Как Ферреро Руссия преобразовали управление командировками и авансовыми отчетами в комфортные сервисы?

Группа Ferrero – один из лидеров мирового рынка кондитерской отрасли с консолидированным оборотом 10,7 млрд евро. Группа имеет 25 производственных предприятий по всему миру. В компаниях Группы в 55 странах работают более 40 тысяч сотрудников. Продукция Ferrero представлена более чем в 170 странах.

По результатам опроса Reputation Institute 2019 Группа Ferrero заняла 19-ую строчку в рейтинге Global RepTrak® 100, что ставит её на первое место среди производителей продуктов питания в списке 100 наиболее уважаемых компаний в мире.

На российский рынок Группа Ferro вышла в 1995 году. За годы присутствия в России она успешно прошла все ступени развития от небольшого представительства до крупной компании с развитой дистрибьюторской сетью и собственным производством во Владимирской области. В настоящий момент на российском рынке представлены все основные бренды Ferrero.

За последние годы компания «Ферреро Руссия» существенно увеличила объем продаж, что привело к расширению коммерческого отдела, увеличению количества служебных поездок и, соответственно, отчетов по ним. В связи с этим возникла необходимость оптимизировать этот бизнес-процесс на всех этапах: сотрудник – менеджер – HR – бухгалтерия. Региональный финансовый менеджер компании «Ферреро Руссия» Наталья Корешкина поделилась практическим решением этой задачи.

В 2015 году в «Ферреро Руссия» насчитывалось 615 подотчетных лиц, на которых приходилось 12 478 авансовых отчетов. В 2016 году количество авансовых отчетов превысило 14 000, вместе с чем увеличилась и общая сумма командировочных расходов.

«Структура отдела продаж компании очень большая, миграция сотрудников отдела между регионами частая, и с каждым годом командировок становится всё больше. Ручное управление бизнес-процессом, не интегрированным в корпоративный шаблон, требовало от компании много ресурсов. Это и подтолкнуло нас к реализации проекта по автоматизации обработки авансовой отчетности и управления командировками», — рассказывает Наталья.

По статистике, до 50% документов на командировки и выданные под отчет средства не сдаются в срок. Чем крупнее компания, тем сложнее проконтролировать этот и другие моменты, связанные с бизнес-процессом, что в итоге делает расходы на него непрозрачными.

«Нам было важно сократить расходы на бизнес-процесс, оптимизировать временные затраты сотрудников и менеджеров, добиться своевременного обмена информацией между Travel-агентством и командированными сотрудниками, минимизировать количество ошибок, возникающих при ручном заполнении документа, даже в специально настроенном excel-файле».

В ходе проекта «Ферреро Руссия» рассчитывала добиться полной прозрачности и доступности данных по бизнес-процессу для всей Группы благодаря:

• возможности создавать запросы на командировки и отчеты по расходам в режиме онлайн с любого мобильного устройства, в любое время и из любой локации;
• возможности одобрять эти запросы и отчеты, а также утверждать расходы по ним, в режиме онлайн с любого мобильного устройства, в любое время и из любой локации;
• возможности видеть все запросы, отчеты и статусы, а также быстро реагировать на них в удобном для пользователя интерфейсе;
• функции автоматического контроля бюджетов и проверки соблюдения политик компании;
• сводной отчетности и электронному архиву первичных документов;
• автоматическому созданию учетных операций.

«Наши коллеги из Группы были также заинтересованы в решении этой задачи, поэтому мы совместно проводили тендеры. Но европейская специфика командировок, авансовых отчетов и работы с Travel-агентствами – это совсем другая история. И пообщавшись с европейскими ИТ-провайдерами, мы поняли, что только компания с опытом работы на российском рынке cможет удовлетворить все наши требования».

Ключевым критерием при выборе поставщика для «Ферреро Руссия» было его 100% соответствие всем нормам российского законодательства, включая физическое хранение персональных данных на территории РФ, а также умение легко и оперативно адаптироваться ко всем его изменениям.

Еще одним важным критерием была локализация системы, а именно предоставление пользователям интерфейса и службы поддержки полностью на русском языке.

Компания также обращала особое внимание на то, чтобы:

• затраты на проект в момент подготовки и далее – запуска никак не влияли на объем проекта и производительность системы;
• функционал системы в полной мере охватывал работу с отчетами о расходах, управление командировками и запросами на отсутствие;
• интерфейс системы при необходимости быстро переключался с русского языка на английский и наоборот;
• команда ИТ-поставщика была легко доступна по телефону и свободно говорила на русском и английском языках;
• команда ИТ-поставщика могла проводить обучение по работе в системе с помощью видеоконференций, на месте в регионах или с помощью специализированных материалов, и далее осуществляла полную поддержку пользователей.

После оценки ИТ-поставщиков и финального выбора, предстояла подготовка полного описания всех бизнес- и рабочих процессов, которые должны были войти в объем проекта.

«У нас были амбициозные цели, однако перед запуском проекта мы существенно пересмотрели наши внутренние процессы и поняли, что невозможно реализовывать все желания одновременно, поэтому мы начали делать это поэтапно».

