В 2014 году налоговая служба страны запустила экспериментальный проект, который должен был упростить передачу данных о совершаемых кассовых операциях. Тогда мало кто из предпринимателей осознавал, что со временем передавать данные через интернет в облачный сервис ФНС должен будет каждый.

Это подтвердилось в 2016 году, когда Федеральный закон №290 обязал всех субъектов предпринимательской деятельности начать использовать онлайн-кассы. И хотя изначально бизнес отнесся к поправкам неоднозначно, внедрение информационных технологий все же расширило привычные границы.

Разберемся в преимуществах такой цифровизации и рассмотрим примеры чеков, в том числе на аванс, из онлайн-касс в материале ниже.

Об использовании онлайн-кассы

Онлайн-касса – это контрольно-кассовая техника, подключенная к интернету, в которой предусмотрен фискальный накопитель и функция передачи электронных чеков аккредитованным операторам фискальных данных. Электронные чеки также получают и сами покупатели товаров или услуг в виде SMS или электронного письма.

Предприниматель, использующий онлайн-кассу, вправе продавать товары и услуги как по наличному, так и по безналичному расчету. Для этого ему предоставляется доступ в Личный кабинет, где можно проводить анализ покупок, составлять прогнозы и стратегию обслуживания своих клиентов. Предпринимателю не нужно ежегодно проверять каждый ККТ в налоговой инспекции – вместо этого он получает право использовать современный аппарат, который регистрируется, перерегистрируется и снимается с учета в режиме онлайн, при этом техническим обслуживанием этого аппарата занимается сам производитель.

Несмотря на очевидные преимущества использования онлайн-касс, переход на них занял целых два года. Сначала в 2017 году налоговая служба перестала регистрировать кассы старого образца с ЭКЛЗ (Электронная Контрольная Лента Защищенная). Далее использовать аппараты нового образца обязали предпринимателей, реализующих алкогольную продукцию, а через несколько месяцев – и всех остальных. В 2018 году пользоваться онлайн-кассами обязали каждую организацию и ИП, которые осуществляли деятельность по УСН, ЕНВД и ПСН с использованием наемного труда.

В настоящее время от обязательства использовать для продажи онлайн-кассу освобождены предприятия и ИП, которые занимаются:

• изготовлением и продажей изделий художественного и народного промыслов;
• изготовлением и ремонтом ключей или изделий из металла;
• ремонтом и покраской обуви;
• реализацией товаров в поездах;
• организацией общественного питания в учебных заведениях;
• деятельностью на фондовом рынке;
• продажей в газетных киосках;
• реализацией фармацевтической продукции в фельдшерских отделениях и т.п.

Если предприниматель продает подакцизную продукцию, осуществляет продажу через интернет-магазин, предоставляет услуги населению, то он в обязательном порядке должен использовать для этого онлайн-кассу.

О чеках онлайн-кассы

Требования к контрольно-кассовой технике нового образца, а также подробное описание того, как должен выглядеть ее кассовый чек, содержатся в Федеральном законе 54-ФЗ. Согласно этому Закону, чек онлайн-кассы должен отражать следующую информацию:

• название компании;
• ИНН компании;
• место реализации товаров и услуг;
• фамилия продавца-кассира;
• номер чека за смену;
• расчетный признак;
• способ оплаты;
• заводской номер фискального накопителя;
• номер кассы по регистрации;
• форма налогообложения;
• дата и время продажи;
• номер смены;
• фискальный признак и порядковый номер чека.

Главным отличием чека онлайн-кассы от обычного является наличие QR-кода, просканировав который через специальную программу на мобильном устройстве, можно получить информацию о произведенной покупке.

Цифровая копия кассового чека имеет ту же юридическую силу, что и бумажный документ, но ее хранение и обработка требуют меньше усилий. Преимущества электронного чека для покупателя:

• документ может сколько угодно без потерь храниться на цифровом носителе, он не выцветет со временем;
• его в любой момент можно загрузить на экран смартфона, чтобы продемонстрировать продавцу и подтвердить совершенную покупку;
• его можно использовать в качестве приложения к электронному авансовому отчету.

