Системы автоматизации внедряются сегодня во все сферы бизнеса. Не обходят стороной они и управление и взаимодействие с персоналом. Для динамичного развития компании необходима своевременная оптимизация бизнес-процессов, активную роль в которой играют средства автоматизации. Это специальные инструменты, задачами которых являются:

  • повышение эффективности управления персоналом;
  • налаживание четкости производственного процесса;
  • сокращение ошибок.

Автоматизация бизнес-процесса – неотъемлемый элемент прогресса предприятия. Каким образом она производится?

ОНЛАЙН ПРИЛОЖЕНИЯ ДЛЯ СОТРУДНИКОВ

Кому необходима автоматизация работы сотрудников?

В условиях нестабильной экономической обстановки возникает необходимость в применении инструментов, которые помогают оптимизировать производственный процесс.

Что это означает? Оптимизация направлена на перераспределение ресурсов таким образом, чтобы все сферы деятельности были охвачены, при этом сил на решение поставленных задач тратилось ровно столько, сколько требуется. Лишние расходы и действия – непозволительная роскошь. Избежать их и помогают средства автоматизации.

Как это работает? На предприятии может использоваться мощная ERP-система (EntERPrise Resource Planning), которая необходима для учета всех ресурсов и планирования. А отдельные инструменты решают дополнительные задачи, повышая комфорт работы, прозрачность, эффективность.

Эти инструменты – приложения. Для решения каких задач в компании они могут использоваться?

  • Внутрикорпоративное общение.
  • Постановка задач.
  • Контроль за выполнением проекта.
  • Сбор статистики и анализ расходов.
  • Планирование бюджета.
  • Формирование отчетов.

Хорошим комплексным примером являются приложения для оптимизации командировочного процесса в компании. Они помогают сотруднику в онлайн-режиме забронировать необходимую поездку в рамках автоматического соблюдения политик и лимитов компании, что также облегчает контроль для руководителя. А по приезду – безошибочно и быстро составить авансовый отчет, который бухгалтерия сразу увидит в этом же приложении и обработает.

ПЕРЕЙТИ К ПРИЛОЖЕНИЮ

На практике автоматизация работы оказывается удобна и для самих сотрудников, и для руководителя. Почему?

  • Точная постановка задач.
  • Доступ к первичной документации, хранящейся в общем архиве.
  • Автоматическое создание проводок для бухгалтерии.
  • Упрощенное формирование отчетов.
  • Прозрачность.
  • Сбор и анализ информации.

Пользоваться возможностями специальных приложений могут компании любого масштаба – как небольшие (от 5 человек), так и крупные, с разветвленной сетью филиалов (от 100 человек). При этом требования к подобным инструментам у таких организаций будут несколько различаться.

Какие преимущества предоставляет автоматизация работы сотрудников?

  • Интегрируемость. Удобство приложений заключается в том, что они хорошо синхронизируются с уже существующими на предприятии системами. Сложная многокомпонентная ERP-система может принимать данные от приложений или загружать в них задачи или счета. Это упрощает постановку и решение многих задач, а также обеспечивает доступ всем сотрудникам к актуальной информации.
  • Прозрачность. С помощью приложения можно отследить процесс выполнения задачи, ответственное лицо и другие технические подробности. Это необходимо для рядовых сотрудников и руководителей.
  • Финансовый контроль. Средства автоматизации помогают отслеживать расходы, анализировать их и использовать полученные данные для планирования бюджета и оптимизации трат.
  • Локализация. Приложения гибко настраиваются под требования локальной политики организации, законодательные акты, валюту и т.д.
  • Сбор и хранение первичной документации. Все необходимые документы можно сохранять в виде фотографий, копий, скан-чеков. Доступ к ним возможен в любое необходимое время, в том числе при создании отчетов.

Системы автоматизации широко используются в бухгалтерии, управлении персоналом, travel-сфере. Они необходимы для оптимизации расходов и производственного процесса, без них не обходится повышение качества обслуживания/товара. Приложение может работать на стационарных компьютерах и мобильных устройствах – смартфонах или планшетах. Это обеспечивает доступ к необходимым функциям в режиме онлайн на работе, дома или в дороге.

 

Смотрите также: