повысить качество сервиса, эффективность управления, усовершенствовать документооборот. Автоматизация учета расходов оказалась незаменимой мерой не только для крупных компаний, но и для малого и среднего бизнеса.

С помощью специальных программных средств удается минимизировать траты и эффективно распределить бюджет, выводя компанию на более высокий уровень доходности и развития.

[vc_button radius=»btn-circle» link=»url:https%3A%2F%2Fhamiltonapps.ru%2Fnashi-prilozheniya%2F|title:tra||» onclick=»trackOutboundLink(‘http://themeforest.net/item/uncode-creative-multiuse-wordpress-theme/13373220?utm_source=undsgncta&ref=undsgn&license=regular&open_purchase_for_item_id=13373220&purchasable=source’); return false;»]МОБИЛЬНЫЕ ПРИЛОЖЕНИЯ ДЛЯ БИЗНЕСА[/vc_button]

Как повысить эффективность работы предприятия

Если в небольших компаниях руководитель в состоянии отследить и даже проконтролировать основной объем трат, то в крупных предприятиях, особенно включающих в себя несколько филиалов, сделать это не представляется возможным. Поэтому автоматизация учета расходов и бюджетирования – единственный способ взять под контроль траты и предупредить неэффективное расходование средств.

Использование таких инструментов позволяет достичь нескольких целей:

• отследить основные направления расходов;
• проверить, исчерпан ли утвержденный бюджет компании;
• посмотреть, какие платежи уже были произведены, а по каким ожидаются траты в будущем.

В целом для повышения эффективности работы компании необходим целый комплекс мероприятий:

• внедрение системы учета и планирования расходов и интеграция ее в существующий программный комплекс;
• ведение годового и оперативного бюджета с комплексным планированием расходов;
• проверка расходования бюджета по фактически израсходованным средствам;
• проведение внебюджетных трат;
• эффективное планирование расходов в течение года с учетом будущих поступлений;
• коррекция годового бюджета при появлении существенных расхождений действительных трат с запланированными;
• контроль трат на этапе не только фактического списания средств, но и при появлении задачи, которая требует определенных расходов.

Какие результаты дает автоматизация расходов

При внедрении в компании программ, которые оптимизирует работу сотрудников и происходящие бизнес-процессы, удается достичь сразу нескольких эффектов:

• снизить трудозатраты – меньшее количество сотрудников более эффективно прорабатывает увеличенный объем задач;
• выявить слабые места в работе компании и в бюджете в частности;
• проанализировать систему трат с полной выкладкой информации.

Используя такой инструмент, руководитель имеет возможность более эффективно планировать расходы, перераспределяя статьи бюджета, принимать финансовые решения на основе уже отлаженных схем и запланированных трат.

Довольно часто немалые расходы компании уходят на периферийные бизнес-процессы, например планирование командировок и обработку авансовых отчётов. А ведь именно там можно сократить до 40% расходов и до 50% времени, и при этом повысить эффективность работы сотрудников.

Естественно, от этих процессов отказаться невозможно, но навести в них порядок с помощью специализированных бизнес-приложений можно. Читайте, как компания Шнейдер Электрик сократила временные затраты на командировочный процесс от 5ти дней до 2х?

[vc_button radius=»btn-circle» link=»url:https%3A%2F%2Fhamiltonapps.ru%2Fnashi-prilozheniya%2Fhamilton-komandirovki%2F|title:tra||» onclick=»trackOutboundLink(‘http://themeforest.net/item/uncode-creative-multiuse-wordpress-theme/13373220?utm_source=undsgncta&ref=undsgn&license=regular&open_purchase_for_item_id=13373220&purchasable=source’); return false;»]ПЕРЕЙТИ К ПРИЛОЖЕНИЮ[/vc_button]

Если до использования инструмента автоматизации ответственным лицам приходилось тратить немало времени на внесение информации в таблицы, а при элементарной ошибки – на ее поиск и устранение, то использование облачной программы устраняет эти сложности. Простота и удобство внесения и доступа ко всей финансовой информации, ее автоматический анализ разгружают до 30-50% времени руководителя.

Немаловажное преимущество заключается в том, что для работы с программой не требуется привлекать сторонних специалистов – решение уже готово, использовать его можно сразу, без дополнительных настроек. Подробная отчетность необходима для тщательного контроля за существующими расходами. Возможность использования комплекса программ позволяет отладить большинство процессов и существенно упростить их, перенаправив все усилия на развитие и совершенствование уровня услуг и качество работы над проектами.

Для кого подойдет программа

В большей степени в эффективном инструменте для контроля, анализа и планирования расходов нуждаются руководители средних и крупных организаций, особенно многофилиальных компаний. Возможность интеграции программы в существующий системный комплекс позволит упростить многие процессы в документообороте, снизить нагрузку на сотрудников, а также исключить потери данных.

Прямое взаимодействие всех ответственных лиц также существенно повышает эффективность процесса. Использование автоматизированных инструментов для формирования авансовых отчетов, планирования командировок и других бизнес-процессов разгружает рабочее время тех, кто постоянно в них участвует.

Решение будет актуально для компаний, задействованных в различных отраслях деятельности. Оно отвечает нуждам предприятий, состоящих из нескольких филиалов или отделов с территориальным разбросом.

Преимущества программной автоматизации учета расходов

Современные облачные технологии открывают самые широкие функциональные возможности для управления бизнес-процессами вне зависимости от того, где именно вы находитесь в данный момент. Они обладают следующими особенностями:

• Мобильность. Пользуйтесь программой на смартфоне, планшете, персональном компьютере в любой стране мира.
• Удобный контроль. Развернутая отчетность по электронным счетам туристического агентства, с помощью которой можно контролировать расходы сотрудников. Оценка соответствия лимитам компании, регламентам и правилам, возможность проверить совпадение электронного счета с предварительным расчетом.
• Адаптация под индивидуальные условия. Программа производит расчеты и сверки с учетом действующих локальных бизнес-практик и законодательных норм, в том числе мультивалютности, налоговых ставок, суточных и актуальных требований компании.
• Интеграция с другими программными продуктами. Приложение автоматически создает бухгалтерские проводки на основании одобренного счета от туристического агентства для загрузки в общую систему.
• Максимальная прозрачность. Полный контроль над существующими расходами и финансовыми данными компании, консолидация информации для эффективного контроля бюджета.