АШАН Россия

Auchan Holding – французская корпорация, которая является одним из крупнейших в мире операторов розничных сетей. В России развитием и деятельностью сети занимается АШАН Ритейл Россия. По состоянию на декабрь 2016го года в России действует 301 магазин. В 2014м году с целью повышения эффективности процессов обработки авансовых отчётов и командировок АШАН Россия внедрили облачное приложение Hamilton Apps.

О том, как это было, рассказала заместитель главного бухгалтера компании АШАН Россия Людмила Лобашева.

По данным анализа за 2014й год в компании насчитывалось 19 732 отчёта и 2993 подотчётных лица. Расходы на командировки составили 344 млн. рублей. 

«Как и любое предприятие, мы смотрим на свои расходы. Авансовые отчеты всегда вызывают много вопросов и много трат. Если у вас много филиалов, много подразделений, естественно, это больной вопрос: кто как отчитывается, кто валидирует, кто принимает решение о том, что тот или иной расход является экономически обоснованным для компании».

Людмила Лобашева отметила, что до начала проекта большую трудность вызывал анализ постатейных расходов. 

«Есть статья – командировки, есть один счёт – командировочные расходы, но что внутри, из чего состоит, куда уходят деньги – всё это нужно было анализировать вручную. И когда мы к этому подошли, то поняли, что отследить и проконтролировать огромную компанию очень трудно».

«На момент внедрения проекта у нас было 88 магазинов, где работало 37 000 сотрудников, каждый из которых потенциально мог являться подотчетным лицом».

«Мы поняли, что нам нужно навести порядок в своём хозяйстве: посмотреть, кто сколько и на что тратит, сколько народу участвует в обработке авансового отчёта. Проанализировав это, мы сделали вывод, что один сотрудник тратит около 105ти человеко-минут на то, чтобы оформить 1 документ, а жизненный цикл одного документа в общей сложности длится от 2х до 6ти недель».

«У нас возникла мысль, чтобы как-то это систематизировать, сделать прозрачным, сделать одинаковым на всех центрах, и чтобы везде работали лимиты». 

При выборе провайдера решения компания АШАН Россия опиралась на следующие критерии:

  • Доступность интерфейса для пользователей.
  • Возможность обмена данными с модулями и системами АШАН.
  • Уровни безопасности.
  • Многоязыковой интерфейс.
  • Возможность настройки лимитов расходов, стандартов бухгалтерского учета.
  • Наличие опции бронирования через турагентства. Отслеживание стадий.
  • Аналитические отчеты.
  • Стоимость и сроки реализации проекта. 

«Перед внедрением проекта Hamilton Apps мы решили, что если уж что-то автоматизировать, то автоматизировать это на все 100%». 

«Мы поняли, что в компании существует много видов расходов с подотчётными лицами, и не стоит ограничиваться только командировками. Поэтому все представительские, общехозяйственные, транспортные и прочие расходы были реализованы в этом проекте. То есть сейчас у нас в одном приложении есть полный анализ расходов, которые проводят наши сотрудники». 

«Нам также было важно, чтобы туристическое агентство обязательно работало в этом приложении». 

«Какой датой пришёл запрос, какой датой агентство ответило, какой датой билет отменили, какой датой они это сделали – цепочка настолько прозрачная, что мы теперь можем контролировать агентство. Плюс интерфейс Hamilton Apps позволяет запустить не одно агентство в систему – мы можем запустить 3-4 агентства сразу».

В рамках реализации проекта автоматизации авансовых отчетов и командировок в компании АШАН Россия главной целью было систематизировать бизнес-процесс, сделав его абсолютно прозрачным и легко-контролируемым. Однако, по словам Людмилы Лобашевой, результаты превзошли все ожидания.

«На уровне бухгалтерии получилось сократить четырёх человек. В отделе бронирования сидело 3 человека, сейчас сидит один. В принципе скромный результат, но после него случился интересный момент».

После внедрения приложения и раздачи доступа сотрудникам, удалось обеспечить 100% правильного оформления отчета о расходах, перевести взаиморасчеты с сотрудниками на безналичный расчет, обеспечить своевременную сверку и оплату счетов турагентства, а также обработку отчета сотрудниками в любой удаленности. Всё это позволило компании АШАН Россия упразднить уже 55 человек на уровне магазинов.

«Когда мы подходили к этому проекту у нас были более скромные ожидания, в итоге в общей сложности на сегодняшний день получилось сократить более 60ти человек». 

Сегодня приложением Hamilton Командировки и Авансовые отчёты пользуется 13 200 сотрудников компании АШАН Россия.

Несмотря на то, что главные задачи проекта Hamilton Apps и АШАН Россия были успешно выполнены, непрерывные работы над улучшением системы и повышением её качества продолжаются. В ближайшее время планируется внедрить ряд новых функциональных возможностей, которые позволят сделать процессы бэк-офиса еще более простыми и эффективными.