Оформление командировки

Довольно часто контрагенты компании находятся за пределами ее местонахождения. В таких случаях возникает потребность в командировках сотрудников, в ходе которых принимаются решения о сотрудничестве, выполняются производственные задания, решаются текущие рабочие моменты. Любая командировка подлежит обязательному оформлению в соответствии с установленными правилами.

Документы для оформления командировки

Постановление, регламентирующее оформление служебных поездок, отменили в 2015 году. Раньше для того, чтобы оформить командировку, требовалось подготовить большее количество документов, чем сейчас.

Основная цель нововведений как раз и была направлена на сокращение перечня документации при направлении сотрудников в поездки для выполнения служебных заданий. Теперь руководитель организации самолично принимает решение, какими документами будет сопровождаться командировка сотрудника. Список этих документов должен быть отражен в локальных актах компании. Исключение – приказ о направлении в поездку, оформление которого является обязательным.

По усмотрению организация может оформлять:

• служебное задание;
• удостоверение;
• авансовый отчет;
• журнал убывших-прибывших из поездок.

Изменился и порядок расчета суточных. Несмотря на то, что при учете командировки компания может больше не оформлять командировочное удостоверение, определять и фиксировать время отправления и прибытия, а также продолжительность пребывания в служебной поездке в днях по-прежнему необходимо. Оформление командировки также предполагает сбор документов, подтверждающих командировочные расходы сотрудника. Это могут быть чеки, накладные, квитанции, БСО и так далее.

Во многих организациях практикуется использование служебных записок от лица сотрудников, которые отправляются в командировку. В записке указаны сроки и продолжительность поездки. Если руководитель утверждает документ, то он также может приниматься к учету и служить подтверждением командировки.

Сотрудники, освобожденные от командировок

Получая направление в командировку, сотрудник не имеет права от нее отказаться. Исключением являются следующие категории людей:

• женщины на поздних сроках беременности;
• лица, работающие в организации по ученическому договору;
• несовершеннолетние.

Даже при наличии согласия со стороны вышеперечисленных лиц, работодатель не имеет права направлять их в служебные поездки. Запрет не распространяется на работников творческих специализаций (журналисты, писатели, актеры театра и кино, художники) и спортсменов.

К группе людей, которых можно направить в рабочую поездку только при письменном согласии, относятся:

• женщины с детьми до 3-х лет и мужчины с маленькими детьми при отсутствии матери;
• одинокие родители с детьми до 5-ти лет;
• родители детей-инвалидов;
• лица, на попечении которых находятся тяжело больные родственники;
• работники с инвалидностью (в случае, если поездка может ухудшить состояние).

В письменном согласии, которое подписывают сотрудники перечисленных категорий, должна фиксироваться информация о том, что они уведомлены о своем праве отказаться от поездки, и подпись с расшифровкой.

Оформление командировки сотрудника: Инструкция

Этапы оформления служебной поездки:

1. Оформление приказа. Можно использовать как стандартную форму, так и форму, разработанную организацией. Текст приказа излагается в свободной форме. На приказе должна стоять подпись сотрудника. Если поездка производится на личном транспорте, это также необходимо указать.
2. Выдача аванса. Деньги выдаются из кассы или перечисляются на банковскую карту командированного работника. Как правило, оформление и оплата командировок проводятся заранее: сотрудник получает деньги на проживание и проезд, а также суточные, сумма которых устанавлена организацией и закреплена в ее локальных актах.
3. Оформление удостоверения (если это предусмотрено внутренней учетной политикой компании). Как отмечалось выше, решение об оформлении этого документа принимает руководство. В нем могут быть указаны: служебное задание (цель поездки), отчет о его выполнении, расчет суточных. Также по желанию информация о поездке фиксируется в журнал, если он ведется на предприятии.
4. Отметка поездки в табеле рабочего времени. Применяется код 05 или отметка «К».
5. Оформление отчета по служебной командировке. Сотрудник оформляет отчет и сдает его в бухгалтерию в течение 3-х суток после своего возвращения. Может использоваться как стандартная форма отчета по авансам, так и форма, разработанная предприятием. В качестве дополнительного отчетного документа может применяться отчет о выполнении служебного поручения. К отчету прилагаются документы, подтверждающие затраты: квитанции, счета, билеты, бланки. Заполненный документ сдается в бухгалтерию, где устанавливается отметка о его поступлении, после чего отрывная часть передается сотруднику.
6. Компенсация перерасхода или сдача неиспользованного аванса в бухгалтерию. В таких случаях оформляется ПКО или РКО.

Оформление перерасхода работника в командировке основано на определении его обоснованности. Необходимо документальное подтверждение того, что затраты были произведены на неотложные нужды.

Выдача компенсации производится в течение 3-х рабочих дней с момента сдачи отчета. Если компенсация не была предоставлена или предоставлена не в полной сумме, сотрудник имеет право обратиться в суд для взыскания долга и процентов. При соглашении между организацией и работником возможно постепенное погашение задолженности.

Оформление командировки онлайн

Оформить командировку можно и в онлайн режиме, например в специализированном бизнес-приложении Hamilton Командировки. Вся информация по командированному сотруднику уже заполнена по умолчанию, ему остается лишь внести необходимые данные по планируемой поездке. Туристическое агентство, которое также работает в приложении, подберёт для него оптимальные опции по билетам и гостиницам, а также, по запросу, поможет оформить визу. Руководитель видит всю картину и одним кликом подтверждает командировку сотруднику.

Это приложение полностью синхронизировано с Hamilton Авансовый отчёт, поэтому по возвращении из командировки сотрудник за считанные минуты составит по ней отчёт и прикрепит к нему фотографии все подтверждающие расходы документы. Бухгалтер увидит готовый документ также в приложении и незамедлительно приступит к его обработке. Все участники бизнес-процесса могут работать в приложении с любого мобильного устройства из любой точки мира. И еще кое-что — документы можно подписывать прямо в приложении с помощью электронной цифровой подписи.

Командировка и отпуск

Каждый сотрудник организации имеет право на получение ежегодного отпуска. Это время, когда он полностью освобожден от рабочих обязанностей. Однако бывают случаи, когда у компании возникает потребность в служебной поездке сотрудника, находящегося в отпуске.

Сделать это можно только с письменного согласия сотрудника.

Пошаговый пример оформления командировки во время отпуска:

• Составление приказа об отзыве работника из отпуска.
• Получение письменного согласия на приказе: указывается фраза «Не возражаю», ставится подпись.
• Формируется приказ на служебную поездку.
• Выдается аванс на командировку, включающий суточные, деньги на проезд и выполнение задания.

Правила оформления командировки с предварительным отзывом сотрудника из отпуска включают обязательное внесение корректировок в график отпусков. Необходимо предварительно обговорить с сотрудником желаемые даты. Если он хочет продлить отпуск после окончания служебной поездки, оформлять и проводить его нужно заново.

Также потребуется пересчет отпускных. Делать это необходимо в том случае, если сотрудник продолжает отдыхать не в том же месяце, в котором прошла первая часть отпуска.