Идея подачи электронных отчетов витала в воздухе с момента появления интернета. Сложность заключалась не столько в технической реализации, сколько в безопасности. Компании подают в государственные контролирующие органы отчеты с финансовыми показателями, которые являются конфиденциальной информацией. Поэтому электронный формат подачи отчетов требует повышенной степени защиты, которую несколько лет назад обеспечила электронная цифровая подпись.

ЭЦП бывает простой, усиленной неквалифицированной, усиленной квалифицированной.

Простая ЭЦП всё реже используется во внутреннем документообороте компании, и тем более во внешнем – она не защищает документ от внесения правок после его подписания.

Усиленная неквалифицированная подпись дает возможность авторизовать лицо, составляющее документ, а также установить, вносились ли в него изменения после подписания.

Усиленная квалифицированная подпись приравнивается к визе, которую лицо собственноручно ставит на документе. Именно она подходит для того, чтобы наладить внешний цифровой документооборот с контролирующими государственными органами и партнерскими организациями.

Электронная подпись для отчетов в налоговую службу

Использовать усиленную квалифицированную ЭЦП можно для сдачи отчетов и ряда других документов в ФНС, а именно:

• заявления на возврат суммы акциза;
• заявления на возмещение НДС;
• счета-фактуры, составленного в цифровом формате;
• заявления на постановку или снятие с учета в налоговой службе;
• заявления о налоговом вычете и т.д.

Подавать отчеты можно как на сайте ФНС, так и через операторов электронной отчетности. Если в первом случае все действия нужно выполнять самостоятельно с чётким соблюдением сроков, то операторы предоставляют дополнительные услуги – например, напоминание о сроках подачи отчетов, проверку корректности введенных данных, подтверждение отправки и доставки отчетности.

Подача отчетов исключительно в электронном виде обязательна для любых организаций, среднесписочная численность сотрудников в которых превысила 100 человек. Это правило также действует в отношении НДС и Расчета по страховым взносам для компаний, среднесписочная численность которых за предшествующий период превышает 25 человек, причем это относится и ко вновь созданным компаниям.

Отправлять отчетность в электронном виде могут и остальные плательщики НДС – для этого пишется соответствующее заявление в налоговой службе. Для получения цифровой подписи при себе необходимо иметь:

• оригинал паспорта уполномоченного лица;
• свидетельство о регистрации организации;
• учредительные документы компании;
• свидетельство ИНН;
• страховое свидетельство ПФ;
• заявление на выпуск электронной подписи;
• выписку из ЕГРЮЛ.

Где еще можно использовать усиленную квалифицированную подпись?

Если говорить об усиленной квалифицированной подписи как наиболее часто используемой в бизнесе, она подходит для всех действий, совершаемых в сфере электронного документооборота:

• работа на государственных электронных порталах;
• реализация финансовых услуг;
• организация государственных закупок по 223-ФЗ;
• участие в коммерческих торгах;
• участие в аукционных торгах;
• подача регламентной отчетности в Национальный союз страховщиков;
• предоставление документов на выдачу лицензии в Министерство здравоохранения и т.д.

Использовать эту подпись можно на Едином портале Государственных услуг, Федеральной службе по финансовым рынкам, территориальных ФГИС.

С 2017 года ЭЦП стала доступной и на авансовых отчётах – об этом ниже.

ЭЦП для авансовых отчетов

Сегодня все стремится к цифровизации, это касается и бизнес-процессов. Компании стараются автоматизировать операции, усиливая электронный документооборот использованием различных инструментов. Такой подход оптимизирует работу сотрудников и повышает эффективность компании в целом. Даже узкоспециализированный процесс обработки авансовой отчетности может стать фактически безбумажным, ускоряясь вдвое и снижая расходы до 40%. Как это возможно?

