Как оформить командировку за границу

Сотрудник направляется в командировку не в соседний регион, а за границу. Компания предоставляет ему финансовые средства на проживание, питание и другие траты под отчет. После возвращения из командировки в течение трех дней сотрудник обязан отчитаться о потраченных средствах, предоставив авансовый отчет. К этому отчету обязательно прилагаются документы, оправдывающие расходы.

Затем отчет проверяет и подтверждает бухгалтер, после чего сотрудник или возвращает неизрасходованные средства в кассу организации, или получает компенсацию за перерасход. Как правильно заполнить документы и не допустить ошибок? Подробнее – в материале ниже.

По какой форме составляется авансовый отчет?

В Федеральном Законе №403-ФЗ «О бухгалтерском учете» внесены изменения, согласно которым с 1 января 2013 года использование унифицированных бланков авансового отчета отменяется. Теперь индивидуальные предприниматели и организации могут составлять авансовый отчет в свободной форме.

На практике большинство сдающих отчеты предпочитают все еще пользоваться унифицированной формой № АО-1 как наиболее удобной и отработанной. Составить авансовый отчет можно не только на бумаге – электронные отчеты, заверенные соответствующей подписью, также имеют право на жизнь. Эту норму утвердило Министерство финансов в письме от 12.04.2013 за №03-03-07/12250.

В приложении Hamilton-Авансовый отчёт этот документ можно не только составить в электронном виде, но и полностью обработать. Сотрудник создает авансовый отчет с любого мобильного устройства — вся информация о нём уже заполнена по умолчанию. Бухгалтер сразу видит отчет в приложении и, не выходя из него, проверяет — кстати, все бухгалтерские проводки формируются автоматически. А руководитель в один клик утверждает его, оставаясь всегда в курсе.

ПЕРЕЙТИ К ПРИЛОЖЕНИЮ

Как оформить командировку за границу в авансовом отчете и избежать ошибок

На лицевой стороне документа подотчетный сотрудник указывает:

• наименование нанимателя;
• собственные ФИО;
• должность;
• назначение полученного аванса.

На обратной стороне записываются реквизиты документов, оправдывающих расходы, а также суммы этих расходов.

Деньги под отчет могут выдаваться в российских рублях или иностранной валюте. Если речь идет о первом варианте, к отчету может прилагаться справка из банка об обмене рублей на валюту с указанием обменного курса на указанную дату. Если же справки из банковского отделения нет, курс рассчитывается, исходя из официальных данных Центробанка на день утверждения отчета.

Для бухгалтерии удобнее всего указывать в авансовом отчете израсходованные суммы и в российских рублях, и в иностранной валюте. Чтобы показать правильность расчетов, на обратной стороне отчета в отдельной графе указывается курс пересчета. Работник получает на руки деньги из расчета запланированных расходов на проезд и размещение, а также суточные. Размер суточных закрепляется в учетной политике организации или коллективном договоре. Порядок возмещения расходов по командировке и другие важные нюансы указываются там же. Отражать расходование суточных в авансовом отчете нет необходимости.

Законодательство устанавливает предельные размеры суточных, не облагаемые НДФЛ, для России в размере 700 рублей, для других стран – 2500 рублей. В день отъезда из России суточные начисляются из расчета 2500 рублей на день, в день приезда – уже 700 рублей. Если в организации размер суточных превышает предельные нормы, на превышение начисляется НДФЛ.

Однодневные командировки за рубеж рассчитываются по половинной ставке от стандартного размера командировочных (суточных).

При необходимости в поездке сотрудник может рассчитываться собственной банковской картой. В этом случае нужно будет подтвердить это, например, предоставив чек из электронного терминала. Так как карта может быть рублевой или валютной, необходимо учесть не только расходы, но и комиссию. Для этого нужно предоставить выписку с карт-счета. Именно по ней будет рассчитан реальный курс конверсии на момент оплаты (что актуально для рублевых карт).

Деньги в кассу организации сотрудник возвращает в рублях. Компенсация ему в случае перерасхода также выплачивается в российских рублях.

Документы-приложения

К авансовому отчету по правилам прилагаются документы, подтверждающие целевое расходование средств. В качестве оправдательных документов оплаты проезда могут выступать:

• железнодорожный билет,
• авиабилет,
• маршрут-квитанция (контрольный купон).

Для самолета необходим также посадочный талон. Проживание подтверждается счетом из гостиницы. Если документы на иностранном языке, нужно выполнить их перевод на русский. Причем достаточно будет перевести только информацию, касающуюся реквизитов организации, ФИО сотрудника, суммы затрат.

Как оформить командировку за границу в приложении

Составление авансового отчета значительно упрощается, если использовать современные инструменты оптимизации бизнес-процессов. Что именно они упрощают?

• Доступ к информации. И подотчетные сотрудники, и руководители организаций пользуются всеми возможностями онлайн-сервисов с персонального компьютера, планшета или смартфона в любой точке мира, на работе, дома или в дороге.
• Согласование командировок и отчетов. Все задействованные лица имеют доступ к приложению, могут согласовать или подтвердить авансовый отчет.
• Контроль. Составление отчета упрощается, исключается человеческий фактор, а вместе с ним и вероятность ошибки. Весь процесс становится простым и прозрачным, происходит быстрее и слаженнее.

Чем привлекательны приложения Hamilton Apps?

• Простота использования. Не нужно устанавливать специальное ПО, менять настройки. Приложения совместимы с любыми ОС на персональных устройствах.
• Мобильность. С собой достаточно иметь персональный компьютер, планшет или смартфон.
• Прозрачность. Вся информация и статистика доступны, проанализированы и представляются в максимально понятном виде.
• Гибкость. Приложение настраивается под локальные нормативные акты и действующие в компании бизнес-практики.

Сотрудник может создать авансовый отчет онлайн, прикрепив к нему все подтверждающие документы в виде фотографий и скан-копий, а подтвердит отчет менеджер прямо в приложении. Проводки для бухгалтерии создаются в автоматическом режиме, поэтому оформление авансового отчета с таким приложением становится максимально простой задачей для всех задействованных в процессе лиц.