Можно ли заменить авансовый отчет в стандартном бумажном виде полностью на электронный? Как в таком случае предоставлять документы-приложения? Давайте разберемся.

Авансовый отчет – кто, кому, зачем?

Сотрудник, который был в командировке или закупал для нужд компании какие-либо хозтовары, для возмещения своих расходов должен предоставить авансовый отчет с приложением документов, отражающих его траты. Для начала этот отчет необходимо составить, приложить к нему чеки или накладные, после завизировать у руководителя — который подтверждает, что расходы были совершены на благо организации, а затем предоставить в бухгалтерию. Причем если бухгалтерия расположена в удаленном подразделении, придется отправлять документы почтой или курьером, что добавит еще несколько дней к ожиданию в том числе и денежной компенсации, плюс к этому всегда есть риск утери бумаг.

Бухгалтер внимательно проверяет правильность составления отчета, корректность приложений и может вернуть его на доработку, если находит неточности или ошибки. После корректировки авансовый отчет должен повторить свой путь. Это действительно долго, трудоемко и отнимает массу времени и у подотчетного сотрудника, и у бухгалтерии, а также многократно усложняется процесс контроля у руководителя. Как всё это оптимизировать? Ответ однозначен – комплексно автоматизировать.

Авансовый отчет и приложения в электронном виде – так можно было?

Российское финансовое законодательство разрешает компаниям вести авансовые отчеты в электронном виде. Об этом идет речь в письме Минфина России от 12.04.2013 № 03-03-07/12250.

Также если в компании используется система электронного документооборота, сотрудник может использовать для заверения отчета простую или усиленную неквалифицированную электронную подпись. Это закреплено в письме Минфина России от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232.

Значит, и предоставлять, и утверждать авансовый отчет в электронном виде реально. В качестве приложений можно использовать, как изначально электронные документы, так и бумажные — в бухгалтерию они предоставляются именно в том виде, в котором были созданы. Рассмотрим это на примерах.

Подотчетные сотрудники предоставляют в качестве подтверждений различные документы, в случае с отчетом по командировке существенную часть из них занимают проездные. Если билет на поезд покупается через интернет, то на почту приходит подтверждение в виде электронного билета. Министерство финансов разрешает прикладывать такие купоны в виде приложения к отчету. В частности, в письме Минфина от 25.08.2014 № 03-03-07/42273 говорится, что приложить к отчету в электронном виде разрешено контрольный купон электронного билета.

Если же сотрудник использует для прибытия на место командировки не поезд, а самолет, ситуация обстоит иным образом. В этом случае подтверждением становится бумажный оригинал посадочного талона. Ссылки на это требование есть в письмах Минфина России от 18.05.2015 № 03-03-06/2/28296 и от 06.04.2015 № 03-03-06/19229. И сразу же в двух других письмах Минфина России от 09.10.2017 № 03-03-06/1/65743 и от 06.06.2017 № 03-03-06/1/35214 оговаривается, что и на бумажном, и на электронном оригинальном посадочном талоне должны присутствовать отметки о том, что сотрудник действительно использовал для перемещений данный авиарейс. В качестве доказательства может выступать отметка о досмотре на купоне.

Сегодня подтвердить факт перелета можно не только оригинальным посадочным купоном с соответствующей отметкой, но и справкой из авиакомпании. Однако запрос такой справки менее удобен для командированного сотрудника, так как создает ему дополнительную бюрократическую работу и отнимает рабочее время.

В качестве приложения к авансовому отчету достаточно часто используется служебная записка — она оформляется, если подотчетник пользуется собственным транспортным средством. Строгих ограничений нет – составлять записку можно как в бумажном варианте, так и в электронном. Во последнем случае это разрешено, если в компании используется система электронного документооборота, и сама служебная записка заверяется цифровой подписью.

В отдельных случаях служебная записка также оформляется, если на руках у подотчетного лица нет никаких документов, подтверждающих факт проезда и проживания в командировке. Тогда в служебной записке проставляются дата прибытия к месту командировки и дата убытия, и к ней прилагается подтверждение от принимающей стороны. Если организация, куда сотрудник отправлялся в командировку, использует систему электронного документооборота, такое подтверждение можно запросить и далее подать в электронном виде.

Таким образом, бухгалтерии разрешено принимать подтверждающие документы не только в бумажном, но и в электронном виде, однако часть из них на сегодняшний день всё еще должна сдаваться бумагой. Но как же тогда использовать все преимущества электронной системы для авансовых отчетов, и при этом оставаться в правовом поле без санкций со стороны налоговых органов?

Электронный авансовый отчет – как оптимально использовать?

Итак, согласовать авансовый отчет с приложениями в электронном виде можно. Следуя требованиям, изложенным в письме Минфина России от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232, такой отчет подписывается с помощью простой или усиленной неквалифицированной электронной подписи. Бумажные подтверждающие документы сканируются и отправляются в электронную систему, а также передаются в бухгалтерию, которая хранит их для предоставления во время налоговых проверок.

Таким образом даже при полном переводе авансовой отчетности в электронный формат, часть бумажных документов пока всё-таки придется хранить, однако на сегодняшний день такой способ подачи и утверждения АО уже максимально экономит время задействованных в процессе сторон и при этом оказывается безопасен с точки зрения законодательства.

Во время камеральных или выездных налоговых проверок авансовые отчеты, созданные в электронном виде, распечатываются на бумаге и заверяются. Отдельно наносится отметка о том, что для подтверждения отчета использовалась электронная подпись. Такая схема разрешена – это указано в письме ФНС России от 10.11.2015 № ЕД-4-15/19671.

ПОСМОТРЕТЬ ПРИЛОЖЕНИЕ

Заполнить авансовый отчет онлайн, подкрепив его сканами и фотографиями подтверждающих документов можно в приложении Hamilton Авансовый отчет. В этом приложении также может работать бухгалтер, причем все проводки за него формируются автоматически, и руководитель – каждому участнику доступна функция подписания документов ЭЦП. Приложение также предусматривает хранение всей документации в электронном архиве.

Почему бумажные документы для АО нельзя полностью исключить?

Однозначно, мир движется в сторону диджитализации, однако в силу требований законодательства некоторым областям для полного перехода в электронный формат потребуется больше времени.

В авансовом отчете обосновываются траты, совершенные сотрудниками для нужд организации. Документальное подтверждение этих трат позволяет использовать их при расчете налога на прибыль и уменьшении налоговой базы.

Эти же данные играют важную роль при исчислении НДФЛ и страховых взносов. Если расходы подтверждены соответствующими документами, компенсация не будет считаться вознаграждением и приниматься во внимание при калькуляции НДФЛ, взносов в Пенсионный фонд РФ и на страхование от профессиональных рисков.