В деятельности компании рабочие поездки занимают особое место. В их планировании и организации задействовано несколько сотрудников, включая руководителя компании. А сама по себе деловая поездка или командировка требует не только решить поставленные вопросы, но и подготовить отчетную документацию. Эта документация – авансовый отчет.

В нем отражаются все произведенные командированным сотрудником – подотчетным лицом – расходы. И одной из главных статей расходов является оплата проезда.

Как отразить покупку авиабилетов в авансовом отчете

Стандартно подотчетное лицо для оправдания расходов прикладывает оригиналы проездных документов. Бумажный билет подтверждает договор между пассажиром и перевозчиком. Если билет приобретается в кассе, проблем не возникает. Он содержит все необходимые реквизиты:

  • собственный уникальный номер;
  • дату оформления;
  • информацию о пассажире;
  • данные о перевозчике;
  • номер рейса;
  • время и дату отправления;
  • стоимость;
  • пункт отправления.

Непосредственно в авансовом отчете билет может быть проведен как аванс в том случае, если он был заранее куплен за счет организации и предоставлен сотруднику. В блок по авансам/перерасходам вносят не только стоимость проездного документа с НДС, но и сумму выданного подотчетному сотруднику аванса.

Информация о билетах отражается не только на первой, но и на второй странице отчета. На второй странице необходимо указать реквизиты билета и его стоимость.

В бухгалтерском учете проводки проездных документов зависят от того, был ли куплен билет организацией или самим сотрудником.

Как вписать в авансовый отчет электронные авиабилеты?

В последнее время все чаще сотрудники предпочитают бронировать и приобретать проездные документы через интернет. Система электронной продажи билетов существует практически у всех авиаперевозчиков, РЖД и других государственных служб. Поэтому форма билетов при продаже через такие системы является стандартизированной по указу Минтранса РФ.

При покупке авиабилета через интернет пользователь получает на электронную почту маршрутную квитанцию. В ней обязательно должны быть указаны вышеобозначенные данные. Только в том случае, если маршрутная квитанция содержит всю необходимую информацию, ее, предварительно распечатав на бумажном носителе, можно приложить к авансовому отчету. Туда же потребуется присовокупить и посадочный талон. Он подтвердит факт непосредственно перелета подотчетного лица. Посадочный талон выдается в аэропорту при регистрации на рейс. Это требование закреплено в письме Министерства финансов РФ №03-03-06/1/515.

Если проводилась покупка авиабилетов на иностранном языке, в авансовый отчет нужно прикрепить перевод документа на русский. Выполнить его сможет как бухгалтер компании, так и специализированное бюро переводов. По сути, ключевой информацией являются только обязательные реквизиты перевозчика, пассажира, данные о рейсе и стоимость билета. Если перевод билета на иностранном языке выполняет штатный бухгалтер, для этого не требуется использовать специализированные словари. Федеральная налоговая служба составила письмо 26.04.2010 № ШС-37-3/656@, в котором расшифровала основные аббревиатуры и обозначения на английском языке, наиболее часто используемые в электронных билетах. Поэтому поиск необходимого существенно ускоряется.

При утере билета…

Электронный билет с легкостью распечатывается повторно, а вот посадочный талон необходимо будет заменить справкой, которую по запросу выдаст авиаперевозчик. Без этой справки принять к налоговому вычету в авансовом отчете покупку билетов невозможно.

Используем современные инструменты бизнес-оптимизации

Для компаний, нацеленных на максимально эффективную работу, существуют специальные приложения, упрощающие процесс подготовки командировок и последующего составления отчетов. Например, инструменты Hamilton Apps позволяют:

  • получить доступ к информации из любой точки мира с персонального компьютера, смартфона или планшета;
  • настроить приложение под локальные бизнес-практики и существующие законодательные нормы;
  • сохранять фотографии и скан-копии документов непосредственно в приложении для последующего их прикрепления к отчету;
  • утверждать авансовые отчеты онлайн;
  • создавать бухгалтерские проводки автоматически для авансовых отчетов;
  • систематизировать, контролировать и планировать расходы на основе статистических данных;
  • подготавливать документы на командировку автоматически;
  • отслеживать расходы сотрудников;
  • сверять электронные счета с заказами по командировкам;
  • согласовывать поездку в соответствии с travel-политикой компании.

Инструменты Hamilton Apps дают возможность сотрудникам компании самостоятельно бронировать проездные документы или передоверить данную функцию авторизованному travel-агентству. Прямое взаимодействие с такими агентствами призвано упростить подготовку деловых поездок, а также оптимизировать расходы компании, деятельность которой тесно связана с частыми командировками сотрудников.

Возможности подобных приложений практически безграничны, они удобны в использовании как для подотчетных сотрудников, так и для руководителей. Причем легко интегрируются с другими подобными инструментами, а также внедряются в уже действующую в компании архитектуру ERP, например, 1С, SAP, Oracle, JD Edwards и т.д. К другим преимуществам их использования стоит отнести гибкость настроек и удобство использования, отсутствие необходимости настраивать специальное программное обеспечение. Кроме того, эти бизнес-приложения облачные, что еще больше повышает комфорт работы с ними для всех участников цепочки.