Авансовый отчет относится к первичным документам бухгалтерии. Ошибки при его заполнении недопустимы, поэтому перед заполнением стоит подробно ознакомиться с инструкцией, которая поможет пройти все шаги верно, не пропустив ни одной графы. К авансовому отчету прилагаются документы, подтверждающие целевое использование средств предприятия.

На основании авансового отчета можно получить следующую информацию:

  • размер совершенных трат, наличие перерасхода или избытка целевых средств;
  • проводились ли валютные операции с авансовыми средствами;
  • своевременно ли сотрудник предоставил отчет по авансу;
  • числится ли за сотрудником дебиторская задолженность;
  • нужно ли производить вычет из заработной платы сотрудника (при наличии дебиторской задолженности).

Пошагово оформляем авансовый отчет в 1С

Используем для заполнения редакцию программы 3.0. Для наглядности подойдут два вида расчетов: за приобретенный товар и проезд в транспорте (например, поезде).

Денежные средства сотруднику проводятся через документ «Выдача наличных» по расходно-кассовому ордеру, который находится в журнале «Кассовые документы», в пункте меню «Банк и касса».

Журнал «Кассовые документы» в 1С

Сразу оговоримся, что для полного переноса процесса обработки авансовых отчётов в электронный формат компании используют специализированные приложение.

Одно из таких – Hamilton Авансовый отчёт, оно не только легко синхронизируется с 1С, но и позволяет подписывать все отчёты электронной цифровой подписью.

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ О ПРИЛОЖЕНИИ

Выбираем нужный пункт меню и открываем форму для заполнения. В ней заполняем следующие поля:

  • вид операции – выдача подотчетному лицу;
  • получатель – ФИО сотрудника, которому выдаются средства;
  • сумма – размер выданного аванса;
  • статья ДДС – заполнение автоматическое в зависимости от указанного вида операции;
  • комментарий – можно добавить пояснение, на какие цели выдан аванс или другую важную информацию.

Вид операции «Выдача подотчетному лицу» в 1С

Подтверждаем операцию нажатием на кнопку «Провести» и смотрим получившиеся проводки. Дт71.01 – Кт50.01 – расход средств из кассы. Эта сумма была направлена на покупку товара подотчетным лицом.

Аналогичным образом выдается сумма на проезд в транспорте другому подотчетному лицу. Формируем документ «Выдача наличных» таким же образом. Смотрим общий расход средств в оборотно-сальдовой ведомости по 71 счету. В ней видно, кому и какая сумма была направлена:

Оборотно-сальдовая ведомость в 1С

Теперь начинаем оформлять авансовый отчет в 1С. Выбираем вкладку «Банк и касса», раздел «Касса» и журнал «Авансовые отчеты».

Журнал «Авансовые отчеты» в 1С

Нажимаем кнопку «Создать» и выводим на экран форму для заполнения.

Форма для заполнения авансового отчета в 1С

В неё вписываем:

  • поле «Подотчетное лицо» – ФИО сотрудника, которому были выданы денежные средства;
  • поле «Склад» – не заполняем.

Жмем кнопку «Добавить» и в новом окне выбираем пункт «Выдача наличных».

Заполняем авансовый отчет в 1С

Программа находит документ на выдачу средств этому сотруднику, созданный ранее, и автоматически выводит его на экран.

Создание авансового отчета в 1С

Нажимаем на высветившийся документ и переводим его в табличный раздел авансового отчета в 1С.

Выбираем вкладку «Прочее» и в ней кнопку «Добавить». Здесь нужно вписать цель выдачи аванса, сумму, счет списания и прочие данные.

Вкладка «Прочее» при создании авансового отчета в 1С

Поочередно вводим:

  • Документ расхода – наименование статьи расхода, например «Билет», в пустой графе снизу заполняем его номер и дату.
  • Номенклатура – вписываем название, которое потом отобразится в печатной форме.
  • Сумма – стоимость билета.
  • НДС – не облагается налогом, поэтому выбираем пункт «Без НДС».
  • Счет затрат – выбираем 26 (Общественные расходы).

