Как Вило Рус приучили сотрудников компании заблаговременно отправлять заявку на командировку руководителю?

Холдинг Wilo относится к числу крупнейших производителей насосов в мире, имея восемь заводов в пяти странах мира, 36 представительств в 32 странах и 3864 сотрудников. Российское представительство Wilo (ВИЛО Рус) включает в себя 30 филиалов, где в 2014-м году критичным стал вопрос наведения порядка во внутренних бизнес-процессах и их автоматизации.

Проектный менеджер ВИЛО Рус Павел Гаращенко рассказал, как это было.


«Проект Hamilton Apps был инициирован нашим финансовым департаментом с целью повышения эффективности процесса обработки авансовых отчётов и командировок».

Мы задались целью сделать работу сотрудников удобнее, например, исключить ситуации, при которых сотрудник сдает авансовый отчет, а через месяц его спрашивают о деталях: чеке или месте поездки — о которых он, естественно, уже и не помнит. Это вылилось в опрос сотрудников по претензиям к финансовому департаменту, по результатам которого появилась идея некой системы, которая бы автоматизировала данный процесс.

«До внедрения решения наши сотрудники, заполняя авансовый отчёт, постоянно сталкивались с проблемами, которые отнимают кучу рабочего времени».

Частые многочисленные ошибки, сложная коммуникация между участниками процесса, отсутствие возможности отследить статус документов – и это лишь малая часть неудобств, возникающих при заполнении авансового отчёта.

Бухгалтеры получали авансовый отчет в Excel, делали очень много проводок вручную, занимались поиском кодов, регионов, кост-центров сотрудников – теперь все эти поля есть в приложении.

«На старте проекта мы с командой Hamilton Apps поставили перед собой цель – внедрить его за 2 месяца».

Это было весьма амбициозно, но по прошествии запланированного времени наши сотрудники уже начали работать в приложении. Что нам особенно нравилось в работе с Hamilton Apps — так это ответственность. Мы сделали проектный план и точно знали, к какому числу приложение должно быть готово для демонстрации. Несмотря на то, что проектная работа началась под Новый год, мы всегда шли по плану. Ключ к успеху – правильное планирование.

 «Вместе с внедрением решения Hamilton Apps было анонсировано положение о командировках для нашей компании, которое полностью регламентирует командировочный процесс».

Теперь все сотрудники знают, что отправить заявку о командировке руководителю необходимо за 12 дней до поездки. Это не просто внедрение приложения – это наведение порядка в бизнес-процессе, а наведение порядка — это всегда ограничение свободы. Если раньше можно было распечатать и подписать документы после командировки, то сейчас приложение не даст этого сделать.

«Люди всегда сопротивляются новому. Первые два месяца было достаточно сложно и напряженно».

В начале использования решения Hamilton Apps сотрудники пытались продолжать работать с периферийными бизнес-процессами по-старому. Сначала все пугались от количества данных, которые нужно вводить, но когда они сделали это, то поняли, что процесс становится в разы проще. Всему нужно время.

«В рамках проекта команда Hamilton Apps проводила обучение более 150ти сотрудников ВИЛО Рус в Москве и по всей России».

Нас особенно радовало, что Hamilton Apps делали все, для того чтобы наши сотрудники получали удовольствие от приложения и процесса в целом, даже если это выходило за рамки проекта.

Сегодня сотрудники ВИЛО Рус ежедневно работают в приложении Hamilton Apps и отмечают, что бумажной работы стало в разы меньше, экономия времени уже заметна, а в целом процесс обработки авансовых отчетов и командировок стал намного проще и удобнее.


Наши приложения

Hamilton Авансовый отчёт

Облачное приложение для эффективного управления авансовыми отчетами.

Hamilton Командировки

Облачное приложение для оперативного управления командировками.


Как АШАН Ритейл Россия перевели более 60-ти человек, одновременно повысив эффективность процессов бэк-офиса?

Читать кейс

Как Шнейдер Электрик сократили время на командировочный процесс с 5-ти дней до 2-х?

Читать кейс

Как МСД Фармасьютикалс ежемесячно экономят более 60% в бэк-офисе?

Читать кейс