[vc_button radius=»btn-circle» link=»url:https%3A%2F%2Fhamiltonapps.ru%2Fnashi-prilozheniya%2Fhamilton-avansovyj-otchyot%2F|title:tra||» onclick=»trackOutboundLink(‘http://themeforest.net/item/uncode-creative-multiuse-wordpress-theme/13373220?utm_source=undsgncta&ref=undsgn&license=regular&open_purchase_for_item_id=13373220&purchasable=source’); return false;»]ПЕРЕЙТИ К ПРИЛОЖЕНИЮ[/vc_button]

Все участники бизнес-процесса работают в едином приложении Hamilton Авансовый отчет, где большая часть их действий уже автоматизирована. Все документы создаются, утверждаются, а с 2017 года и подписываются ЭЦП онлайн с любого мобильного устройства из любой локации. При этом работа с авансовой отчетностью в бизнес-приложении позволяет:

• обеспечить высокую степень защиты данных;
• своевременно предоставлять документы в контролирующие органы;
• вести внутренний документооборот согласно регламенту и законодательным нормам.

Больше об использовании приложения Hamilton Авансовый отчет читайте в статье Новая эра авансовых отчетов: Автоматизация и Облачная ЭЦП.

С необходимостью подавать отчетность в электронном виде организации столкнулись более 13 лет назад. Тогда такой формат воспринимался как сложность, сегодня же электронная отчетность – это удобный инструмент бизнеса, позволяющий достичь сразу нескольких целей:

• оптимизировать и ускорить процесс подачи отчетов как в контролирующие органы, так и внутри компании;
• исключить вероятность появления многочисленных ошибок в отчетах вследствие человеческого фактора;
• собирать и анализировать финансовые и другие ключевые показатели деятельности компании.

Поначалу программы для сдачи отчетности в электронном виде осваивали преимущественно бухгалтеры и сотрудники финансовых отделов, но сейчас с ними работают практически все сотрудники. Это связано с тем, что компаниям необходимо отчитываться не только перед контролирующими государственными органами (ФНС, Пенсионный фонд России, Министерство статистики), но и внутри организации: например, за целевое использование средств на общехозяйственные расходы или командировки. Начнем с первого.

Электронная отчетность в контролирующие органы

В 2019 году декларации в цифровом формате обязаны представлять:

• плательщики НДС, включая налоговых агентов;
• компании, среднесписочный штат которых уже превышает 100 человек;
• заново созданные и реорганизованные компании со среднесписочной численностью сотрудников свыше 100 человек.

Отметим, что отчеты по формам 2-НДФЛ и 6-НДФЛ в ФНС обязаны предоставлять все организации со штатом сотрудников более 25 человек. И если компания не входит в список тех, кто обязан предоставлять отчетность в электронном виде, это не значит, что она не может этого делать. Напротив, для контролирующих органов такой способ подачи отчетности более удобен: проверка становится проще и быстрее за счет единого формата документации, и все данные хранятся в единой базе. 

Индивидуальным предпринимателям и организациям такой способ подачи также более удобен в первую очередь отсутствием необходимости посещать государственные органы и проводить долгие часы ожидания в очереди, а также сокращением ошибок в документации и отсутствием споров о сроках ее подачи.

Электронная отчетность внутри компании

Для внутренней отчетности существуют специализированные программные продукты, среди которых найдутся подходящие компании и по функционалу, и по специфике деятельности. При выборе такого инструмента важны:

• удобство подключения и установки – наиболее оптимальным вариантом являются облачные системы;
• гибкость настройки – как под текущие нужды компании, так и в случае её расширения;
• интеграция с другими продуктами – ERP и внутренними системами компании;
• техническая поддержка пользователей – в идеале она должна предоставляться не только в электронном виде, но и по телефону;
• стоимость обслуживания – расходы на систему должны быть соизмеримы с полученной эффективностью от ее использования.

Программы для сдачи отчетности в электронном виде

Как мы описали выше, существуют инструменты для внешней и внутренней отчетности. Внешняя может подаваться напрямую на портале государственного органа, через операторов электронного документооборота или порталы, предоставляющие услуги подачи отчетности. Ее отправка невозможна без использования электронной цифровой подписи (ЭЦП) – «заверения» документа. Для электронной подачи потребуется написать заявление в государственном органе, а также получить ЭЦП.

Внутренняя отчетность подается и в бумажном, и в электронном виде, однако второй формат позволяет значительно упростить процедуру. Программа для сдачи электронной отчетности внутри компании работает по одной из двух схем:

• офлайн – устанавливается на компьютере пользователя и запускается именно с него;
• онлайн – облачная технология, позволяющая работать с любого устройства, имеющего выход в интернет.

