Бухгалтерская документация позволяет составить полное и актуальное представление о состоянии хозяйственной деятельности компании. В ее основу ложится первичная отчетность. Именно она фиксирует любые факты осуществления хозяйственной деятельности. Поэтому очень важно заполнять ее корректно, следуя установленным правилам, чтобы впоследствии исключить всевозможные ошибки.

Какие документы входят в перечень «первички»?

Полный список документов прописан в Федеральном Законе 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Прежде всего эти документы требуется для налоговой службы как подтверждение факта осуществления хозяйственного действия и правильного расчета налогооблагаемой базы.

Вся «первичка» должна сохраняться в бухгалтерских архивах по меньшей мере 4 года. В течение этого срока налоговая служба может в любой момент запросить их для проверки как вашей компании, так и вашего контрагента. Также первичная документация используется во время досудебных и судебных разбирательств.

«Первичка» составляется в момент проведения хозяйственной операции и подписывается в момент ее свершения. Как правило, составлением первичной документации занимается продавец товара/услуги. Однако сохранять эти документы требуется вне зависимости от того, являетесь ли вы компанией-поставщиком или ее контрагентом.

Список документов для разных типов сделок отличается. Однако для любого типа хозяйственной операции обязательно оформляются:

  • договор;
  • счет на оплату;
  • кассовый и товарный чеки, бланк строгой отчетности;
  • накладная;
  • акт о выполненных работах или поставленных товарах.

Любая сделка состоит из трех этапов: предварительная договоренность, осуществление оплаты, передача товара/оказание услуги. Соответственно, каждый этап оформляется документально.

Как заполняются документы первичной бухгалтерской отчетности?

Все в том же 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 6 декабря 2011 прописано, как именно следует заполнять такую важную для организации документацию. Согласно Федеральному Закону, в каждом документы должны содержаться:

  • наименование и дата составления документа;
  • наименование организации с полными реквизитами;
  • определение факта сделки;
  • количественное содержание сделки и ее выражение в денежном эквиваленте;
  • ФИО и должности сотрудников, ответственных за выполнение операции.

Внесение первичных документов в бухгалтерские регистры

Все первичные документы регистрируются, а сведения о них заносятся в регистры бухгалтерского учета. Несмотря на то, что строгие требования к первичке прописаны в Федеральном Законе, форму бухгалтерского учета определяет руководитель организации — она закрепляется в её уставе.

Вне зависимости от выбранной формы бухгалтерской отчетности для первичной отчетности самое важное – точность и своевременность вносимой информации. Именно на ее основе в последующем строится бухгалтерская отчетность организации. Первичку также запрашивает при проведении проверок налоговая служба.

Особенности первичной и сводной бухгалтерской отчетности

Существует разделение по степени обобщенности данных. Индивидуально первичную отчетность подготавливает компания по результатам собственной хозяйственной деятельности.

Сводную отчетность составляют вышестоящие инстанции, осуществляющие контроль и проверки хозяйствующих субъектов.

Существует также понятие консолидированной отчетности, которое подразумевает сбор отчетной информации от двух или более хозяйствующих субъектов, которые являются контрагентами или состоят в иных финансово-хозяйственных отношениях.

Вся эта отчетность используется для представления наиболее полной и актуальной информации о состоянии дел хозяйственных субъектов в определенных отраслях экономики.

Сегодня этот процесс во много раз упрощается благодаря использованию цифровых технологий. Они помогают достичь сразу нескольких целей:

  • оперативно обрабатывать первичную документацию;
  • удобно отправлять отчетность в контролирующие органы;
  • исключать человеческий фактор при вычислении финансовых показателей.

Еще один важный момент – это хранение такой документации. Это особенно актуально при работе с авансовой отчетностью, так как те же чеки, подтверждающие целевое использование средств сотрудника на нужды компании, часто теряются. Современные инструменты исключают такие риски.

Так, например, в приложении Hamilton Авансовый отчет все фото и сканы документов всегда сохраняются в электронный архив, что даёт возможность бухгалтеру или руководителю в любой момент и без лишнего труда их найти.

Именно поэтому цифровые инструменты для работы с первичной отчетностью сегодня используются на предприятиях любого масштаба. Использование таких инструментов выгодно и удобно как для вышестоящих инстанций и контролирующих органов (налоговая служба, Росстат, Пенсионный фонд РФ), так и внутри компании по ряду причин:

  • работы сотрудников бухгалтерского отдела в разы ускоряется;
  • качество контроля за ведением и хранением первичной документации повышается;
  • база для последующего анализа и выведения статистики легко формируется.