Проект Hamilton Apps в компании «Ферреро Руссия» стартовал с приоритетного этапа автоматизации авансовой отчетности и командировок. Для достижения максимальной эффективности команды детально прорабатывали описание бизнес-требований и техническое задание, осуществляли построение сложных интерфейсов, а также совместно проводили ряд пользовательских и интеграционных тестирований.

«У нас были сложные интерфейсы, поэтому мы опасались, что в ходе тестов что-то упустим, и потом это всплывет уже при работе пользователя в системе. Но как показала практика, мы смогли охватить всевозможные кейсы. Действительно, предварительная работа велась достаточно долго, но она была качественной. Мы получили все необходимые ресурсы от ИТ-провайдера, которого выбрали, мы учились друг у друга, и именно поэтому сейчас у нас успешный проект. Нам есть чем гордиться!» — делится Наталья.

Проект стартовал 1 июля 2018 года, однако перед этим еще предстояло обучить сотрудников «Ферреро Руссия» работать в приложении Hamilton Apps.

«Инициатором проекта являлись не бухгалтерия и ИТ, а сам бизнес, которому было необходимо усовершенствовать работу в Excel, заказ билетов и гостиниц у Travel-агентства по почте. Это было неудобно, и мы получали запросы от бизнеса – людям нужна была эта система, они её ждали. Однако для работы в ней нам предстояло провести ряд тренингов, которые были разбиты по регионам и по ролям – менеджеры и сотрудники. Поначалу было много вопросов, но люди быстро освоились, так как система оказалась простой в использовании», — рассказывает Наталья.

«Все технические сложности и огромное количество внутренних встроенных процессов, которые обрабатывают данные, подгружают их из одной системы в другую, сверяют и проверяют их — пользователь даже не осознает, он видит только русскоязычный дружелюбный интерфейс и доступные ему кнопки. Тем приложение и ценно, что сложное технически, оно абсолютно доступно для пользователя».

С момента запуска первого этапа проекта прошёл уже год, что позволило компании «Ферреро Руссия» провести его первую большую оценку, и, по словам Натальи, она была положительной.

«У нас всё идет по плану, не было никаких прецедентов, и мы целиком и полностью довольны реализованным проектом. Сотрудники и менеджеры, которые работают в системе, бухгалтерия, которая осуществляет расчеты с сотрудниками и выплаты, — все оценивают работу в системе положительно. Теперь бизнес-процесс выстроен таким образом, что работать удобно каждому».

Сегодня сотрудникам компании «Ферреро Руссия» в полной мере доступен следующий функционал приложения Hamilton Apps:

• настраиваемые роли и полномочия пользователей приложения;
• автоматический контроль соответствия бюджетов политикам, процедурам и ограничениям компании;
• возможность устанавливать лимиты расходов в соответствии с политиками, процедурами и стандартами бухгалтерского учета;
• автоматический расчет стоимости бизнес-поездки в пределах лимитов и их превышения при расчете заработной платы;
• онлайн акцептование расходов, понесенных сотрудникам и менеджером;
• отчеты о расходах по центрам затрат, лимитам и перерасходам для целей налогообложения;
• автоматический расчет суточных;
• автоматическая генерация уставных и внутренних документов компании;
• управление авансовыми платежами;
• возможность отчитывать в авансовых отчетах расходы, понесенные по корпоративной карте;
• автоматическая генерация файлов импорта с учетными записями;
• возможность загрузки отсканированных изображений / фотографий счетов и других подтверждающих документов, и их архивирование в соответствующий отчет;
• возможность управления несколькими валютами и онлайн-интерфейс с курсами ЦБ;
• настраиваемая дата пересчета валюты в соответствии с местным законодательством;
• возможность анализа налогового учета: специальные поля, идентификация налогов, отчеты;
• интеграция с SAP HR и SAP FI-CO — интерфейс от SAP HR для создания поставщика в SAP FI, интерфейс от SAP FI к поставщику отчета о расходах (номер поставщика);
• аналитические отчеты.

Наталья отметила, что специфических проблем, которые бы кардинально отличали внедрение Hamilton Apps от внедрения ПО другого класса, нет. В заключении она дала формулу успешного запуска такого масштабного ИТ-проекта.

«Сначала нужно определить, какой продукт вы хотите получить – каждый примерно может себе его представить. Перед проектом нужно более внимательно и четко просмотреть, каким должен быть бизнес-процесс, чтобы не тратить время на его изменение непосредственно во время проекта. Никаких сложностей здесь нет и быть не может, автоматизация – это всегда упрощение, и решаться на это нужно легко и просто. Уходить от бумаг однозначно надо, и нам это удалось».

Следующие этапы проекта Hamilton Apps в компании «Ферреро Руссия» будут посвящены расширению функционала приложения.

1 августа 2019 года «Ферерро Руссия» запустили второй этап проекта Hamilton Apps – внедрение функционала по занесению и согласованию отсутствия сотрудников. Процесс будет единым для коммерческого и производственного подразделений компании. Благодаря функции встроенного производственного календаря, соотносить командировки и отпуска сотрудников станет возможно в одном и том же приложении.