Как правило, для использования офлайн-продукта требуется приобрести лицензию, что связано с немалыми расходами. Плюс к этому такие продукты являются менее гибкими и требуют значительных доработок под специфику компании. Онлайн-инструменты подразумевают меньше вложений – клиент приобретает только право на использование технологии, при этом имея доступ ко всем необходимым функциям. Онлайн-продукты, работающие на основе облачных технологий, подходят как для небольших, так и для крупных организаций, а также имеют возможность интеграции с ERP и другими внутренними системами, которые компания уже использует.

Например, для легкой и быстрой обработки авансовой отчетности существует облачное приложение Hamilton Авансовый отчет. Оно не требует использования вычислительной мощности компьютера или установки серверов в вашем офисе. Приложение работает удаленно, обеспечивая высокий уровень защиты информации и предоставляя максимум возможностей для развития и оптимизации бизнес-процесса.

[vc_button radius=»btn-circle» link=»url:https%3A%2F%2Fhamiltonapps.ru%2Fnashi-prilozheniya%2Fhamilton-avansovyj-otchyot%2F|title:tra||» onclick=»trackOutboundLink(‘http://themeforest.net/item/uncode-creative-multiuse-wordpress-theme/13373220?utm_source=undsgncta&ref=undsgn&license=regular&open_purchase_for_item_id=13373220&purchasable=source’); return false;»]ПЕРЕЙТИ К ПРИЛОЖЕНИЮ[/vc_button]

4 причины пользоваться программой электронной отчетности Hamilton Авансовый отчет

1. Мобильность. Все участники бизнес-процесса могут работать в приложении дома, на работе или в дороге на любом устройстве – смартфоне, планшете или компьютере. Требуется только доступ в интернет.
2. Интегрируемость. Приложение легко интегрируется с уже используемыми в офисе ERP-системами: 1С, SAP, Oracle, JD Edwards и другими.
3. Многоуровневое утверждение. Авансовый отчет, составленный в приложении, всегда можно утвердить онлайн в один клик, а все проводки для бухгалтерии сформируются автоматически.
4. Архив первичных документов. Не нужно усложнять сохранение первичных документов (подтверждающих чеков для отчетов) – достаточно сфотографировать их и сохранить в приложении. Они отправляются в архив, куда в любой момент можно получить доступ для проверки.

Такое решение в разы упростит создание отчетов для сотрудников и их проверку для руководителей, а также сделает бизнес-процесс прозрачным и эффективным для всей компании.

Для многих компаний деловые поездки – привычная статья расходов. В них сотрудники решают задачи, направленные на развитие бизнеса: налаживают отношения с партнерами и клиентами, исследуют новые пути сбыта и продвижения продукции, участвуют в специализированных мероприятиях или проходят повышение квалификации.

В зависимости от размера компании и количества таких поездок статья расходов на них может стать весьма внушительной – вот почему важно вовремя оптимизировать этот бизнес-процесс. Давайте разберемся, как правильно выстроить процесс управления деловыми поездками, сделав его максимально выгодным для компании.

Что такое система управления деловыми поездками?

Сегодня руководителям предоставлено множество возможностей для эффективного управления бизнес-процессами, в том числе деловыми поездками. Локальная ИТ-разработка, приобретение в собственность готового программного продукта или аренда облачного приложения – всё это автоматизированные системы управления бизнес-процессами, использование которых направлено на их оптимизацию.

Зачастую первые два варианта требуют куда больше временных и денежных ресурсов, чем последний – именно поэтому схема Software as a Service (инструмент как сервис) начинает пользоваться всё большей популярностью. Это значит, что компания не покупает готовую ИТ-разработку, а берет ее в аренду, тем самым экономя на расширении ИТ-инфраструктуры и администрировании. При этом компания получает возможность пользоваться полным функционалом инструмента и при необходимости легко и быстро настраивать его под свои нужды.

Для примера системы управления деловыми поездками возьмем облачное приложение Hamilton Командировки. Так как в этом приложении в онлайн-режиме из любой локации работают все участники бизнес-процесса, сам процесс становится комфортным, легко контролируемым и полностью прозрачным. Создание заявки на командировку, бронирование опций по поездке, проверка лимитов, утверждение бюджетов и даже написание авансового отчета по возвращении происходят в одной системе. Причем в любой момент руководитель может получить детализированную информацию по каждой конкретной командировке и выгрузить всю необходимую отчетность.

