Идея подачи электронных отчетов витала в воздухе с момента появления интернета. Сложность заключалась не столько в технической реализации, сколько в безопасности. Компании подают в государственные контролирующие органы отчеты с финансовыми показателями, которые являются конфиденциальной информацией. Поэтому электронный формат подачи отчетов требует повышенной степени защиты, которую несколько лет назад обеспечила электронная цифровая подпись.

ЭЦП бывает простой, усиленной неквалифицированной, усиленной квалифицированной.

Простая ЭЦП всё реже используется во внутреннем документообороте компании, и тем более во внешнем – она не защищает документ от внесения правок после его подписания.

Усиленная неквалифицированная подпись дает возможность авторизовать лицо, составляющее документ, а также установить, вносились ли в него изменения после подписания.

Усиленная квалифицированная подпись приравнивается к визе, которую лицо собственноручно ставит на документе. Именно она подходит для того, чтобы наладить внешний цифровой документооборот с контролирующими государственными органами и партнерскими организациями.

Электронная подпись для отчетов в налоговую службу

Использовать усиленную квалифицированную ЭЦП можно для сдачи отчетов и ряда других документов в ФНС, а именно:

  • заявления на возврат суммы акциза;
  • заявления на возмещение НДС;
  • счета-фактуры, составленного в цифровом формате;
  • заявления на постановку или снятие с учета в налоговой службе;
  • заявления о налоговом вычете и т.д.

Подавать отчеты можно как на сайте ФНС, так и через операторов электронной отчетности. Если в первом случае все действия нужно выполнять самостоятельно с чётким соблюдением сроков, то операторы предоставляют дополнительные услуги – например, напоминание о сроках подачи отчетов, проверку корректности введенных данных, подтверждение отправки и доставки отчетности.

Подача отчетов исключительно в электронном виде обязательна для любых организаций, среднесписочная численность сотрудников в которых превысила 100 человек. Это правило также действует в отношении НДС и Расчета по страховым взносам для компаний, среднесписочная численность которых за предшествующий период превышает 25 человек, причем это относится и ко вновь созданным компаниям.

Отправлять отчетность в электронном виде могут и остальные плательщики НДС – для этого пишется соответствующее заявление в налоговой службе. Для получения цифровой подписи при себе необходимо иметь:

  • оригинал паспорта уполномоченного лица;
  • свидетельство о регистрации организации;
  • учредительные документы компании;
  • свидетельство ИНН;
  • страховое свидетельство ПФ;
  • заявление на выпуск электронной подписи;
  • выписку из ЕГРЮЛ.

Где еще можно использовать усиленную квалифицированную подпись?

Если говорить об усиленной квалифицированной подписи как наиболее часто используемой в бизнесе, она подходит для всех действий, совершаемых в сфере электронного документооборота:

  • работа на государственных электронных порталах;
  • реализация финансовых услуг;
  • организация государственных закупок по 223-ФЗ;
  • участие в коммерческих торгах;
  • участие в аукционных торгах;
  • подача регламентной отчетности в Национальный союз страховщиков;
  • предоставление документов на выдачу лицензии в Министерство здравоохранения и т.д.

Использовать эту подпись можно на Едином портале Государственных услуг, Федеральной службе по финансовым рынкам, территориальных ФГИС.

С 2017 года ЭЦП стала доступной и на авансовых отчётах – об этом ниже.

ЭЦП для авансовых отчетов

Сегодня все стремится к цифровизации, это касается и бизнес-процессов. Компании стараются автоматизировать операции, усиливая электронный документооборот использованием различных инструментов. Такой подход оптимизирует работу сотрудников и повышает эффективность компании в целом. Даже узкоспециализированный процесс обработки авансовой отчетности может стать фактически безбумажным, ускоряясь вдвое и снижая расходы до 40%. Как это возможно?

ПЕРЕЙТИ К ПРИЛОЖЕНИЮ

Все участники бизнес-процесса работают в едином приложении Hamilton Авансовый отчет, где большая часть их действий уже автоматизирована. Все документы создаются, утверждаются, а с 2017 года и подписываются ЭЦП онлайн с любого мобильного устройства из любой локации. При этом работа с авансовой отчетностью в бизнес-приложении позволяет:

  • обеспечить высокую степень защиты данных;
  • своевременно предоставлять документы в контролирующие органы;
  • вести внутренний документооборот согласно регламенту и законодательным нормам.

Больше об использовании приложения Hamilton Авансовый отчет читайте в статье Новая эра авансовых отчетов: Автоматизация и Облачная ЭЦП.