С необходимостью подавать отчетность в электронном виде организации столкнулись более 13 лет назад. Тогда такой формат воспринимался как сложность, сегодня же электронная отчетность – это удобный инструмент бизнеса, позволяющий достичь сразу нескольких целей:

  • оптимизировать и ускорить процесс подачи отчетов как в контролирующие органы, так и внутри компании;
  • исключить вероятность появления многочисленных ошибок в отчетах вследствие человеческого фактора;
  • собирать и анализировать финансовые и другие ключевые показатели деятельности компании.

Поначалу программы для сдачи отчетности в электронном виде осваивали преимущественно бухгалтеры и сотрудники финансовых отделов, но сейчас с ними работают практически все сотрудники. Это связано с тем, что компаниям необходимо отчитываться не только перед контролирующими государственными органами (ФНС, Пенсионный фонд России, Министерство статистики), но и внутри организации: например, за целевое использование средств на общехозяйственные расходы или командировки. Начнем с первого.

В 2019 году декларации в цифровом формате обязаны представлять:

  • плательщики НДС, включая налоговых агентов;
  • компании, среднесписочный штат которых уже превышает 100 человек;
  • заново созданные и реорганизованные компании со среднесписочной численностью сотрудников свыше 100 человек.

Отметим, что отчеты по формам 2-НДФЛ и 6-НДФЛ в ФНС обязаны предоставлять все организации со штатом сотрудников более 25 человек. И если компания не входит в список тех, кто обязан предоставлять отчетность в электронном виде, это не значит, что она не может этого делать. Напротив, для контролирующих органов такой способ подачи отчетности более удобен: проверка становится проще и быстрее за счет единого формата документации, и все данные хранятся в единой базе. 

Индивидуальным предпринимателям и организациям такой способ подачи также более удобен в первую очередь отсутствием необходимости посещать государственные органы и проводить долгие часы ожидания в очереди, а также сокращением ошибок в документации и отсутствием споров о сроках ее подачи.

Для внутренней отчетности существуют специализированные программные продукты, среди которых найдутся подходящие компании и по функционалу, и по специфике деятельности. При выборе такого инструмента важны:

  • удобство подключения и установки – наиболее оптимальным вариантом являются облачные системы;
  • гибкость настройки – как под текущие нужды компании, так и в случае её расширения;
  • интеграция с другими продуктами – ERP и внутренними системами компании;
  • техническая поддержка пользователей – в идеале она должна предоставляться не только в электронном виде, но и по телефону;
  • стоимость обслуживания – расходы на систему должны быть соизмеримы с полученной эффективностью от ее использования.

Какими бывают программы для сдачи отчетности в электронном виде?

Как мы описали выше, существуют инструменты для внешней и внутренней отчетности. Внешняя может подаваться напрямую на портале государственного органа, через операторов электронного документооборота или порталы, предоставляющие услуги подачи отчетности. Ее отправка невозможна без использования электронной цифровой подписи (ЭЦП) – «заверения» документа. Для электронной подачи потребуется написать заявление в государственном органе, а также получить ЭЦП.

Внутренняя отчетность подается и в бумажном, и в электронном виде, однако второй формат позволяет значительно упростить процедуру. Программа для сдачи электронной отчетности внутри компании работает по одной из двух схем:

  • офлайн – устанавливается на компьютере пользователя и запускается именно с него;
  • онлайн – облачная технология, позволяющая работать с любого устройства, имеющего выход в интернет.

Как правило, для использования офлайн-продукта требуется приобрести лицензию, что связано с немалыми расходами. Плюс к этому такие продукты являются менее гибкими и требуют значительных доработок под специфику компании. Онлайн-инструменты подразумевают меньше вложений – клиент приобретает только право на использование технологии, при этом имея доступ ко всем необходимым функциям. Онлайн-продукты, работающие на основе облачных технологий, подходят как для небольших, так и для крупных организаций, а также имеют возможность интеграции с ERP и другими внутренними системами, которые компания уже использует.

Например, для легкой и быстрой обработки авансовой отчетности существует облачное приложение Hamilton Авансовый отчет. Оно не требует использования вычислительной мощности компьютера или установки серверов в вашем офисе. Приложение работает удаленно, обеспечивая высокий уровень защиты информации и предоставляя максимум возможностей для развития и оптимизации бизнес-процесса.

ПЕРЕЙТИ К ПРИЛОЖЕНИЮ

 

4 причины пользоваться программой электронной отчетности Hamilton Авансовый отчет

  1. Мобильность. Все участники бизнес-процесса могут работать в приложении дома, на работе или в дороге на любом устройстве – смартфоне, планшете или компьютере. Требуется только доступ в интернет.
  2. Интегрируемость. Приложение легко интегрируется с уже используемыми в офисе ERP-системами: 1С, SAP, Oracle, JD Edwards и другими.
  3. Многоуровневое утверждение. Авансовый отчет, составленный в приложении, всегда можно утвердить онлайн в один клик, а все проводки для бухгалтерии сформируются автоматически.
  4. Архив первичных документов. Не нужно усложнять сохранение первичных документов (подтверждающих чеков для отчетов) – достаточно сфотографировать их и сохранить в приложении. Они отправляются в архив, куда в любой момент можно получить доступ для проверки.

Такое решение в разы упростит создание отчетов для сотрудников и их проверку для руководителей, а также сделает бизнес-процесс прозрачным и эффективным для всей компании.