[vc_button radius=»btn-circle» link=»url:https%3A%2F%2Fhamiltonapps.ru%2Fnashi-prilozheniya%2Fhamilton-komandirovki%2F|title:tra||» onclick=»trackOutboundLink(‘http://themeforest.net/item/uncode-creative-multiuse-wordpress-theme/13373220?utm_source=undsgncta&ref=undsgn&license=regular&open_purchase_for_item_id=13373220&purchasable=source’); return false;»]ПЕРЕЙТИ К ПРИЛОЖЕНИЮ[/vc_button]

Когда командировочный процесс грамотно выстроен шаг за шагом, а большая часть функций его участников автоматизирована, компания начинает существенно экономить на бизнес-процессе время и деньги. Читайте, как компания Шнейдер Электрик сократила время на оформление командировок с 5-ти дней до 2-х.

На практике приложение Hamilton Командировки полезно как для крупных предприятий с разветвленной филиальной сетью, так и для небольших компаний, деятельность которых напрямую связана с деловыми поездками не только за рубеж, но и на территории России.

Перечислим 5 ключевых преимуществ этого приложения:

1. Мобильность. Так как приложение облачное, в нем можно работать со смартфона, планшета, ноутбука, персонального компьютера где и когда угодно – дома, в командировке, на рабочем месте или в пути.
2. Удобное бронирование. В приложении опции по поездке можно забронировать самостоятельно онлайн (online booking tool – см. ниже), через авторизованное ответственное лицо в компании или корпоративное туристическое агентство.
3. Автоматический Compliance. Приложение самостоятельно проверяет каждый запрос на командировку в соответствии с Travel-политикой компании и сигнализирует, если лимит превышен.
4. Автоматическая подготовка документации. Приложение автоматически создает приказ на командировку и прочие документы по поездке в соответствии с Travel-политикой компании.
5. Отчетность. Приложение формирует обширную отчётность для анализа и оптимизации расходов по поездкам сотрудников компании.

Online booking tool (OBT) – это онлайн-система, которая осуществляет поиск, бронирование и оформление опций по деловой поездке. С помощью этой системы сотрудник может самостоятельно забронировать билеты, проживание и прочие услуги по командировке.

Чем на практике полезна система управления деловыми поездками?

В первую очередь система является отличным помощником в планировании деловых поездок. Естественно, что спонтанные поездки – это суровая необходимость соблюдения интересов компании. Но если сотруднику о поездке известно заранее, он может сразу создать заявку в системе и забронировать необходимые опции, что позволит ему не только составить удобный трудовой график, но и сэкономить на проезде и проживании до 30% – перевозчики и отели часто делают скидки при предварительном бронировании мест.

Если оплачивать билеты и ваучеры на проживание с карты физического лица, никаких возвратов не предусмотрено. А если бронировать эти опции в программе для оформления командировок, средства будут списываться со счета организации, а для юридических лиц предусмотрен возврат НДС, что является еще одной возможностью сэкономить.

Если оформление командировки происходит в ручном режиме, за ним тянется цепочка из множества действий: подготовка и подписание приказа, направление тревел-агентству запроса на поиск подходящих билетов и гостиниц, утверждение подходящего варианта у руководителя. Если в командировку направляется не один сотрудник, а целая группа, да еще из разных отделов, количество действий в цепочке увеличивается в разы, а вместе с этим увеличивается и время их выполнения. Автоматизация командировок упрощает этот процесс: во-первых, цепочка грамотно выстроена, во-вторых, большую часть действий в ней выполняет сама система.

Самостоятельный подбор билетов и жилья за оптимальную цену может занять массу времени, плюс к этому всегда присутствует возможность упустить что-то из виду вследствие человеческого фактора. К системе управления командировками может быть подключено корпоративное Travel-агентство, в него также легко интегрируются и Travel-системы. Более продвинутые системы интегрированы с платформой OBT (Online booking tool), что позволяет сотруднику видеть все билеты и гостиницы на подходящие даты в очень широком ценовом диапазоне. Эта функция позволяет взглянуть на соседние даты для сравнения цен, чтобы забронировать опцию по самой привлекательной цене.

