Безбумажное делопроизводство сегодня встречается даже в небольших компаниях. Исключение классического бумажного документооборота не только спасает леса – оно самым что ни на есть положительным образом сказывается на повышении эффективности бизнеса. Как это возможно и в чем выражается? Разбираемся ниже.

Зачем необходим электронный документооборот в организации

Использование программных средств на предприятии позволяет добиться следующих результатов:

  • минимизация сроков обращения документов и повышение скорости работы сотрудников;
  • мгновенный и безошибочный поиск документа в системе даже при наличии минимальной информации о нем;
  • возможность в любой момент отследить текущее состояние документа и лицо, ответственное за его выполнение;
  • общая база документов без необходимости хранения их в нескольких экземплярах.

Применение электронного документооборота возможно в различных сферах деятельности организации: кадровом и бухгалтерском учете, управлении, производстве, складском и архивном деле. Система имеет как базовый, так и расширенный функционал, что удобно для решения специализированных задач компании.

Существует несколько степеней защиты, которые позволяют оградить внутренние данные компании от несанкционированного доступа. Современные системы ЭДО поддерживают высокий уровень безопасности. Автоматизировать и должным образом защитить делопроизводство сегодня возможно в любой отрасли.

Как происходит внедрение электронного документооборота

Успешность интеграции системы зависит от соблюдения ряда условий:

  • Своевременная и грамотная подготовка технического задания с учетом всех требований к системе и особенностям построения рабочего процесса.
  • Заинтересованность в результате всех сторон – не только руководства и разработчика, но и конечных пользователей, которые будут иметь дело с системой ежедневно.
  • Поэтапная и постепенная установка.

В целом внедрение производится в несколько этапов:

  • разработка технического задания;
  • выбор подходящего программного продукта;
  • перечисление и описание бизнес-процессов;
  • составление общего плана работ;
  • установка и запуск программного продукта;
  • тестирование и отладка программы;
  • запуск системы в эксплуатацию;
  • мониторинг.

При этом важно не только выбрать и внедрить хороший продукт, но и обучить персонал работать с ним, а также постоянно производить мониторинг. Вовлеченность в процесс всех участников и их нацеленность на успешный результат помогут избежать ряда проблем и быстрее справиться с возникающими трудностями.

Электронный документооборот в компании как часть комплексной автоматизации

Необходимость в оптимизации бизнес-процессов рано или поздно встает перед каждым предприятием, даже небольшим. И в этом случае эксперты сходятся во мнении, что лучше всего использовать комплексный подход. На первый взгляд кажется, что автоматизировать делопроизводство в разных отраслях деятельности – оправданное решение. На практике же получается, что свести воедино модули, внедренные по очереди, не всегда возможно – синхронизировать их работу становится практически невыполнимой задачей.

МОБИЛЬНЫЕ ПРИЛОЖЕНИЯ ДЛЯ БИЗНЕСА

Тогда как внедрение единой системы позволяет автоматизировать бизнес-процессы разом. Ключевое в этом случае – выбрать программный комплекс с возможностью расширения и усовершенствования. Современные системы электронного документооборота в организации подходят для интеграции в ERP-архитектуру. А функционал таких комплексов существенно расширяется за счет бизнес-приложений, которые делают процесс управления предприятием более удобным, гибким, прозрачным и контролируемым.

 

Смотрите также: