Как Бондюэль сократили время на обработку авансового отчета до 10-ти минут и ускорили выплаты в 4 раза?

Bonduelle – французская компания, мировой лидер в сфере переработки овощей, чья продукция представлена более чем в 100 странах мира. Группа Bonduelle имеет 128 тысяч гектаров полей и 56 производственных площадок. Количество сотрудников в Группе превышает 10 тысяч.

С 1994 года Bonduelle осуществляет продажи консервированных и замороженных овощей для розничной торговли и ресторанов на территории РФ. Бондюэль в России имеет более 11 тысяч гектаров собственных полей и 3 завода. В компании работают более 500 постоянных сотрудников.

По данным на 2017 год в Бондюэль ежемесячно проводилось около 70 командировок и 300 авансовых отчетов.

О том, почему в компании возникла необходимость в комплексной автоматизации процесса управления командировками и авансовой отчетностью, а также, как этот проект реализовывался, рассказал руководитель ИТ отдела Бондюэль в России Александр Фаризанов.

«У нас была маленькая самописная программка, работала она весьма условно — каждый сотрудник устанавливал ее себе на компьютер, формировал в ней отчет, далее сгенерированный файлик отсылался по электронной почте сотруднику бухгалтерии, который для проверки должен был закачать его к себе в программу — в общем была какая-то полу-автоматизация. Работала эта программка постоянно с ошибками, сотрудникам нужно было что-то самостоятельно донастраивать, согласований в ней никаких не было» — рассказывает Александр.

 «Количество итерацией для проведения одного авансового отчета было достаточно большим — в случае, если все правильно заполнено, их было три; в случае не состыковок, начинались долгие пересылки туда-обратно».

Все бумаги сотрудники компании Бондюэль должны были физически отправлять на проверку в бухгалтерию, расположенную в других городах. Печатные формы они составляли самостоятельно по шаблону в Word, а коммуникацию с бухгалтерией вели по электронной почте. Работая в таком формате, сотрудники допускали большое количество ошибок в документации, что влекло за собой их множественные пересылки туда-обратно и задержки по выплатам. По итогу компания ежемесячно несла лишние расходы на бизнес-процессе, в том числе эквивалентные рабочим часам всех задействованных в нем участников.

«Мы начали искать решение в виде портала для пользователей с возможностью онлайн одобрения и подключения тревел-агентства» — рассказывает Александр.

«Процесс командировки и отчета по ней также были абсолютно не связаны, то есть отдельно пишешь письмо по почте в тревел-агентство, и после этого уже отдельно отчитываешься. Бухгалтерия не всегда могла сопоставить и закрыть затраты на билеты с конкретной командировкой, и очень часто всё это не билось».

«Мы довольно долго смотрели разные программы от глобальных до простых, пытались найти что-то облачное — не требующее инсталляций, потом мы пообщались с Hamilton Apps, и их решение оказалось, как раз, тем, что нам и нужно».

«В то время в Европе все подразделения Бондюэль тоже использовали свои полу-автоматизированные программы, что спровоцировало глобальный проект по внедрению решения для авансовых отчетов. Мы рассматривали вариант взять европейское решение, но оно никак не поддерживало русский язык, а нам нужна была полная локализация — и тогда штаб-квартира одобрила нам локальный проект Hamilton Apps».

Проект Hamilton Apps в компании Бондюэль стартовал в конце 2017 года с автоматизации авансовых отчетов. Подготовка к проекту заняла около 6ти месяцев, запуск и пилотирование — 3 месяца.

«У нас накопились несданные авансовые отчеты, которые нужно было быстрее обработать, поэтому мы начали с их автоматизации, и они первые пошли в пилот, а уже потом мы подключили агентство и начали работу с ним. Настройка бизнес-процесса прошла довольно быстро, задержки были с нашей стороны в момент тестирования и согласования» — рассказывает Александр.

«В плане проектного менеджмента нас хорошо направляли коллеги из Hamilton Apps».

«С нашей стороны в проекте были задействованы руководитель финансовой группы и главный бухгалтер, так как авансовые отчеты – это их головная боль, они являются основными заинтересованными лицами бизнес-процесса. Я выполнял роль технического специалиста, вёл коммуникацию с ИТ-поставщиком и давал экспертное мнение по настройке системы».

Летом 2018 года в рамках большой внутренней конференции приложение Hamilton Apps было представлено всем сотрудникам Бондюэль в России.