Еще один важный момент: система управления деловыми поездками включает в себя функцию автоматической сверки с Travel-политикой компании. Travel-политика или свод правил для организации командировок должен присутствовать в каждой компании, деятельность которой связана с регулярными деловыми поездками. В этом документе прописываются сроки подачи заявки на поездку, оформления визы, бронирования билетов и жилья, а также ценовые лимиты. Тревел-политика прямо регулирует все вопросы, связанные с командировками сотрудников, и, если организация поездки происходит в соответствии с этими правилами, руководитель может быть спокоен.

Хозяйствующие субъекты обязаны отчитываться перед государственными контролирующими органами. В настоящий момент в список этих органов входит Пенсионный фонд России, Федеральная налоговая служба и Федеральная служба государственной статистики. Необходимость предоставлять статистическую отчетность в закрепленном порядке прописана в Федеральном законе «Об официальном статистическом учете и системе государственной статистики в РФ». В законодательных актах указано, что подотчетная организация предоставляет отчетность по закрепленной форме в бумажном или цифровом виде – на выбор.

Росстат проводит сплошные и выборочные исследования. Сплошные подразумевают постоянную подачу документов в установленные сроки для определенной группы исследуемых. Выборочное исследование проводится на фокус-группе, состав которой определяет Росстат, поэтому в теории попасть в группу может любая организация, однако на практике эта вероятность невысока.

Кто должен подавать статистическую отчетность?

В законодательстве субъекты, которые должны предоставлять статистическую отчетность, определяются как респонденты статистического наблюдения. В эту категорию попадают:

• государственные органы и органы местного самоуправления;
• дочерние организации иностранных предприятий;
• индивидуальные предприниматели;
• нотариальные конторы и адвокаты;
• субъекты малого бизнеса.

Для субъектов малого бизнеса и основной доли индивидуальных предпринимателей установлен упрощенный порядок подачи отчетности в Росстат. К малому бизнесу относятся предприятия, численность сотрудников в которых не превышает 100 человек, а размер годовой выручки с исключением НДС – 800 000 рублей. Если в течение трех лет эти пороговые значения превышаются, организация перестает считаться субъектом малого бизнеса и отчитываться в упрощенном порядке.

[vc_button radius=»btn-circle» link=»url:https%3A%2F%2Fhamiltonapps.ru%2Fnashi-prilozheniya%2Fhamilton-avansovyj-otchyot%2F|title:tra||» onclick=»trackOutboundLink(‘http://themeforest.net/item/uncode-creative-multiuse-wordpress-theme/13373220?utm_source=undsgncta&ref=undsgn&license=regular&open_purchase_for_item_id=13373220&purchasable=source’); return false;»]Авансовый отчет онлайн[/vc_button]

Субъекты малого бизнеса подают отчетность только в том случае, если попадают в фокус-группу, то есть выборочное исследование. В этом случае Росстат отправляет уведомление о необходимости предоставить отчетность в указанный период. Остальные хозяйствующие субъекты отчитываются перед госорганом ежегодно. Как минимум речь идет о годовой бухгалтерской отчетности.

Какие формы статистической отчетности существуют?

Существует около 300 статистических форм и все они делятся на несколько основных групп:

• финансы;
• рынок труда;
• индивидуальные предприниматели;
• торговля;
• гостиницы;
• туризм;
• алкогольная продукция;
• прочее.

Все формы утверждает Росстат, в каждой собраны фактические показатели, периодичность, сроки и другие данные для сбора статистики. Предприятие заполняет не все формы, а только установленные для его группы Росстатом.

Как подается электронная отчётность в статистику?

В законодательстве утверждена возможно предоставлять необходимые данные не только в традиционном бумажном, но и в цифровом виде. Подавать электронную статистическую отчетность могут любые хозяйствующие субъекты – индивидуальные предприниматели, иностранные предприятия и органы государственной власти. Сделать это можно одним из способов:

• Подавать данные через сайт Росстата. Для регистрации в системе требуется обратиться в территориальное отделение Росстата и предоставить заявление на выдачу пары логин-пароль. После чего можно приступать к ознакомлению с формами, размещенными онлайн, и электронной сдаче статистической отчетности. При отправке данных направляется подтверждение о получении цифрового документа.
• Подавать данные через регионального оператора связи. В этом случае также потребуется написать заявление на обслуживание, но сама система проще. Оператор предоставляет программный комплекс, в котором формируется отчетность, направляемая в Росстат. Преимущество оператора – в простоте и удобстве использования, а также в том, что у него можно получить сразу и электронную цифровую подпись, и инструменты для подачи отчетности.

