Если деятельность компании неразрывно связана с регулярными деловыми поездками, ее сотрудники вынуждены часто предоставлять авансовые отчеты. Это форма отчетов представляет собой подтверждение целевого расходования средств, выданных под отчет. Перед направлением в командировку сотрудник получает из кассы организации средства, рассчитанные на покрытие накладных расходов – дорогу, проживание, дополнительные траты, целевые приобретения. Эти расходы по прибытии необходимо оправдать, прикрепив к отчету соответствующие приложения – первичные документы, которые подтверждают траты, совершенные в интересах организации.

Авансовый отчет предоставляется в течение 3 дней с момента возвращения сотрудника из командировки. Этот день отмечается в путевом листе автомобиля, если сотрудник использует собственный автотранспорт, или в транспортном документе – железнодорожном или авиабилете.

Современные системы автоматизации упрощают отчетность. Каким образом? Разберемся в этом ниже.

Какие задачи решают системы автоматизации отчетов?

Бумажный документооборот неуклонно вытесняется электронным. Его используют не только в крупных предприятиях – даже небольшие компании оценили преимущества автоматизации бухгалтерского учета и используют ее в хозяйственной деятельности.

Специальные программные средства выполняют следующие функции:

  • Сбор и хранение первичной документации.
  • Автоматизированное составление авансовых отчетов.
  • Подтверждение расходов в виде скан-копий и фотографий платежных документов.
  • Онлайн-проверка счетов.
  • Многоуровневое утверждение руководителем, менеджерами по проектам, главным бухгалтером.

Например, облачное приложение Hamilton Авансовый отчет позволяет сотруднику с любого мобильного устройства из любой точки мира за считанные минуты полностью подготовить авансовый отчет и отправить его в бухгалтерию.

ПОСМОТРЕТЬ ПРИЛОЖЕНИЕ

Для этого ему нужно войти в приложение, заполнить необходимую информацию в специально-отведенных полях, прикрепить фото чеков и кликнуть кнопку «Отправить». Бухгалтер тут же увидит этот отчет в системе и незамедлительно приступит к его обработке, при этом все проводки приложение сформирует за него автоматически. Подписывать документы, можно также не выходя из приложения с помощью электронной цифровой подписи.

Программа может настраиваться индивидуально в соответствии с техническим заданием организации. Другой путь – использовать уже готовые решения, однако на практике этот вариант имеет меньшую эффективности вследствие своей негибкости. В первом случае можно получить приложение, которое будет учитывать все потребности и особенности внутренней деятельности компании. При этом сложность заключается в составлении подробного технического задания, внедрении и последующем обучении персонала. Зачастую подобное решение часто оказывается более экономически выгодным за счет своей простоты, постоянной технической поддержки разработчика, а также гибкости и интегрируемости.

Преимущества программы для авансовых отчетов

Специальные приложения могут быть выполнены в десктопном или облачном варианте. Стандартная установка на персональных компьютерах пользователей сегодня определенно уступает облачным технологиям. И вот почему:

  • Мобильность. Пользоваться программой можно в дороге, на работе или дома, для этого подойдет планшет, смартфон или персональный компьютер с установленным браузером.
  • Адаптируемость. Приложение настраивается под требования учетной политики организации, мультивалютность, изменения в законодательстве.
  • Интегрируемость. На предприятии уже используется ERP- или CRM-система? В таком случае программа становится дополнением, которое расширяет возможности и функционал платформы.
  • Прозрачность. Утверждение отчетов происходит в соответствии с требованиями учетной политики организации.

Приложения просты в работе и не требуют переподготовки персонала. Они обладают удобным интуитивным интерфейсом и обеспечивают максимальный комфорт и эффективность работы.

 

Смотрите также: