Помимо сотрудника в процессе оформления одного авансового отчета всегда задействованы бухгалтер и руководитель, что существенно усложняет цепочку с точки зрения проверок, утверждений и коммуникаций. Именно поэтому сегодня всё больше компаний стремятся перевести этот бизнес-процесс из бумажного в цифровой — современные системы автоматизации в разы упрощают отчетность и существенно сокращают время работы с ней.

Когда нужен авансовый отчёт?

Если деятельность компании неразрывно связана с регулярными деловыми поездками, ее сотрудники вынуждены часто оформлять авансовые отчеты для подтверждения целевого расходования командировочных средств.

Перед направлением в командировку сотрудник получает из кассы организации средства, рассчитанные на покрытие накладных расходов – дорогу, проживание и дополнительные приобретения в ходе поездки. По возвращении все эти расходы необходимо оправдать в авансовом отчете, приложив к нему соответствующие первичные документы, которые и подтверждают понесенные траты.

Помимо поездки в командировку, денежные средства могут понадобиться сотруднику и при выполнении других производственных задач, таких как покупка необходимых материалов для офиса или деловой обед с клиентом. В этом случае речь будет идти об общехозяйственных и представительских типах расходов, о которых подотчетный сотрудник также обязан отчитаться в авансовом отчете, приложив к нему все необходимые подтверждающие документы.

Независимо от типа расхода, подотчетный сотрудник обязан предоставить авансовый отчет в бухгалтерию в течение трёх дней со дня свершения траты или возвращения из поездки. В последнем случае этот день отмечается в транспортном документе – железнодорожном или авиа-билете, или в путевом листе, если сотрудник использовал собственный автомобиль.

Какие задачи решают системы автоматизации отчетов?

Сегодня бумажный документооборот повсеместно переводится на электронный (ЭДО), причем не только в крупных предприятиях, но и в небольших компаниях. Это обусловлено весомыми преимуществами автоматизации как популярного бухгалтерского учета, так и прочих административно-хозяйственных процессов.

Даже такой узкоспециализированный бизнес-процесс, как управление авансовой отчетностью, может принести существенную экономию рабочего времени сотрудников и расходов на бизнес-процесс компании, если его автоматизировать.

Сегодня специальные программные средства позволяют не просто заполнять документ в электронной форме, но также подтверждать расходы по нему с помощью фотографий платежных документов, утверждать его за считанные минуты в бухгалтерии и у руководителя, иметь постоянный доступ ко всей первичной документации — и всё это в режиме онлайн.

Какие программы для авансовых отчётов существуют?

Хорошим примером автоматизированной программы для авансовых отчетов является облачное приложение Hamilton Авансовый отчет. Оно позволяет сотруднику с любого мобильного устройства из любой точки мира за считанные минуты полностью подготовить авансовый отчет, приложив фото всех оправдательных документов, и отправить его на проверку в бухгалтерию.

ПОСМОТРЕТЬ ПРИЛОЖЕНИЕ

На изображении выше представлен пример авансового отчета по командировке, однако в приложении можно отчитаться по любому виду расхода. Обратите внимание, что вся информация о компании и сотруднике уже заполнена по умолчанию, ему остается только внести свои расходы — приложение подскажет, куда именно, подсветив поля красным цветом.

Бухгалтер компании также работает в приложении, получая только правильно-оформленные документы. Однако при необходимости, у него всегда есть возможность отправить сотруднику онлайн-комментарий или же сам отчет на доработку. Бухгалтерские проводки приложение сформирует автоматически, бухгалтеру останется только проставить аналитику и перенести данные в ERP — приложение легко синхронизируется с любой корпоративной системой учета.

Руководитель также в приложении контролирует все расходы сотрудников и в один клик утверждает отчеты по ним, имея возможность подписать документ электронной цифровой подписью — подключение ЭЦП к приложению доступно также для бухгалтера и сотрудника.

Приложение Hamilton Авансовый отчёт — это не просто электронное создание авансовых отчетов, это комплексное решения для лёгкого и быстрого управления расходами сотрудников. Помимо этого, приложение исключает всевозможные ошибки, дублирующие операции, риск утери документации и неэффективное использование рабочего времени — сотрудники всегда своевременно сдают правильно оформленные авансовые отчеты и также своевременно получают по ним компенсации.

Чтобы убедиться в этом на реальном примере, читайте, как Бондюэль сократили время на обработку авансового отчета до 10-ти минут и ускорили выплаты в 4 раза?

Что еще нужно знать о приложении Hamilton Авансовый отчёт?

Приложение Hamilton Авансовый отчёт максимально гибкое — это значит, что оно может быть адаптировано в соответствии с техническим заданием каждой отдельной компании. Все доступы, роли и права участников бизнес-процесса могут быть настроены индивидуально, также как и все внутренние политики, правила и лимиты компании. В сравнении с использованием готовых коробочных решений, такой подход показывает на практике наибольшую эффективность, ведь он позволяет учитывать все потребности и особенности бизнес-процесса.

Приложение не требует дополнительной установки, для входа необходимо пройти по ссылке и ввести логин и пароль, и далее каждый участник бизнес-процесса получает в пользование продуманный дружелюбный интерфейс. Не смотря на это, используя приложения Hamilton Авансовый отчёт, компания имеет полную техническую и пользовательскую поддержку, что оптимально, особенно, на первых этапах работы.

Приложение полностью локализовано относительно действующих законодательных норм и оперативно обновляется при любых изменениях. При этом все персональные данные пользователей полностью защищены, так как обрабатываются и хранятся исключительно на
территории РФ в соответствии с ФЗ №152.

Получить демонстрацию приложения Hamilton Авансовый отчёт можно в разделе Демо.