В последнем случае это особенно удобно, если компания уже использует специализированное приложение по автоматизации авансовой отчетности Hamilton Авансовый отчет. Сотруднику даже не придется фотографировать чек – он просто в один клик прикрепит его электронный вариант к отчету в приложении. Отличный вариант для компаний, сотрудники которых часто ездят в командировки или совершают иные траты на нужды компании.

[vc_button radius=»btn-circle» link=»url:https%3A%2F%2Fhamiltonapps.ru%2Fnashi-prilozheniya%2Fhamilton-avansovyj-otchyot%2F|title:tra||» onclick=»trackOutboundLink(‘http://themeforest.net/item/uncode-creative-multiuse-wordpress-theme/13373220?utm_source=undsgncta&ref=undsgn&license=regular&open_purchase_for_item_id=13373220&purchasable=source’); return false;»]ПЕРЕЙТИ К ПРИЛОЖЕНИЮ[/vc_button]

Перед использованием чеков онлайн-касс для подтверждения расходов необходимо проверить их на наличие ошибок. Бухгалтерия вправе не принимать чеки, на которых указано обобщенное название товаров или отсутствует название и ИНН компании – название компании должно соответствовать тому, как она указана в ЕГРЮЛ. Арифметические ошибки и ошибки, связанные с неправильным указанием системы налогообложения, способа оплаты и т.п., считаются спорными – в таких случаях следует запросить у продавца новый чек.

О выдаче онлайн-чеков на аванс

С самого начала предпринимателей, в особенности занимавшихся оптовой торговлей, установивших новое оборудование, интересовало, возможно ли выдавать кассовые чеки на аванс в онлайн-кассах. Новые требования гласят, что данная возможность у ККТ этого образца есть, однако осуществляется она в соответствии с некоторыми правилами.

Во-первых, для фиксации расчетных показателей необходимо использовать бланк строгой отчетности (БСО). А во-вторых, важно точно указывать стоимость услуг или товаром и их количество.

Внося предоплату, предприятия и ИП зачастую не могут точно указать, какой товар и в каком количестве они приобретут, а по закону пробивать кассовые чеки нужно обязательно, и не имеет значения, каким был этот платеж – авансовым или полной оплатой. Таким образом, для предпринимателей и ИП стало проблемным отображение в онлайн-чеке денежных средств, которые они получили как авансовый платеж.

Для решения этой проблемы налоговая служба выпустила разъяснительное письмо, в котором указано, что, принимая предоплату, продавец в графе чека «Признак платежа» должен указать «Аванс/предоплата», также необходимо обязательно отобразить общую сумму авансового платежа.

Если продавец заранее знает, каким будет объем оказанных услуг или количество проданных товаров, в чеке следует указать «Частичная предварительная плата». Если эта информация ему неизвестна, в чеке нужно указать «Аванс». После получения окончательной оплаты следует выбрать «Зачет аванса» и указать внесенную сумму без учета предварительного платежа.

С каждым днем всё больше персональной информации хранится в облачных сервисах. Согласно Федеральному закону от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» работа с персональными данными субъекта должна отвечать определенным требованиям. В материале ниже рассмотрим, какую ответственность несет облачный провайдер, а также какие требования при работе с данными пользователей он должен соблюдать.

Ответственность оператора персональных данных

Чаще всего компании, предоставляющие услугу обработки персональных данных, – это облачные сервис-провайдеры. Согласно законодательству Российской Федерации ограничений по использованию облачных технологий для сбора, хранения и последующей обработки персональных данных нет. Причем относится это ко всем облачным моделям: IaaS, SaaS, PaaS.

Кроме того, Закон не запрещает сотрудничать с иностранными компаниями, имеющими собственные или арендуемые серверы, при условии, что все они расположены на территории Российской Федерации, где и хранятся базы с персональными данными пользователей. В момент сбора личная информация пользователей также должна фиксироваться только на территории РФ. Всё это в обязательном порядке подтверждается соответствующими документами.

Обратите внимание, что наличие у оператора персональных данных аттестации ФСТЭК и ФСБ свидетельствует о том, что решение, которое он предлагает, соответствует требованиям 21 приказа ФСТЭК, в котором описаны организационные и технические меры по защите персональных данных, а также что оно прошло проверку аккредитованными органами по аттестации ФСТЭК.

Оператор персональных данных должен всегда работать в рамках Федерального закона №152, иметь все необходимые ресурсы для обработки и хранения персональных данных, а также оказывать консультационную поддержку заказчику и помощь при подготовке необходимых документов и внутренних регламентов.

Согласно Закону информационные системы, в которых обрабатываются персональные данные, можно передавать на аутсорсинг. Cервис-провайдер берет на себя всю техническую часть обработки персональных данных и разделяет юридическую ответственность оператора персональных данных.

Согласно ФЗ-152 оператор отвечает непосредственно перед субъектом персональных данных, поэтому каждый сервис-провайдер должен быть оператором персональных данных. При такой схеме работы сервис-провайдер безусловно несет ответственность за сохранность данных, но с заказчика (поставщика информационной системы), как первого оператора, никто ответственности также не снимает, поэтому нужно очень внимательно подходить к выбору делового партнера.

Приложения для эффективного управления командировками и авансовой отчетностью от Hamilton Apps являются облачными – это значит, что готовое решение предоставляется компании-клиенту в аренду.

Персональные данные всех пользователей приложений Hamilton Apps в лице сотрудников этих компаний хранятся и обрабатываются исключительно на территории Российской Федерации в соответствии с ФЗ № 152 «О персональных данных». 

Помните, что с 1 июля 2017 года хранить и обрабатывать личные данные граждан РФ на территории страны обязаны все операторы персональных данных.

Защита персональных данных

В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информационных технологиях и защите информации», обработка данных передается в сторонние компании при выполнении обязательного условия по защите подобной информации. Ответственность за безопасность этого процесса ложится на поставщика информационной системы, который обязан обеспечить:

• полную безопасность доступа, предотвращающую несанкционированные действия;
• контроль за доступом в систему и своевременное обнаружение злоумышленников;
• отработанный механизм действий при нарушении безопасности доступа к данным;
• надежность работы технических инструментов, служащих для обработки информации;
• резервное копирование данных с возможностью быстрого восстановления в случае какого-либо факта потери целостности данных;
• регулярный мониторинг степени безопасности информации.

В 6 Статье ФЗ-152 говорится о том, что возможна передача данных на обработку сторонним компаниям, но только в том случае, если с этим согласен субъект данных. Соглашение подкрепляется заключением договора. При этом организация, которая выполняет обработку персональных данных по поручению оператора, также должна действовать исключительно в соответствии с законодательством РФ. Для этого оператор данных обязан:

• четко сформулировать список шагов, которые будут проводиться при обработке;
• иметь конкретную цель, для которой необходима данная обработка информации;
• обеспечить полную конфиденциальность передаваемых данных;
• обеспечить защиту и безопасность информации при обработке;
• выполнять все пункты, предписанные 19 Статьей ФЗ-152, содержащей меры по защите личной информации в процессе обработки.

До переноса персональных данных в облачное хранилище провайдер обязан:

• определить, с какими угрозами безопасности данных можно столкнуться в процессе их переноса, а также уровень опасности каждой из угроз;
• предусмотреть меры по обеспечению максимальной безопасности данных в случае возникновения каждой из угроз;
• отработать систему защиты передаваемой информации.

Преимущества хранения персональных данных в облаке

Современные облачные технологии позволяют безопасно хранить большой массив персональных данных, имея ряд важных преимуществ:

• простая и доступная инфраструктура для хранения данных;
• удобная эксплуатация инфраструктуры без дополнительного обеспечения электропитания, мер безопасности и т.п.;
• быстрый и удобный доступ к информации, в том числе с мобильных устройств;
• фиксированная стоимость объема или определенного места в облачном хранилище;
• комплексный функционал без найма дорогих специалистов;
• доступное подключение дополнительных способов обработки информации;
• гибкое управление затратами на вычислительные инструменты;
• доступное восстановление данных в случае, если была нарушена их целостность.

Современному человеку всё сложнее представить свою жизнь без облачных сервисов – как в личной жизни, так и на рабочем месте. Облака фактически захватили мир, доказав свою эффективность и привнеся во всевозможные процессы максимальный комфорт.

С приходом облачных сервисов стали популярны и аббревиатуры их моделей: IaaS, PaaS и SaaS. Но что они означают, и чем отличаются друг от друга? Разбираемся в материале ниже.

IaaS облако

IaaS (Infrastructure as a Service/Инфраструктура как услуга) – это облачное решение, вычислительные мощности которого могут использоваться клиентом по собственному усмотрению в полном объеме: например, виртуальный сервер, сеть, хранилище данных, операционная система.

IaaS-провайдер вкладывает собственные средства в покупку серверов, построение сетей, организацию и поддержку необходимой инфраструктуры, а также налаживание корректной и безопасной работы в ней. Установкой и настройкой в данном случае пользователь занимается самостоятельно.

Проще говоря, используя IaaS сервис, вы максимально управляете своим приложением, но находитесь в инфраструктуре провайдера.

Используя облачные технологии IaaS, клиент получает:

• денежную и временную экономию на приобретении и обслуживании «железа»;
• безотказную работу инфраструктуры без привлечения внутренних специалистов;
• лёгкое масштабирование в зависимости от возникающих потребностей.

PaaS облако

PaaS (Platform as a Service/Платформа как услуга) – это облачное решение, в среде которого клиент может создавать собственные вычислительные мощности и далее также ими управлять.

PaaS-провайдер вкладывает средства в организацию готовой платформы и обеспечение её бесперебойной работы, что сделать самостоятельно довольно сложно и затратно. Вы же самостоятельно разрабатываете, разворачиваете и запускаете на ней свои приложения.

Используя PaaS платформу, клиент получает возможность:

• в короткий срок запускать собственные разработки;
• собирать статистику по их функционированию;
• оперативно принимать оптимальные решения по развитию.

SaaS облако

SaaS (Software as a Service/Программное обеспечение как услуга) – это облачное решение, в рамках которого клиент получает доступ к использованию вычислительных мощностей, например, электронная почта, CRM, ERP.

Раньше подобные приложения было необходимо устанавливать на каждый отдельный компьютер. Сегодня работать с ними можно с любого мобильного устройства из любой локации, имея только доступ в интернет. Для полноценного использования функционала вы просто переходите по ссылке в необходимое приложение и вводите свой логин и пароль.

SaaS-провайдер со своей стороны обеспечивает не только бесперебойную работу всей инфраструктуры, но и полностью берет на себя вопросы настройки, обновлений и поддержки предоставляемого в пользование клиенту приложения.

Используя SaaS сервис, клиент экономит на:

• закупке и обслуживании необходимого оборудования;
• администрировании и расширении инфраструктуры;
• обновлении и поддержке приложений.

Для наглядного примера модели SaaS возьмем приложения для управления командировками и авансовой отчетностью от Hamilton Apps. Эти приложения разработаны под ключ на базе облачных технологий – проще говоря, готовое решение предоставляется компании-клиенту в аренду.

Для легкого и быстрого оформления командировок и авансовых отчетов сотрудники этих компаний проходят с любого мобильного устройства по ссылке, вводят свой логин и пароль и далее используют весь необходимый функционал приложения.