Электронная цифровая подпись для подачи отчетности требуется в любом случае. Она придает цифровому документу силу бумажного, заверенного подписью руководителя или другого ответственного лица. Заверенные цифровой подписью документы сегодня востребованы не только в Росстате, но и в других государственных контролирующих органах.

Изменения в законодательстве

В текущем году юридические лица имеют возможность подавать отчетность в электронном или бумажном виде по собственному усмотрению. С 2020 года организации будут обязаны предоставлять статистическую отчетность только в электронном виде. Для субъектов малого бизнеса и индивидуальных предпринимателей действует небольшая отсрочка – их это правило коснется в 2021 году.

Внедрение системы электронного документооборота в контролирующих органах призвано снизить отчетную нагрузку на хозяйствующие субъекты.

Электронные инструменты итоговой отчетности

Бумажный документооборот постепенно отходит в прошлое, уступая место куда более удобным, функциональным и надежным цифровым системам. В полной мере это касается и подачи разнообразной отчетности, в том числе авансовой — российское финансовое законодательство разрешает компаниям вести авансовые отчеты в электронном виде. Подробнее об этом можно узнать здесь.

[vc_button radius=»btn-circle» link=»url:https%3A%2F%2Fhamiltonapps.ru%2Fnashi-prilozheniya%2Fhamilton-avansovyj-otchyot%2F|title:tra||» onclick=»trackOutboundLink(‘http://themeforest.net/item/uncode-creative-multiuse-wordpress-theme/13373220?utm_source=undsgncta&ref=undsgn&license=regular&open_purchase_for_item_id=13373220&purchasable=source’); return false;»]Перейти к приложению[/vc_button]

Системы, предоставляемые региональными операторами связи и другими ИТ-поставщиками, призваны во многом разгрузить бухгалтеров за счет:

• унифицированных форм, заранее собранных в группы и соответствующих профилю деятельности организации;
• автоматической системы проверки ошибок;
• встроенной сверки форм и мгновенного подтверждения, соответствует ли заполненный документ требованиям законодательства;
• интуитивно понятного интерфейса.

Работа с такими инструментами оптимизирует деятельность бухгалтерского и финансового отделов, снижает вероятность возникновения ошибок и исключает риск несвоевременной подачи отчетности.

Все коммерческие организации обязаны предоставлять государству данные о финансовых итогах своей деятельности. Некоторое время назад сделать это можно было только при личном визите главного бухгалтера или уполномоченного лица в ФНС по месту регистрации организации, такие визиты отнимали массу рабочего времени и нервов. С введением электронной цифровой подписи в 2002 году в мир бухгалтерии ворвался прогресс. Электронная цифровая подпись по правомерности приравнялась к проставленной на бумажном носителе – и это стало лишь первым шагом. Рассмотрим, что мы имеем сегодня для ведения электронной бух. отчетности.

Какие документы можно подавать через интернет?

Бухгалтерская отчетность – важный для статистики и государственных органов инструмент. Он позволяет сформировать объективное представление о реальном финансовом положении компании, движении средств на её счетах, понять, работает компания с прибылью или в минус.

Составление отчетности – процесс достаточно трудоёмкий. С 2013 года подотчетные субъекты компании, в штате которой числится свыше 100 сотрудников, обязаны предоставлять отчетность в электронном виде, что во многом упростило этот процесс. Электронная финансовая отчетность может предоставляться двумя способами – на сайте контролирующего органа или через оператора.

Ключевыми документами для отправки являются отчет о финансовых результатах и бухгалтерский баланс. Они предоставляются в контролирующие органы раз в год.

Нововведения 2020

С 2020 года сдавать бухгалтерскую отчетность необходимо только в Федеральную Налоговую службу. Электронный документ отправляется через оператора электронного документооборота и подписывается цифровой подписью. Сроки сдачи отчетов остаются прежними, как и периодичность.

Субъекты малого предпринимательства вправе сдавать отчетность за 2019 год как в бумажном, так и в электронном виде – это прописано в пп. 1 п. 4 ст. 2, п. 2 ст. 2 Закона от 28.11.2018 N 444-ФЗ.