«Внедрение новой системы все сотрудники восприняли позитивно и радостно — у них много командировок и авансовых отчетов, прежняя система была неудобна никому, а новая существенно облегчила им жизнь» — делится Александр.

«Приложение Hamilton Apps простое и понятное, пользователь имеет минимум вариаций в действиях».

«Мы провели 3 обучающих вебинара, коллеги из Hamilton Apps подготовили для нас хорошую инструкцию, которая загружена у нас прямо в приложении. Первые два месяца поступали письма и звонки от пользователей, сейчас вопросов по работе в системе нет, и даже новые сотрудники разбираются в ней сами».

По словам Александра Фаризанова проект Hamilton Apps помог Бондюэль централизовать бухгалтерию компании и стандартизировать внутренние документы, в том числе тревел-политику.

«Вся бухгалтерия компании теперь находится в Краснодаре, все документы также физически уходят туда, но для их проверки больше не нужно ждать оригинал, так как в приложении есть скан. Бухгалтерия переписывается с сотрудником в разделе «вопрос-ответ», поэтому теперь 99% печатных форм к ним приходят верные — сотрудник сделал отчет, бухгалтер что надо сразу подкорректировал, а приложение уже само на основании всех данных сформировало эти печатные формы» — рассказывает Александр.

«Суточные теперь также рассчитываются автоматически, поэтому неточность расчетов вследствие человеческого фактора исключена. Ну и бухгалтерам облегчение – раньше они эти расходы заносили руками в ERP, а сейчас там уже есть все проводки — приложение само их разбивает по нужным счетам расходов и генерирует импорт-файл, который потом в нашу ERP подкачивается, и проводки автоматически создаются».

«Всё стало проще, быстрее и прозрачнее. Раньше, чтобы получить выплату, бухгалтерия ждала пока бумага придет, сейчас в приложении уже все загружено и проверено. Мы решили сами для себя, что больше нет необходимости ждать — сотрудник получает аванс, а бумага уже потом доезжает. А с ЭЦП бумага вообще не нужна будет!».

На данный момент в рамках проекта Hamilton Apps в Бондюэль ведутся работы по настройке электронного подписания документов прямо в приложении, что в будущем поможет компании сократить временные и денежные расходы на пересылке бумаги. Сегодня в Бондюэль количество авансовых отчетов в месяц может достигать 500 штук, каждый отчет состоит, как минимум, из 3-4 листов бумаги, а на их пересылку уходит около 200 тысяч рублей. Если сократить количество бумаги хотя бы на 10%, то ежемесячная экономия уже составит 20 тысяч рублей, что в год выливается в существенную сумму.

«После внедрения приложения Hamilton Apps мы уже получили порядка 600 часов экономии рабочего времени сотрудников в год. У нас также больше нет специально выделенного человека для работы с авансовыми отчетами, который стоил компании примерно 900 000 рублей в год».

Ранее составление одного авансового отчета у сотрудника компании Бондюэль занимало около часа суммарного времени, сейчас — порядка 10 минут. Процесс выплаты после отправки этого отчета затягивался до месяца, сейчас сотрудник получает свой аванс в течение недели. У бухгалтера на обработку одного авансового отчета уходило до 30 минут, сейчас – максимум 10 минут.

«Hamilton Apps работают как услуга – мы не покупали никаких лицензий и серверов, у нас есть минимальный тариф, а все что сверху оплачивается за количество отчетов. Мы платим фактически за объем потребляемой услуги, что также экономит расходы компании в месяц, весь рынок сейчас идет к этому» — объясняет Александр.

В заключении Александр Фаризанов поделился, на что стоит обращать особое внимание при подготовке к такому проекту и выборе ИТ-поставщика.

«Самый главный совет – на старте полностью определить для себя, что требуется — не на уровне идеи «мы хотим автоматизировать», а — для чего, что и каким образом. У нас по мере автоматизации появлялись «хотелки» от бухгалтерии по отчетам или печатным формам — такое бывает часто, но лучше сразу по максимуму определиться с тем, что необходимо. При выборе поставщика обращайте внимание на его профессионализм – это тяжело оценить заранее, но это крайне важно».

«Hamilton Apps провели нас через этот проект, они подсказывали нам, что и как лучше сделать, они знали сам бизнес-процесс лучше, чем мы, так как у них есть экспертиза».

Проект Hamilton Apps в Бондюэль уже имеет дальнейший план развития и расширения, ведь сама компания в России постоянно растет, а вместе с этим увеличивается и её объем командировок и авансовых отчетов.