SaaS-платформа является максимально гибкой, что позволяет провайдеру полностью адаптировать приложения под потребности каждого отдельного клиента, оперативно реагировать на любые изменения в законодательных нормах или внутри компании, а также на появление новых технологических решений на рынке.

Облачный подход также позволяет провайдеру обеспечивать доступность приложений 99,8% времени, а при возникновении вопросов пользователь всегда может позвонить или написать в службу поддержки.

Больше информации об облачном подходе Hamilton Apps можно найти на странице сайта Облако.

Преимущества использования облачных технологий

Оптимальная стоимость

В зависимости от модели облачные провайдеры работают по схеме ежемесячной фиксированной абонентской платы за определенный объем выделенных мощностей или по схеме пополнения баланса в случае возникновения необходимости в дополнительных мощностях.

Расходы на облачные технологии обычно относятся к статье регулярных операционных расходов. При этом компании-клиенту не нужно закладывать бюджет на закупку и обслуживание оборудования, а также администрирование инфраструктуры – эта зона ответственности остается на стороне провайдера. В случае с SaaS-решениями провайдер также берет на себя расходы по обновлению и поддержке всех вычислительных мощностей.

Такие условия сотрудничества означают, что компании-клиенту нет необходимости набирать большой штат IT-специалистов, что значительно сокращает расходы на ФОТ. Сотрудники компании просто работают с конечным продуктом, не переживая за техническую часть, что высвобождает их время на улучшение работы клиентского сервиса и внутренних бизнес-процессов.

Лёгкое масштабирование

Любая компания сталкивается с непредсказуемостью внешнего и внутреннего трафика в течение года, для сезонных бизнесов это особенно актуальная проблема. В моменты резкого роста масштабирование IT-инфраструктуры становится неизбежным, ведь компании нужно в кратчайшие сроки обеспечить эффективную обработку поступающих данных.

Есть также и обратная ситуация: компания подготовилась заранее к росту, а закупленное серверное оборудование в итоге простаивает. По статистике около 30% оборудования оказывается незадействованным, в то время как деньги на поддержание его работоспособности регулярно тратятся.

Используя облачные технологии, вы платите только за их фактическое использование без простоев, а при необходимости масштабирования получаете оперативную помощь от сформированной для этого команды специалистов.

Безопасная работа

В современном мире конфиденциальности и защите персональных данных уделяется огромное внимание, безопасность их сбора и обработки регулируется на законодательном уровне Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». В случае нарушения этого закона любой оператор ПД получает крупный штраф.

Поставщики облачных технологий относятся к обеспечению безопасности особенно серьезно, ведь в их приложениях хранятся конфиденциальные данные как физических лиц, так и сотрудников компаний-клиентов. Для обеспечения защиты этих данных в облаке провайдеры должны предоставлять в пользование только те технические инструменты, которые прошли проверку и получили специальные сертификаты, отвечающие всем требованиям законодательства.

Кому подойдет облачная модель?

Как мы выяснили, облачные технологии экономичны, удобны и безопасны в любой модели. Их использование особенно показано компаниям, в которых:

• необходимость в IT-мощностях время от времени меняется от большего к меньшему и наоборот;
• бизнес очень быстро масштабируется, а налаживание IT-инфраструктуры происходит значительно медленнее;
• нет достаточных первоначальных средств для вложений в собственное «железо»;
• необходимо сократить операционные расходы;
• запускается тестовое направление бизнеса, требующее стартовой IT-инфраструктуры.

Если же компания входит в число бизнесов, деятельность которых тщательно регулируется, а хранение персональных данных на внешних серверах (особенно расположенных в другой стране) запрещено, использование облачных технологий ей не подойдет.

Обратите внимание: если для выполнения задач компании требуются узкие кастомные решения, в ряде случаев более простым и эффективным может оказаться выстраивание IT-инфраструктуры «под себя», а не использование облачной.