Форматы электронной отчетности утверждает налоговая служба. Она же составляет обширную базу предприятий, к которой в случае необходимости можно будет получить доступ за фиксированную плату. Ее размер будет определён дополнительно.

Инструменты электронной бухгалтерской финансовой отчетности

Использование систем безбумажного документооборота с контролирующими органами производится после составления соответствующего заявления. Представитель предприятия формирует официальный запрос на пользование системой электронного документооборота, затем подписывает договор с организацией, которая предоставляет услуги по подключению к СЭД, после чего получает электронный цифровой ключ либо в налоговой по месту регистрации, либо у локального оператора электронного документооборота.

Организовать отправку документов в контролирующие органы самостоятельно невозможно, так как необходимо подтверждение не только факта отправки, но и факта получения документа адресатом. Кроме того, важно защитить данные от третьих лиц, поэтому применение специальной системы и электронной цифровой подписи в полной мере оправдано.

Компании, которые работаю с СЭД, понимают все преимущества такого подхода, а потому стремятся автоматизировать и более узкоспециализированные бизнес-процессы, используя различные сервисы.

Они могут быть как онлайн или облачными, так и офлайн. В первом случае сервис может использоваться на любом персональном устройстве, достаточно знать данные для входа – пару логин-пароль. Во втором сервис устанавливается на определенном устройстве – получить к нему доступ, находясь не на рабочем месте, не получится.

[vc_button radius=»btn-circle» link=»url:https%3A%2F%2Fhamiltonapps.ru%2Fnashi-prilozheniya%2Fhamilton-avansovyj-otchyot%2F|title:tra||» onclick=»trackOutboundLink(‘http://themeforest.net/item/uncode-creative-multiuse-wordpress-theme/13373220?utm_source=undsgncta&ref=undsgn&license=regular&open_purchase_for_item_id=13373220&purchasable=source’); return false;»]ПОСМОТРЕТЬ ПРИЛОЖЕНИЕ[/vc_button]

Для примера возьмем процесс обработки авансовой отчетности в компании. Приложение Hamilton Авансовый отчет позволяет бухгалтерам и всем остальным участникам бизнес-процесса работать с документом полностью онлайн. Это значит, что заполнение, проверка, составление бухгалтерских проводок и даже подписание АО происходят автоматически, что значительно экономит рабочее время сотрудников и расходы на бизнес-процесс компании.

Подача бухгалтерской отчетности в электронном виде и использование подобных сервисов позволяют максимально разгрузить бухгалтера, так как делают все процессы автоматическими и быстрыми. Они также повышают комфорт и качество работы, позволяют вникать к тонкости финансовых операций не только бухгалтеру, но и руководителю, обеспечивая максимальную наглядность и прозрачность.

Процесс перехода компаний на электронный документооборот запущен уже давно. Немалые шаги в этом направлении предприняты и со стороны государства, и со стороны подконтрольных организаций и частных предпринимателей. Первое вводит требования, предоставляя новые возможности, вторые стремятся приспособиться, оптимизируя бизнес-процессы. На практике бухгалтерская отчетность в электронном виде действительно очень удобна, так как:

• экономит время специалистов, избавляя от поездок в контролирующие органы и ожидания в очередях;
• сокращает вероятность элементарных ошибок и повторных корректировок;
• в целом оптимизирует процесс составления и подачи документов.

С 2019 года электронная форма бухгалтерской отчетности стала обязательной для организаций. Это правило действует для предприятий, штат сотрудников которых насчитывает более 100 человек. Те организации, которые осуществляют свою деятельность давно, отчитываются за прошедший год, созданные недавно – за первый месяц, реорганизованные – также за первый месяц.

В 2020 году переход планируется осуществить и для индивидуальных предпринимателей – это закреплено в Федеральном законе от 28.11.2018 № 444-ФЗ. В законодательстве есть и другие нововведения. Например, если ранее отчетность подавалась в Федеральную налоговую службу и Росстат, то теперь подавать документы требуется только в ФНС. Это позволяет избежать дублирования информации и эффекта «сломанного телефона», упрощая задачи подотчетных организаций. О других особенностях системы рассказываем ниже.