Если есть информация по поставщику и счет-фактуре, вписываем ее в соответствующих строках.

После заполнения всех граф подтверждаем кнопкой «Провести» и отслеживаем получившиеся проводки: Дт26 – Кт71.01.

Проводки по авансовому отчету в 1С

В оборотно-сальдовой ведомости видно списание средств в конце расчетного периода.

Расход средств в оборотно-сальдовой ведомости в 1С

На примере второго авансового отчета проведем покупку товара подотчетным лицом.

Создаем новый документ «Авансовый отчет» в 1С и начинаем заполнять его:

  • Подотчетное лицо – ФИО сотрудника, который получил денежные средства для покупки определенного товара.
  • Документ аванса – вводим по аналогии с первым примером. Сначала кнопка «Добавить», потом «Выдача наличных», в появившемся окне выбираем расходно-кассовый ордер.

На этот раз выбираем вкладку «Товары».

Вкладка «Товары» при заполнении авансового отчета в 1С

Прописываем, что именно было куплено и в каком количестве поступит на склад, общую сумму, у какого поставщика и т.д.:

  • Документ – товарный чек или накладная.
  • Ниже – номер чека и дата.
  • Номенклатура – наименование купленного товара.
  • Количество – сколько единиц было куплено и поступит на склад.
  • Сумма – указана в товарном чеке или накладной.
  • НДС – составляет 18% и автоматически вычисляется программой.
  • Поставщик – название организации, в которой куплен товар, прописано в чеке или накладной.
  • Счет-фактура – подтверждаем галочкой, если прилагается.
  • Реквизиты счета-фактуры – вписываем номер и дату.
  • Счет учета – 41.01 (Товары на складах).
  • Счет НДС – Счет НДС – 19.03 (НДС по приобретенным материально-производственным запасам).
  • Страна-производитель – вписываем, если товар иностранного производства.

Заполняем вкладку «Товары» в авансовом отчете в 1С

После заполнения формируем проводки. Получается:

  • Дт41.01 – Кт71.01 – себестоимость товара.
  • Дт19.03 – Кт71.01 – входящий НДС.

В нижней части документа «Авансовый отчет» программа автоматически подсчитала, какую сумму получило подотчетное лицо, размер потраченной суммы и неизрасходованный остаток.

Автоматический расчет расхода подотчетной суммы в 1С

Этот остаток сотрудник возвращает в кассу по приходно-кассовому ордеру. Чтобы должным образом это подтвердить, обращаемся к журналу «Кассовые документы», в нем выбираем кнопку «Поступление».

Оформление возврата остатка в 1С

Заполняем и формируем проводки:

  • Вид операции – возврат в кассу от подотчетного лица.
  • Подотчетное лицо – ФИО сотрудника, который производит возврат.
  • Сумма платежа – размер суммы, которая возвращается в кассу организации.

В оборотно-сальдовой ведомости проверим наличие остатка за подотчетным лицом.

Остаток в оборотно-сальдовой ведомости в 1С

Как только возврат проведен, остаток ушел в кассу и числится теперь там.

Остаток в кассе в 1С

С помощью авансового отчета можно также отразить проведение оплаты поставщику за купленный товар или оказанные услуги.

Отражение оплаты поставщику товара или услуги в 1С

Вводим в строке «Подотчетное лицо», если оплата производилась за товары, выбираем «Склад», если нет, пропускаем. Информацию вводим на вкладке «Оплата» через кнопку «Добавить».

  • Документ (расход) – чек, товарный чек или накладная.
  • Ниже – номер и дата документа.
  • Контрагент – кому отправляется оплата и номер договора.
  • Сумма – размер суммы из чека или накладной.
  • Счета расчетов заполняются автоматически.

Подтверждаем и смотрим получившиеся проводки: Дт60.01 – Кт71.01 – расчет с подотчетными лицами.

Проводки расчетов с поставщиками в 1С

 

Смотрите также: