Первичная документация организации – основа бухгалтерского учета и предмет неустанного интереса контролирующих органов. Несмотря на то, что требования к ее ведению достаточно строгие, в Федеральном Законе ФЗ-402 «О Бухгалтерском учете» говорится, что организация вправе разработать собственный образец, по которому будут фиксироваться совершенные хозяйственные операции. Но не все так просто.

Формы первичной бухгалтерской отчетности действительно могут быть свободными, однако полностью отрицать использование унифицированных форм не стоит. В некоторых законодательных актах строго закреплено внесение информации именно в определенном порядке.

Важно знать

Унифицированные формы были строгим требованиям контролирующих инстанций вплоть до 2013 года. В свободной форме разрешалось составлять только те первичные документы, для которых образца не существовало.

Когда в силу вступил закон ФЗ-402 «О бухгалтерском учете», многие унифицированные формы были упразднены, и предприятия получили возможность разрабатывать свободные формы первичной отчетности. Однако до сих пор существуют формы, обязательные к заполнению в определенном порядке.

То, какая из форм заполнения первичных документов будет выбрана на предприятии, закрепляется в его учетной политике либо в отдельном приказе. В этом случае самостоятельно разработанные образцы прикрепляются в виде приложений. Если в учетной политике не закреплены образцы, при проведении налоговой проверки инспекторы могут рассматривать это как нарушение — документы заполнены не в установленной форме. В этом случае предприятие может получить штраф.

Унифицированные формы отчетности

До настоящего момента обязательными унифицированными являются формы, закрепленные в федеральных законах и актах (ссылка на требование в письме Минфина России от 06.03.2013 № 03-03-06/1/6700):

  • кассовые документы из альбома унифицированных форм;
  • транспортная накладная по форме из Приложения 4 к Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом из Постановления Правительства РФ от 15.04.2011 № 272.

Образцы кассовых документов – кассового или товарного чека – изымаются из альбома унифицированных форм. Этот альбом – тематическая подборка форм документов, сгруппированных по виду хозяйственной деятельности или другому признаку. Например, существуют альбомы по:

  • кассовым операциям;
  • торговым операциям;
  • материалам;
  • основным средствам и нематериальным активам и т.д.

Также унифицированные формы используются для документов по кадровому учету и учету кассовых операций.

Свободные формы отчетности

Свободными могут быть формы отчетности для следующих первичных бухгалтерских документов:

  • договора;
  • счет-фактуры;
  • акта о выполненных работах или поставленных товаров.

Если для предприятия более предпочтительным является использование самостоятельно разработанных форм первичной отчетности, то она может или полностью собственными силами прописать образец, или использовать имеющиеся унифицированные формы в качестве основы.

Вне зависимости от выбранного пути в свободной форме обязательно требуется прописать:

  • наименование документа и дату его составления;
  • наименование субъекта, составившего документ;
  • содержание сделки;
  • величину измерения количества товаров/услуг в совершенной сделке и размер вознаграждения в денежном эквиваленте;
  • ФИО и должности сотрудников, подписавших документ.

Для отдельных групп документов этот перечень может быть расширен исходя из требований законодательных актов для такого типа документа. ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» не требует обязательного использования оттиска круглой печати на лицевой стороне первичного документа, но, если организация прописывает это в свободной форме, логично будет закрепить необходимость пользования печатью для всех типов первичных документов.

Чтобы разработать собственные формы первичной отчетности, требуется досконально знать действующее законодательство и регулирующие этот вопрос нормативные акты. Кроме того, необходимо позаботиться о закреплении всех внесенных изменений в учетной политике организации.

Авансовая отчетность

Наглядным примером использования унифицированной и свободной форм бухгалтерской документации является авансовая отчетность. Ранее сотрудники российских компаний заполняли авансовые отчеты строго по унифицированной форме АО-1. Сегодня делать это можно в свободной форме, в том числе и электронной, например, в приложении Hamilton Авансовый отчет.

Обратите внимание, что в любой форме авансового отчета должны присутствовать следующие данные:

  • информация о подотчетном лице;
  • сумма выданных под отчет средств;
  • информация о предыдущем авансе;
  • цель получения аванса;
  • бухгалтерские пометки.

Отметим, что в приложении Hamilton Авансовый отчет большая часть данных уже заполнена по умолчанию, сотруднику остается прикрепить фото подтверждающих документов и одним кликом отправить АО на утверждение бухгалтеру и руководителю.