Предоставление бухгалтерской отчетности в электронном виде

Развернутая структурированная информация обо всех приходно-расходных операциях организации позволяет составить впечатление о ее финансовом состоянии. Бухгалтерская отчетность представляет собой систематизированные таблицы и сводки о прошедших периодах.

Возможность подачи отчетности в электронных системах ввели еще в 2002 году. На данный момент обязательной ежегодной подаче подлежат бухгалтерский баланс и отчет о результатах финансовой деятельности.

Также в электронном виде ежегодно можно подавать информацию об изменениях размера капитала физического или юридического лица, целевом использовании выделенных средств и распределении финансовых потоков.

Для создания и отправки бухгалтерской отчетности существуют современные системы электронного документооборота. В них используются стандартизированные формы для ввода информации, что позволяет уменьшить риск возникновения ошибок, ускорить бизнес-процесс и оптимизировать подсчеты. Кроме того, при отправке таких форм в контролирующие органы все данные автоматически разносятся по разным счетам, что позволяет исключить необходимость ввода данных несколько раз и упрощает их проверку.

Системы электронного документооборота (СЭД) подключаются через оператора. Для этого требуется подать запрос в территориальный центр, подписать договор и дополнительное соглашение с авторизованной компанией-оператором. Для работы в СЭД требуется также получить электронную подпись (ЭП) – простую, усиленную неквалифицированную или квалифицированную. Высшую степень защиты дает последняя – она открывает широкие возможности для бизнеса не только в сфере документооборота, но и в тендерах, при работе с ЕГАИС. Выдает цифровую подпись отделение налоговой службы по месту регистрации организации.

Как оптимизировать предоставление бухгалтерской отчетности в электронном виде

Предоставлять нужную информацию в налоговую службу можно двумя способами:

• через официальный сайт;
• через оператора электронного документооборота.

И в первом, и во втором случае бухгалтер должен использовать усиленную квалифицированную электронную подпись: она приравнивается к визе, проставляемой на бумаге. Такая подпись обеспечивает высокий уровень защиты сведений, а также позволяет специалистам контролирующего органа получить максимум необходимой информации – о дате внесения данных, дате изменений и т.д. Через оператора электронного документооборота можно подавать отчетность без дублирования на бумажных носителях и с подтверждением доставки.

Для упрощения составления бухгалтерской отёчности используются специальные программные средства. Наиболее популярным в России является 1С: Бухгалтерия. Однако для узкоспециализированных бизнес-процессов в компании лучше использовать соответствующие онлайн-инструменты, которые легко синхронизируются с 1С и прочими ERP.

[vc_button radius=»btn-circle» link=»url:https%3A%2F%2Fhamiltonapps.ru%2Fnashi-prilozheniya%2Fhamilton-avansovyj-otchyot%2F|title:tra||» onclick=»trackOutboundLink(‘http://themeforest.net/item/uncode-creative-multiuse-wordpress-theme/13373220?utm_source=undsgncta&ref=undsgn&license=regular&open_purchase_for_item_id=13373220&purchasable=source’); return false;»]ПОСМОТРЕТЬ ПРИЛОЖЕНИЕ[/vc_button]

Например, для комфортной обработки авансовой отчетности можно использовать приложение Hamilton Авансовый отчет. Оно позволяет перенести этот бизнес-процесс в онлайн-среду, где легко работают и взаимодействуют все его участники. Для бухгалтера это приложение удобно тем, что оно берет на себя большой участок работы, исключает риск возникновения ошибок в документах и их многократную перепроверку, автоматически формирует проводки, хранит все необходимые данные в электронном формате.

Приложение также позволяет бухгалтеру быстро общаться с другими участниками процесса онлайн, а на выходе получать всю необходимую аналитику и отчетность. Приложение гибко настраивается под особенности учетной политики компании и локальные бизнес-практики, доступно с любого устройства и имеет высокий уровень защиты. Hamilton Авансовый отчет автоматизирует обработку авансовой отчетности комплексно, что позволяет не просто экономить время всех участников бизнес-процесса, но и оптимизировать расходы компании.

Внедрение электронного формата подачи бухгалтерской отчетности стало важным шагом для контролирующих органов и предприятий. Современные системы высвобождают больше рабочего времени специалистов, позволяя концентрироваться на решении более сложных задач и переводя подачу отчетности в разряд элементарных рутинных дел.