Системы автоматизации в бизнесе сегодня становятся всё большей необходимостью, причем свое применение они находят в самых разных его сферах. Внедрение таких систем положительно сказывается как на внутренних процессах компании, так и на общих результатах её работы.

Какие процессы в бизнесе автоматизируют чаще всего?

Производственный процесс компании в целом является комплексом материальных и нематериальных ресурсов. К материальным относятся помещение, оборудование, инструменты – всё то, что используется для производства товара или услуги. К нематериальным ресурсам – и чаще куда более ценным – навыки и умения сотрудников, а также их рабочее время.

И если оборудование для повышения скорости и качества работы достаточно просто обновить, то с нематериальными ресурсами всё гораздо сложнее. Здесь в дело вступают специализированные инструменты, которые помогают наладить внутренние и внешние бизнес-процессы, в том числе взаимодействие между их участниками, посредством автоматизации.

Главная задача автоматизации – оптимизация бизнес-процесса — его ускорение и упрощение для участников, а также приведение к максимальной эффективности для компании. Наиболее популярными направлениями для автоматизации в компаниях являются бухгалтерия, финансы, взаимодействие с клиентами, HR-задачи. В целом же сегодня автоматизировать в компании можно практически любой процесс – от взаимодействия с поставщиками и подрядчиками до внутренних узкоспециализированных процессов – таких, как оформление авансовой отчетности.

Остановимся подробнее на примере автоматизации обработки авансовой отчетности, так как этот процесс есть в каждой компании, и в зависимости от её масштаба расходы на него могут достигать внушительных сумм. По данным компаний, которые уже автоматизировали этот бизнес-процесс, экономия расходов здесь может составить порядка 40%, а экономия времени — 50%. Такие показатели эффективности достигаются путем перенесения процесса обработки авансовой отчетности в специализированное онлайн приложение, где большая часть информации уже заполнена за участников по умолчанию, а их действия автоматизированы.

В базовом варианте это выглядит следующим образом – сотрудник с любого мобильного устройства открывает электронный авансовый отчет, заполняет недостающую информацию, прикрепляет фото или электронные версии подтверждающих документов, и далее в один клик отправляет всё это на проверку бухгалтеру и одобрение руководителю. Все проводки за бухгалтера сформируются автоматически, а руководителю останется лишь подписать электронной цифровой подписью сам документ.

Естественно, что выстроить этот процесс можно с учетом всех специфик и регламентов компании. Обратите внимание, что именно поэтапное описание бизнес-процесса и проработка всех его составляющих являются залогом успеха проекта по автоматизации.

Из каких этапов состоит проект по автоматизации бизнес-процесса?

Автоматизация (IT) процессов – это важная мера для бизнеса, нацеленного на долгосрочное развитие и получение прибыли, поэтому такой проект требует серьезной подготовки со стороны бизнеса.

ИТ-автоматизация бизнеса состоит из следующих этапов:

  1. анализ и описание бизнес-процесса, его особенностей и узких мест;
  2. приведение бизнес-процесса к оптимальному варианту, реструктуризация;
  3. разработка технического задания на автоматизацию, утверждение сроков его реализации;
  4. внедрение системы автоматизации и её настройка под выстроенный бизнес-процесс;
  5. интеграция и синхронизация системы с внутренними и внешними инструментами бизнеса;
  6. тестирование системы и внесение необходимых доработок;
  7. обучение пользователей работе в системе;
  8. запуск системы и дальнейшая поддержка по работе с ней.

Важно отметить, что поиск и выбор ИТ-поставщика может осуществляться на первых трех этапах в зависимости от направленности проекта. Особое внимание всегда нужно уделять не только текущим мощностям ИТ-поставщика, но и его готовности быстро адаптироваться под любые изменения в бизнесе, особенно расширение.

Заказчик также должен понимать, что в зависимости от масштаба проекта от него могут потребоваться серьезные нематериальные ресурсы в виде сотрудников и их рабочего времени. Даже если у ИТ-поставщика имеется собственная команда для реализации проекта, закзачику всё равно необходим куратор на своей стороне, ведь никто не знает специфику компании лучше, чем работающий в ней сотрудник. Только такое кросс-функциональное взаимодействие сторон даст максимальную эффективность реализованного проекта по ИТ-автоматизации бизнес-процесса — подробнее об этом можно узнать из опыта компании Ферреро Руссия.