28 мая 2015 года Франко-российская торгово-промышленная палата CCI France Russie организовала очередное заседание комитета по налогообложению и финансовой отчетности. На этот раз темой обсуждения стали периферийные бизнес-процессы в компаниях, а именно командировки и авансовые отчеты.

В качестве спикеров выступили генеральный директор компании Hamilton Apps Виктория Лаптева, директор бухгалтерской службы компании Шнейдер Электрик Фирюза Шаймарданова и менеджер по закупкам компании Шнейдер Электрик Наталия Масюк.

В рамках заседания представители компаний рассказали о том, как сократить расходы и административные ресурсы на периферийные бизнес-процессы и одновременно усилить контроль соблюдения политик и правил, а также поделились с участниками мероприятия практическим опытом.

Полный видео-кейс доступен по ссылке.

Заседание открыла компания Hamilton Apps. Виктория Лаптева рассказала об облачных решениях по командировкам и авансовым отчетам в виде онлайн приложений, которые позволяют полностью оптимизировать эти бизнес-процессы в компаниях.

«В результате использования данных решений компании добиваются общей экономии времени и ускорения бизнес-процесса минимум на 40% – отмечает Виктория. – Расходы компании также сокращаются от 10% до 30%. Это происходит благодаря порядку и прозрачности процесса, сотрудники начинают покупать опции по командировке вовремя, а значит по более низким ценам – общая эффективность повышается».

Особое внимание Виктория уделила сокращению времени работы бухгалтера с помощью облачного приложения: «Во-первых, бухгалтеру больше не нужно бить руками проводки и далее загружать их – теперь все это формируется в системе, где уже имеются необходимые аналитики. Во-вторых, система элиминирует большое количество ошибок, возникающих в процессе заполнения сотрудником форм или проставления кост-центров. И, в-третьих, между сотрудником и бухгалтером больше нет сложной коммуникации, так как все ошибки и статус заявки видны в приложении».

Проблематика, которая возникает в компаниях в процессе обработки авансовых отчетов и командировок была подробно рассмотрена Фирюзой Шаймардановой на примере компании Шнейдер Электрик.

«Перед компанией стояла задача осуществления большого объема поездок при условии сохранения разумных расходов. При этом решение должно было соответствовать высокому уровню соблюдения законодательства, а также внутренних политик и правил компании», – рассказывает Фирюза.

Таким решением для компании Шнейдер Электрик стало приложение Hamilton, которое автоматически учитывает все лимиты и политики, делая бизнес-процесс максимально контролируемым, прозрачным и эффективным.

Об эффективности командировочного процесса относительно сроков рассмотрения заявки и ее одобрения также рассказала и Наталия Масюк: «Когда в компании Шнейдер Электрик проект Hamilton только запускался, на командировочный процесс уходило пять дней, теперь это занимает всего два дня. Выписка билетов также осуществляется в течение дня, а не два дня».

Спикеры заседания также отметили, что сотрудники стали более мобильными и независимыми друг от друга. Коммерсант может заполнять заявку или отчет, находясь в командировке, менеджер всегда уведомлен о текущей ситуации, а у бухгалтера появляется больше времени для работы на более эффективных участках.

Таким образом, процесс обработки авансовых отчетов и командировок в компаниях становится простым и быстрым, что позволяет всем сотрудникам чувствовать себя более комфортно, а в масштабах компании снижать как временные, так и материальные затраты.

С текстовой версией бизнес-кейса по автоматизации авансовых отчетов и командировок в компании «Шнейдер Электрик» можно ознакомиться здесь.