Бюджет на проект

Перед запуском любого проекта необходимо рассчитать его стоимость. Иначе это можно назвать бюджетированием — в процессе которого просчитывается бюджет на проект в целом, а также на отдельные работы в ходе его реализации. Затраты при этом распределяются по ряду критериев, среди которых статьи расходов, ключевые затраты проекта, виды работ и сроки их выполнения.

Структура бюджета определяется в соответствии с планом учета проекта по стоимости: стандартизированный бухгалтерский или специально разработанный управленческий. Вне зависимости от выбранной структуры бюджет складывается из сметы поступлений, то есть из резерва и основного операционного плана, в который закладывается выполнение работ, необходимых для реализации проекта, и сметы расходов.

Особенности планирования бюджета на проект

Когда составляется план бюджета организации на проект, в него включается полный перечень этапов проводимых работ с точными сроками их выполнения. Также перед тем, как оперировать конкретными суммами, требуется учесть ресурсы, которые понадобятся для реализации проекта, а именно трудовые и материальные. Первые измеряются временем и стоимостью, то есть оплатой специалистам за определенный период времени, вторые – единицами измерения и фактической ценой.

Ресурсы тесно привязываются к задачам проекта. Это значит, что каждый этап можно рассмотреть, как определенные ресурсы, необходимые для его выполнения, часы и стоимость. Если предполагается неполное вовлечение трудовых ресурсов, удобно обозначать это в плане в процентах, а при действительном расчете суммировать требуемое время для выполнения задачи специалистом и умножать его на этот процент.

После разбивки проекта на стадии и мероприятия, необходимые ресурсы и показатели суммируются и вносятся в сводный план. В последующем этот план понадобится для контроля расходов ресурсов и соотнесения планируемых показателей с реальными.

Изменение бюджета на разных стадиях проекта

На практике при смене стадий проекта бюджет может претерпевать следующие изменения:

• Разработка концепции. На этой стадии проекта определяется объем бюджетных ожиданий, потребность в финансировании и предполагаемые платежи для выполнения определенных задач. При планировании бюджета допускается самая высокая погрешность относительно других этапов – до 40%.
• Обоснование проекта. На этой стадии обосновывается не только сам проект в технико-экономическом и инвестиционном разрезе, но и его предварительный бюджет. Здесь закладываются статьи расходов и необходимый объем финансирования, однако погрешность всё еще может достигать 20%.
• Поиск поставщика. На этой стадии проекта проводятся тендеры и собираются коммерческие предложения потенциальных поставщиков. Здесь бюджет уточняется еще до 10%.
• Утверждение договора и технического задания. На этой стадии проекта бюджет формируется практически окончательно, ресурсы расходуются ограниченно, начинают действовать лимиты. Благодаря этому погрешность расчетов здесь уже не превышает 5%.
• Реализация проекта. В процессе этой стадии происходит фактическое распределение трат с минимальными отступлениями от запланированного бюджета.

Исходя из информации выше, можно заметить, как от оценочных и предположительных показателей бюджет трансформируется в текущий и фактический. После утверждения официального документа и постановки задач все показатели тщательно учитываются и находят свое отражение в реальных значениях. Однако возможность отклонения в бюджете в пределах 5-10% на последней стадии всегда стоит оставлять, особенно если речь идет об ИТ-проектах, где у заказчика в процессе выполнения работ могут возникать дополнительные пожелания. Главное всё это зафиксировать документально, а также знать некоторые нюансы.

Ознакомиться с реальными кейсами компаний по реализации ИТ-проекта на примере автоматизации управления командировками и авансовой отчетности можно в разделе «Кейсы».

Формирование бюджета ИТ-проекта

В рамках формирования бюджета на ИТ-проект необходимо рассматривать три основных момента. Первый – это сбор информации и данных по ИТ-инфраструктуре компании: сюда входит покупка оборудования и комплектующих, а также лицензий на программное обеспечение, заключение и оплата сервисных контрактов и операторских услуг. На этом моменте важно принимать во внимание, какие информационные технологии уже имеются в компании, а какие необходимы для достижения поставленных целей в рамках ИТ-проекта. Составляется полный список, начиная с коммуникации посредством электронной почты или телефонной связи до системы управления базами данных и безопасностью информации.

Следующий момент – анализ собранной информации, важной для определения точек, мешающих достижению поставленных целей. Здесь изучается целый ряд показателей: поставщики, функциональность, надежность, безопасность, удобство в использовании. Здесь также учитываются операционные расходы и имеющиеся в запасе ресурсы.

После этого следует формирование и обоснование бюджета проекта. При защите проекта необходимо в правильном разрезе представить руководству компании все собранные и проанализированные данные в рамках ИТ-проекта. Здесь также важно учитывать расходную часть. Например, операционные расходы, поддерживающие сервисные услуги, выплату сотрудникам заработной платы или капитальные вложения, необходимые на случай существенных финансовых потерь. Отдельным пакетом представляются инвестиционные вклады для повышения результатов работы компании.

Помните, что руководителю предприятия важно не вникать в сложности работы с каждым видом оборудования или системы, а получить подтверждение целесообразности его покупки.