Командировкой считается деловая поездка, в которую сотрудника направляет руководитель организации. Поручение вынуждает работника отправиться в отдаленную от основного места работы местность. Рабочая поездка может быть как плановой, так и внеплановой, ее продолжительность не нормируется – она может занимать несколько часов либо несколько недель.

Для того, чтобы не допустить ошибок, важно знать, как оформить командировку сотруднику. Причем эта информация необходима как бухгалтеру, так и отправляющемуся в деловую поездку лицу.

КОМАНДИРОВКА ОНЛАЙН

Кого можно и нельзя отправляться в командировку?

Работодатель может направить в служебную командировку сотрудника без его предварительного согласия на это, так как деловая поездка входит в список служебных обязанностей. Из этого правила есть исключения:

  • Беременные женщины.
  • Несовершеннолетние сотрудники. Правило не касается работников творческих и спортивных специальностей.
  • Сотрудники, работающие по ученическому договору.

Также существует несколько категорий работников, которые могут быть направлены в командировку только по предварительному уведомлению и с их согласия:

  • женщины с детьми в возрасте до 3 лет;
  • родители-одиночки ребенка в возрасте до 3 лет;
  • родители с ребенком-инвалидом на попечении;
  • лица, имеющие на попечении больных родственником, за которыми осуществляют уход (с соответствующими подтверждающими документами);
  • лица, имеющие группы инвалидности и проходящие программу реабилитации, если служебная поездка может нарушить ее.

Оформляем командировку работника правильно

Процесс состоит из нескольких этапов:

  1. Составление приказа. Он может быть оформлен по стандартизированной форме Т-9 или Т-9а либо на фирменном бланке компании в свободной форме. Если сотрудник направляется в командировку на собственном транспорте, это отражается в приказе или выпускается отдельным распоряжением. Работник знакомится с приказом и подтверждает это собственной подписью.
  2. Выдача аванса. Средства сотруднику выдаются на основании приказа, размер суммы устанавливается в учетной политике организации. Средства под отчет предназначены для оплаты проезда, жилья и сопутствующих расходов в поездке. Помимо суммы под отчет, сотруднику на руки выдаются и суточные, которые нет необходимости сопровождать отчетом о расходах. В данный момент для России предельный размер суточных, не облагаемый НДФЛ, составляет 700 рублей в день, для заграницы – 2500 рублей. Суточные выдаются в российских рублях на дни пребывания в стране и в иностранной валюте – на время отсутствия в стране.
  3. Составление командировочного удостоверения. Необходимость составлять его закрепляется во внутренней политике компании наравне с размером суточных и другими особенностями.
  4. Оформление и подача авансового отчета. В течение 3 дней с момента возвращения из командировки (считается дата в проездном документе или день, отмеченный в путевом листе) сотрудник составляет отчет по форме АО-1 или в свободной форме. Сегодня всё больше компаний делают авансовые отчёты в специализированных бизнес-приложениях, таких как Hamilton Авансовый отчёт.

ПОСМОТРЕТЬ ПРИЛОЖЕНИЕ

Отчет подкрепляется документами, оправдывающими расходы в поездке. В этом качестве могут использоваться товарные, кассовые чеки, бланки строгой отчетности, приходно-кассовые ордера. Если Вы делаете отчёт в приложении, все оправдательные документы можно сразу прикрепить к отчету в виде фото или скана онлайн.

5. Возвращение не потраченных средств (либо компенсация перерасхода).

Изменения в законодательстве

Еще некоторое время назад командировка сопровождалась подготовкой большого количества документов. В 2015 году Постановление по регулированию командировок было отменено. С ним отпала необходимость в составлении:

  • журнала учета сотрудников, выбывающих в командировку;
  • командировочного удостоверения;
  • служебного задания.

Обязательным для направления в командировку остается только служебный приказ. А необходимость в оформлении других документов руководитель организации закрепляет в локальных актах или Положении о командировках.

Ранее максимальная продолжительность деловой поездки ограничивалась 40 днями, минимальная – одним днем. Нововведения отменили эти сроки, но не установили других требований, поэтому теперь по долгу службы сотрудник может отправляться в поездку как на 1 день, так и более чем на 40 дней.

Вспомогательные инструменты для работников, бухгалтеров, отдела кадров

Существуют специальные инструменты, которые помогают упростить процесс как для сотрудника, которого направляют в командировку, так и для бухгалтерии и отдела кадров. Если на предприятии активно ведется электронный документооборот, необходимо приобрести электронную цифровую подпись, в частности, усиленную квалифицированную, которая будет равнозначна классическому автографу на бумаге.

Правильно оформить командировку сотруднику помогут специальные инструменты, которые обладают широкими возможностями:

  • Доступны с персонального компьютера, планшета и смартфона в дороге, на работе и дома.
  • Позволяют бронировать билеты и жилье самостоятельно или передоверять задачу утвержденному туристическому агентству.
  • Обеспечивают простой доступ к уже заказанным билетам, жилью и другим опциям по поездке.
  • Соответствуют правилам компании по части учетной политики.
  • Формируют статистику и отчетность для детального анализа трат.
  • Позволяют поэтапно утверждать поездку в соответствии с внутренними правилами компании.
  • Совместимы с другими приложениями, которые расширяют функциональные возможности, например, позволяют формировать авансовый отчет по результатам поездки онлайн.
  • Автоматически создают приказ на командировку и другие документы в соответствии с внутренней политикой компании.
  • Интегрируются со сторонними системами и позволяют создавать заказ на бронирование билетов и жилья без посещения сторонних сайтов или приложений.

ПОСМОТРЕТЬ ПРИЛОЖЕНИЕ

Одно из таких приложений – Hamilton Командировки. Оно удобно как для рядовых сотрудников, так и для руководителей компаний. Использование такого рода инструмента позволяет упростить решение многих задач и оптимизировать бизнес-процессы, делая работу каждого звена цепочки более эффективной и комфортной.

 

Смотрите также: